Roles y permisos en el sistema de tu restaurante, persona por persona

Por qué un restaurante necesita permisos por rol

El error más común es una sola clave para todo el equipo. La cajera nueva ve la ganancia del mes, un mesonero puede quitar un ítem que ya se sirvió y nadie sabe quién anuló el pago de la mesa 7. No hace falta desconfiar de nadie para cuidar esto: los permisos también protegen al empleado honesto, porque cada acción queda a nombre de quien la hizo.

En Andes Cocina cada persona entra con su propia cuenta de Google y tiene un rol en cada restaurante. Lo que puede hacer depende de tres cosas: su rol, los permisos que le ajuste un Admin y el plan del restaurante.

Los roles y lo que trae cada uno

El Propietario siempre tiene acceso de Admin: nadie le cambia el rol ni lo elimina, y solo él puede transferir la propiedad o archivar el restaurante. Quien queda Desactivado no entra: ve Acceso pendiente hasta que un Admin le asigne un rol.

Cada rol entra directo a su pantalla de trabajo: Cocina a la pantalla de cocina, el Repartidor a su vista, el Almacenista a Inventario y el Mesero a Mesero. Así nadie se pierde en menús que no usa.

Permisos personalizados: ajustar sin cambiar el rol

Cada área (Pedidos, Caja, Inventario…) tiene cinco acciones: Ver, Crear, Editar, Eliminar y Cancelar. El rol trae una combinación y un Admin la ajusta por persona:

1. En Equipo, pestaña Miembros, toca el escudo (Permisos personalizados) en la fila de la persona.
2. Marca o desmarca acciones. El área cambiada queda Personalizado · Restaurar y las demás, Por defecto. Un «—» es algo que ese rol no puede tener.
3. Toca Guardar. Restaurar todo por defecto vuelve a lo del rol.

Se puede quitar cualquier cosa del rol, pero solo se pueden agregar los permisos opcionales:

• Mesero: Pedidos › Cancelar, para cancelar pedidos y cambiar su tipo, y Cocina › Editar, para mover estados en Cocina.
• Cocina: Pedidos › Cancelar.
• Almacenista: Menú › Ver e Historial › Ver.
• Cajero: Menú, para que lleve la carta y el Menú del Día sin dejar de ser Cajero.
• Encargado: Documentos › Ver, Documentos › Editar y Finanzas de compras › Ver.

Para dar más que eso hay que cambiar el rol, y al cambiarlo se borran los permisos personalizados. Bancos y Fastlane IA no están en el editor: dependen solo del rol. Nadie puede cambiar sus propios permisos ni los del Propietario.

Reglas fijas que no se otorgan

Hay acciones que ningún permiso personalizado abre, porque son del rol:

• Anular pagos e ítems ya cobrados: Encargado y Admin.
• Pagar órdenes de compra y aprobarlas: Encargado y Admin.
• Aprobar órdenes de pago: solo el Admin.
• Ver costos de inventario, como el valor del stock o los precios de compra: Encargado y Admin.
• Abrir la auditoría: solo el Admin y el Propietario. El Encargado la ve en el menú, pero no la abre.
• Gestionar el equipo, con roles, permisos, apodos y bajas: Admin y Propietario.

Interruptores que endurecen o relajan las reglas

En Configuración, sección Equipo y permisos, hay interruptores que valen para todo el restaurante:

• Caja restringida (cierre ciego): el Cajero cuenta el efectivo y cierra sin ver el esperado ni la diferencia. Más en cierre ciego de caja.
• Pestaña Pedidos: ocultarla a mesero y cajero: cada uno trabaja desde su pantalla, sin ver todos los pedidos.
• Propinas: ocultarlas al personal: solo el Encargado y el Admin ven cifras de propinas.
• Registrar mermas: solo encargado: el Almacenista deja de registrar mermas.
• Anular y rehacer pagos: también el cajero: el Cajero corrige un pago mientras el pedido siga abierto o hasta 2 minutos después de cerrarse.
• Eliminar ítems de pedidos: solo encargado: quitar o bajar ítems queda para Encargado y Admin; todos siguen pudiendo agregar.
• Aprobación de pagos (órdenes de pago): el Encargado pide y el Admin aprueba antes de que salga dinero. Es del plan Pro y lo explica la página de órdenes de pago.

Ejemplo: una tasca con diez personas

Así podría quedar una tasca de Caracas con diez personas:

Un detalle del ejemplo: los tres mesoneros comparten permisos, porque los perfiles no cambian lo que puede hacer la cuenta. Si quieres que solo uno pueda cancelar pedidos, ese mesonero necesita su propia cuenta con Pedidos › Cancelar.

Invitar, activar y dar de baja

1. En Equipo toca Crear invitación. El código aparece en Invitaciones activas y sirve para 10 personas durante 72 horas.
2. Toca Copiar link y envíalo, por ejemplo por WhatsApp.
3. La persona abre el enlace, toca Iniciar sesión con Google para unirte, elige su cuenta y toca Aceptar invitación. Le sale Solicitud enviada.
4. En Miembros aparece como Pendiente. Eliges su rol en el selector de su fila y queda Activo.

Para quitar el acceso sin borrar a alguien, elige Desactivado. Si se fue, la papelera (Eliminar miembro) le corta el acceso al instante y desactiva sus perfiles de mesonero; con Mostrar eliminados y Restaurar vuelve como Pendiente. Con un apodo (Agregar apodo) su nombre visible cambia en toda la app.

Tablets compartidas: perfiles de mesonero

Con el interruptor Perfiles de mesonero, una cuenta usada en una tablet compartida tiene varios perfiles con nombre y PIN de 4 dígitos. Cada orden queda a nombre de quien la tomó, y también los cobros, cortesías, fiados, propinas, anulaciones y movimientos de caja hechos con ese perfil: en los reportes salen como «Ana (Caja)». Con Pedir PIN en cada orden, la tablet pide perfil y PIN antes de cada orden. Cómo se ve desde el salón está en la app para mesoneros.

Una clave para todos o un rol por persona

Los roles y los permisos vienen en todos los planes. El plan solo decide qué secciones existen: una sección con candado no está en tu plan, y una que no aparece en el menú de alguien es porque le falta el permiso. La lista completa, rol por rol, está en qué puede hacer cada rol, y las razones para ordenarlo así, en la guía de permisos por rol en un restaurante.