Control de asistencia y personal para restaurantes, con QR anti-fraude

El problema: planillas, firmas prestadas y horas en discusión

En muchos restaurantes el control de asistencia es un cuaderno en la entrada. Alguien firma por el compañero que viene tarde, las horas se redondean a ojo y, al llegar la quincena, empieza la discusión: ¿cuántas horas trabajó de verdad? Con un equipo que rota turnos de mañana, tarde y cierre, el cuaderno no aguanta.

En Andes Cocina la asistencia vive en Personal, junto con los turnos y las propinas. Cada persona entra con su propia cuenta de Google, así que cada marca tiene dueño.

Fichar entrada y salida desde Personal

1. Al llegar, la persona toca Fichar entrada y su tarjeta pasa a Trabajando.
2. Al irse, toca Fichar salida, anota los minutos de descanso y confirma con Confirmar salida.

Debajo ve sus Pedidos hoy, sus Ventas hoy y sus Propinas cobradas hoy. Fichan todos los roles menos el Repartidor. Si alguien intenta marcar dos veces, el sistema responde «Ya tienes un turno abierto» o «No tienes un turno abierto».

Equipo hoy y la ficha de cada persona

El Encargado y el Admin ven Equipo hoy: cada persona con su estado (el tiempo que lleva trabajando o Sin fichar), sus pedidos, sus ventas y sus Propinas cobradas del día.

La flecha de cada fila abre la ficha: horas programadas y trabajadas de la semana, Esta semana, Este mes, Historico, Propinas y los fichajes recientes. Solo el Admin ve Pagos de salario. En Solicitudes pendientes, un Admin activa a quien pidió entrar eligiendo su rol en Asignar rol.

Para la nómina, Exportar horas baja un Excel con las horas del período con Descargar Excel. Pide el permiso Personal › Editar, que por defecto tienen el Encargado y el Admin.

Turnos de la semana, con la ley en mente

En Horario defines los turnos una vez y los repartes:

1. En Turnos definidos toca Nuevo turno, pon Nombre, Inicio y Fin, y toca Crear.
2. En la semana, toca el botón + en el día de cada persona y elige el turno. Para quitarlo, pasa el cursor sobre el turno y toca la X.
3. Cambia de semana con las flechas o vuelve con Hoy.

Al armar los turnos, ten en cuenta los límites de jornada. Según el análisis de Clyde & Co (se abre en otra pestaña) sobre el artículo 173 de la LOTTT, publicado el 26 de marzo de 2026, la jornada diurna (de 5:00 a. m. a 7:00 p. m.) no excede 8 horas diarias ni 40 semanales; la nocturna, 7 y 35; y la mixta, 7,5 y 37,5. Si una jornada mixta tiene más de cuatro horas nocturnas, cuenta como nocturna.

Un ejemplo frecuente en restaurantes: un turno de cierre de 4:00 p. m. a 12:00 a. m. tiene cinco horas después de las 7:00 p. m., así que contaría como nocturno y sus 8 horas pasarían el tope de 7. Un turno de 5:00 p. m. a 12:00 a. m., de 7 horas, sí entra; cinco de ellos suman 35 horas en la semana. Andes Cocina no revisa tus turnos contra la ley: consulta a tu contador o a tu abogado laboral, y toma esta información como vigente a octubre de 2026.

Asistencia con QR: nadie marca por otro

El botón Fichar entrada es cómodo, pero cualquiera con la tablet a mano puede tocarlo. La asistencia con QR cambia eso: cada persona marca escaneando un código con su propio teléfono. Activarla y crear estaciones es del plan Pro, y solo lo hacen el Admin o el Propietario.

Activarla

1. En Asistencia, sección Estaciones, crea dónde se marca: Nueva tablet, una tablet fija en la entrada que se empareja con un código, o Usar como estación con una cuenta que ya tengas, como la de la caja.
2. En Configuración, pon Modo de fichaje en QR obligatorio y ajusta Zona del local (GPS), Teléfonos nuevos, Foto en la estación y Quién revisa y corrige.
3. Toca Guardar configuración. Desde ese momento el botón Fichar entrada ya no aparece.

Marcar

1. En la estación, la persona toca su nombre y aparece un QR marcado Entrada o Salida.
2. Lo escanea con la cámara de su propio teléfono, con su cuenta iniciada. Si pide ubicación, toca Permitir.
3. Espera «Entrada registrada» o «Salida registrada».

Si la estación es una cuenta como la de la caja, los códigos se muestran en Personal con Mostrar códigos de asistencia.

Por qué es más difícil hacer trampa

• El código vence. Si se usa tarde, sale «El código venció…» y hay que tocar el nombre otra vez en la estación.
• El teléfono cuenta. Según cómo configures Teléfonos nuevos, un teléfono desconocido queda pendiente: «Tu teléfono está pendiente de aprobación…».
• La ubicación cuenta. Con la zona GPS, quien está lejos recibe «Estás fuera del local. Marca cuando llegues.».

Revisar y corregir marcajes

Revisa el Admin, y también el Encargado cuando Quién revisa y corrige está en Encargados y admins, como viene por defecto. Nadie revisa ni corrige sus propios marcajes.

• Hoy muestra quién está trabajando. Marcaje manual agrega uno y el lápiz corrige otro, con motivo obligatorio.
• Por revisar junta las Alertas y los marcajes dudosos: fuera de zona, GPS impreciso o teléfono nuevo. Cada uno se resuelve con Aceptar o Anular, con su motivo, y Marcar como vista cierra una alerta.
• Teléfonos sirve para Aprobar o Revocar el teléfono de cada empleado.

Propinas: liquidar sin discusiones

En Propinas eliges Hoy, Esta semana o Este mes. Solo cuentan los pedidos cobrados, y Pendiente es lo que se le debe a cada mesonero. Tocas Liquidar, revisas el Monto a liquidar (USD), agregas una nota si quieres y confirmas con Liquidar.

Por ejemplo, si a un mesonero le quedan US$ 46,50 pendientes de la semana y hoy le entregas US$ 40, liquidas US$ 40 y el resto sigue pendiente para la próxima. La liquidación no mueve dinero de la caja: si el mesonero toma su propina del efectivo, regístralo como retiro. El reparto y el 10 % de servicio están explicados en propinas.

Si prefieres que el equipo no vea cifras de propinas, el interruptor Propinas: ocultarlas al personal las deja solo para el Encargado y el Admin.

Cuaderno de firmas o Personal

Qué necesitas

• En todos los planes: fichaje con botón, turnos, la ficha de cada persona y la liquidación de propinas.
• En el plan Pro: activar la asistencia con QR y crear estaciones (ver precios). Revisar marcajes o volver al botón siempre se puede, aunque cambie el plan.
• Equipos: una tablet en la entrada o la cuenta de la caja como estación, y el teléfono de cada empleado con su cuenta.

Para dar de alta a tu equipo con sus roles, sigue en roles y permisos. Si quieres que la apertura y el cierre también queden registrados, combina la asistencia con las tareas y checklists. El paso a paso para encender el QR está en cómo activar la asistencia con QR, y las ideas para organizar al equipo, en la guía de horarios y turnos en un restaurante.