¿Qué es un sistema POS para restaurantes y en qué se diferencia de «el punto»?

«¿Tienes punto?», pregunta el cliente, y en Venezuela todo el mundo entiende que quiere pagar con tarjeta. Por eso, cuando alguien te ofrece «un sistema POS» para tu restaurante, es fácil pensar que te está vendiendo otro terminal bancario. No lo es. Esta guía explica qué es un sistema POS, qué hace en un restaurante y cómo convive con el punto y con la máquina fiscal.

Qué es un sistema POS

POS son las siglas en inglés de point of sale: punto de venta. En un restaurante, el sistema POS es el programa donde vive la venta de principio a fin. Ahí se anota el pedido, sale la comanda para la cocina, se cobra con cualquier método y, al final del día, se cuadra la caja.

A diferencia del POS de una tienda, que solo pasa productos por caja, el de un restaurante maneja cosas propias del oficio: mesas abiertas durante una hora, platos que se piden en dos tandas, cuentas que se dividen, una cocina que necesita saber qué preparar y en qué orden.

Tres equipos que se confunden: el POS, el punto y la máquina fiscal

El punto procesa el pago con tarjeta; no sabe si vendiste un pabellón o tres cervezas. Lo explicamos a fondo en punto de venta bancario vs sistema POS, y el término tiene su entrada en el glosario: punto de venta bancario.

La máquina fiscal es otra cosa: el equipo con memoria fiscal que emite las facturas que exige el SENIAT. Un POS no la reemplaza, y un ticket de impresora térmica no es una factura.

Las partes de un sistema POS para restaurantes

1. Toma de pedidos. En una tablet o un celular del mesonero, o en la caja del mostrador.
2. Comandas. El pedido llega a la cocina y a la barra, impreso o en una pantalla de cocina.
3. Mesas y cuentas. Abrir una mesa, sumar platos, dividir o mover la cuenta.
4. Cobro. Varios métodos y monedas en el mismo pedido, vuelto y propina.
5. Caja. Apertura, ingresos y retiros, cierre y cuadre.
6. Menú. Platos, precios, extras y agotados en un solo lugar.
7. Inventario por recetas. Cada plato vendido descuenta sus ingredientes.
8. Reportes. Qué se vendió, a qué hora, quién y con qué método.

No todos los sistemas traen todo. Los más simples cubren del 1 al 5; los más completos llegan al inventario y a los reportes del dueño.

Cómo viaja una venta por el POS: un ejemplo

Mesa 7, cuatro personas, un viernes en la noche:

1. El mesonero toma el pedido en su tablet. La comanda de los platos sale en la cocina y la de los jugos, en la barra.
2. La cocina marca el pedido como listo y el mesonero lo lleva.
3. La mesa pide la cuenta: US$ 38,00.
4. Pagan en tres partes: US$ 20 en efectivo, US$ 10 con tarjeta en el punto y US$ 8 por pago móvil. Con una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar, la tarjeta son Bs. 2.000 y el pago móvil, Bs. 1.600.
5. El cajero registra los tres pagos en el POS y la mesa queda libre.

Al cerrar la caja, cada pago se compara con su fuente: el efectivo con la gaveta, los Bs. 2.000 de tarjeta con el cierre de lote del punto y el pago móvil con el estado de cuenta. Ese es el valor de un POS: tres fuentes distintas que tienen que cuadrar, y un lugar donde se ve si no cuadran.

Para qué sirve un POS en un restaurante

• Menos errores en cocina. Comandas legibles, con sus notas y sin papeles perdidos.
• Cobros más rápidos. El sistema calcula los bolívares con la tasa del día y el vuelto en la moneda que pida el cliente.
• Un cuadre que se explica solo. Cuánto debería haber por método y moneda, y la diferencia.
• Datos para decidir. Qué plato se vende, a qué hora se llena el local y cuánto deja cada pedido.
• Control. Quién anuló un plato o un pago, y cuándo.

Un ejemplo de tiempo: si el cuadre a mano te toma 40 minutos cada noche y con el sistema te toma 10, recuperas 15 horas al mes.

Hay sistemas instalados en una computadora del local y sistemas en la nube que se usan desde el navegador. Las diferencias de costo, respaldos y funcionamiento sin internet están en sistema en la nube vs instalado.

¿Cuándo necesita tu restaurante un POS?

Si cierras el día sumando un cuaderno, si la cocina recibe papeles que nadie entiende o si no sabes qué plato te deja más dinero, ya es hora. Repasa las señales de que tu restaurante necesita un POS y, antes de comprar, usa nuestra lista para elegir un sistema para restaurante.

Cómo es el POS de Andes Cocina

Andes Cocina funciona en el navegador de computadoras, tablets y celulares, y está en todos los planes:

• Mesero: el mesonero toma el pedido de la mesa y toca Enviar a cocina.
• Cajero: en el mostrador armas el pedido, lo cobras y lo mandas a cocina con Cobrar y enviar.
• Cocina: recibe los pedidos en pantalla, o en comandas impresas en térmicas de 58 u 80 mm.
• Caja: cada cobro alimenta la caja abierta, y al cerrar cuentas por método y moneda frente a lo Esperado.

Cuando un cliente paga con tarjeta, el cajero registra ese pago con el método Punto de venta (VES). Andes Cocina no reemplaza el terminal del banco ni se conecta con él: anota el pago para que al cierre lo compares con el lote del punto. Todo el detalle está en punto de venta para restaurantes y en caja y cuadre.