Contratar empleados para tu restaurante en Texas: papeles, plazos y ejemplo con 6 personas

Un sábado en Katy se te van dos personas de la cocina y el lunes ya tienes a tres candidatos esperando. Contratar rápido es fácil; lo que cuesta es no olvidar un papel que en Venezuela no existía. En Texas cada contratación abre varios relojes: los federales del I-9 y del reporte de nuevo empleado, y los de 30 días del food handler y de la TABC. Esta guía los ordena con fechas, vigente a octubre de 2026. No es asesoría legal ni migratoria: consulta a tu contador.

Antes de la primera contratación: lo que debe tener el negocio

Antes de pagarle el primer cheque a alguien, el negocio necesita su número de empleador y tener claro su registro con el estado:

1. EIN. Es el número de identificación del negocio ante el IRS. Se pide gratis en línea; los pasos están en la página del IRS sobre el EIN (se abre en otra pestaña). Si todavía no formaste la empresa, empieza por crear una LLC en Texas.
2. Registro en la TWC. La TWC (Comisión de la Fuerza Laboral de Texas) cobra el impuesto de desempleo. Pregúntale a tu contador en qué momento tu nómina te obliga a registrarte. Según su información para empleadores nuevos (se abre en otra pestaña), la base gravable es de US$ 9.000 por empleado al año y un empleador nuevo paga el 2,7 % o el promedio de su industria, el que sea mayor.
3. Decide sobre el workers' comp. Es el seguro de accidentes de trabajo. El TDI (se abre en otra pestaña) (Departamento de Seguros de Texas) explica que en la mayoría de los casos no es obligatorio. Quien no lo compra queda como nonsubscriber y debe reportarle al estado que no tiene cobertura, además de reportar ciertas lesiones y enfermedades de trabajo.

Que no sea obligatorio no significa que convenga saltarlo: en una cocina con freidoras, cuchillos y pisos mojados, decídelo con tu agente de seguros y tu contador.

El primer día de cada persona: I-9 y W-4

El Form I-9 es la verificación de elegibilidad para trabajar en Estados Unidos. Lo exige el gobierno federal a todos los empleadores, por cada persona contratada, sin excepción por tamaño. Según USCIS (se abre en otra pestaña):

• Sección 1: la firma el empleado a más tardar su primer día de trabajo.
• Sección 2: la completas tú, revisando sus documentos, dentro de los 3 días hábiles desde la fecha de contratación. Si el trabajo dura menos de 3 días, el primer día.

El I-9 no se envía a ninguna oficina: lo guardas tú. No es lo mismo que E-Verify, que es un sistema en línea aparte; si alguna norma o contrato te obliga a usarlo, eso lo confirmas con tu abogado. Y cualquier pregunta sobre el estatus migratorio de un candidato va a un abogado de inmigración, nunca a esta guía.

El Form W-4 lo llena el empleado para que sepas cuánto retenerle de impuesto federal. Sin él, no puedes calcular bien su primer pago.

Los primeros 20 días: el reporte de nuevo empleado

Este es el papel que más se olvida. La ley federal (42 U.S.C. §653a (se abre en otra pestaña)) obliga a cada empleador a reportar a toda persona contratada al registro estatal de nuevos empleados a más tardar 20 días después de contratarla; cada estado puede pedirlo antes, nunca después. En Texas ese registro lo lleva la Oficina del Procurador General (OAG), que lo usa sobre todo para la manutención de hijos. El reporte lleva datos básicos de la persona y del negocio; muchos contadores lo hacen junto con la nómina. Confirma con tu contador quién lo envía y en qué plazo.

Los primeros 30 días: food handler y TABC

Aquí entran las dos certificaciones que el inspector y la TABC (Comisión de Bebidas Alcohólicas de Texas) sí revisan en un restaurante:

• Food handler: todo empleado que toca comida, utensilios o superficies de cocina tiene 30 días desde que entra para aprobar un curso acreditado por el DSHS. Lo explicamos completo en food handler en Texas en español.
• TABC seller-server: si la persona vende o sirve alcohol, certificarla dentro de los 30 días, junto con políticas escritas, es lo que te da la protección de safe harbor ante la TABC. Detalle en certificación TABC para meseros y bartenders.

Cuánto pagarle y qué cambia con las propinas

El mínimo en Texas es el federal: US$ 7,25 la hora. A un mesero (mesonero) que recibe más de US$ 30 al mes en propinas le puedes pagar en efectivo US$ 2,13 la hora y usar un tip credit de hasta US$ 5,12, siempre que con las propinas llegue al mínimo. Un gerente o supervisor nunca puede quedarse con propinas del equipo. Fuente: Fact Sheet 15 del Departamento de Trabajo (se abre en otra pestaña). Las cuentas completas están en salario mínimo en Texas 2026 para restaurantes.

Cuándo aparece el Form 8027

El Form 8027 del IRS (se abre en otra pestaña) es el reporte anual de ventas y propinas de un large food or beverage establishment: un local donde la propina es costumbre y que, en el año calendario anterior, tuvo normalmente más de 10 empleados en un día típico. El de 2025 vencía el 2 de marzo de 2026 en papel o el 31 de marzo de 2026 si se presentaba electrónico. La prueba de los 10 empleados se mide por horas: según las instrucciones, se cumple cuando el promedio pasa de 80 horas trabajadas en un día típico. Con 6 personas no te toca; si creces y tu equipo suma más de 80 horas diarias, anótalo para el año siguiente.

Ejemplo: abrir con 6 personas en noviembre de 2026

Una arepera en Katy abre el lunes 2 de noviembre de 2026 con seis personas: dos cocineros, un ayudante, dos meseros que también sirven cerveza y una cajera. El EIN ya está listo desde octubre y el contador ya revisó el registro en la TWC.

El impuesto de desempleo, con la tasa de 2,7 %, tiene un tope fácil de calcular: 6 personas × US$ 9.000 × 2,7 % = US$ 1.458 al año como máximo, si todas ganan al menos US$ 9.000. Si el promedio de tu industria es mayor, pagas ese. Pídele a tu contador la cifra exacta antes de armar el presupuesto.

Cómo te ayuda Andes Cocina con el equipo

Andes Cocina no hace nómina, no guarda I-9 ni W-4 y no reporta nada al IRS ni a la TWC. Lo que sí ordena es el día a día del personal, todo en español:

• Dar de alta. En Equipo tocas Crear invitación, mandas el enlace con Copiar link y, cuando la persona lo acepta, eliges su rol (Mesero, Cajero, Cocina…) y queda Activo. Cada rol ve solo lo suyo: lo explicamos en roles y permisos.
• Tablet compartida con PIN. Si los meseros usan una sola tablet, activa Perfiles de mesonero y crea un perfil con un PIN de 4 dígitos para cada uno. Cada orden y cada cobro quedan a nombre de quien los hizo.
• Turnos y fichaje. En Horario creas los Turnos definidos y se los asignas a cada persona; cada empleado toca Fichar entrada y Fichar salida. Con Exportar horas bajas el Excel del período para que tu contador calcule la nómina. Más en personal y asistencia.
• Cuando alguien se va. Eliminar miembro le quita el acceso al instante.

La interfaz está solo en español: para un equipo latino en Houston o Dallas es una ventaja, pero tenlo en cuenta si contratas a alguien que solo habla inglés.