Control de caja y cuadre para restaurantes en Venezuela

¿Por qué no cuadra la caja de un restaurante?

En un restaurante venezolano la caja no es una gaveta: son varias. Hay efectivo en dólares y en bolívares, pago móvil que cae en dos bancos, lo que pasa por el punto, algún Zelle y, cerca de la frontera, pesos. Cada una se mueve a su ritmo y con su propia tasa.

Los descuadres casi nunca son un misterio. Son un retiro para hielo que nadie anotó, un mesonero (mesero) que tomó su propina del efectivo, un delivery cuyo dinero sigue en el bolsillo del motorizado o un pago móvil que solo existió en una captura. Sin un registro ordenado, el cuadre de la noche termina en media hora de calculadora.

Cómo funciona la caja en Andes Cocina

La caja es el turno del dinero: se abre con un fondo, recibe los cobros, ingresos y retiros del turno, y se cierra contando lo que hay. Solo puede haber una caja abierta a la vez, aunque cobren varios equipos.

Abrir con un fondo por método

En Caja toca Abrir caja. En cada fila eliges el Método de pago y el monto con que abres; Agregar monto suma otra fila, por ejemplo una para dólares y otra para bolívares. Revisas el Total USD y confirmas con Abrir caja.

Si el monto es mucho mayor que lo habitual, el sistema te pide confirmarlo antes de abrir. Y si el fondo quedó mal, en la tarjeta Apertura tocas Editar y corriges en Corregir apertura: queda un Ajuste con el valor anterior y el nuevo, sin sumar ni restar.

Registrar ingresos, retiros y gastos del turno

Los cobros de pedidos entran solos desde Cajero, Pedidos o Mesas. Lo demás se anota con Registrar transacción: eliges Ingreso o Retiro, una Descripción (opcional), la moneda, el monto y el Método.

Cuando el retiro es un gasto (hielo, gas, el pago a un proveedor), marcas Registrar como gasto y eliges Crear nuevo o Elegir existente. Así el gasto aparece también en Gastos y no tienes que anotarlo dos veces. Si el retiro ya estaba hecho, el botón Registrar gasto de su fila lo vincula después.

Lo que la caja te muestra mientras trabajas

Arriba están Apertura, Ingresos (incluye propinas), Egresos y el Total esperado, que es apertura más ingresos menos egresos. Los botones USD, VES y COP cambian la moneda de los totales, y más abajo tienes el Detalle por moneda, los Productos vendidos y las Propinas por mesonero.

La pantalla también separa el dinero que todavía no está en la gaveta: Cuentas por cobrar, Deliveries en la calle y Cuadres pendientes con repartidores. Ninguno cuenta en el esperado hasta que se cobra o se cierra su cuadre.

Cerrar con el cuadre

1. Toca Cerrar caja y lee los avisos: propinas incluidas, deliveries sin cobrar, efectivo con repartidores, cortesías y créditos.
2. Cuenta cada fila, que es un método en una moneda, y escribe lo contado. Si coincide, tocar Esperado: copia el monto.
3. Revisa la diferencia de cada fila, el Total USD y la Diferencia general.
4. Si quieres, marca la impresión del resumen de cierre en la impresora de caja.
5. Toca Cerrar caja.

El botón no se activa si quedan productos en Órdenes canceladas — inventario por resolver (cada uno se devuelve al inventario o se registra como merma) o movimientos sin sincronizar, que se envían con Sincronizar ahora.

Ejemplo de cuadre: un sábado con seis métodos de pago

Supón una tasa de ejemplo de Bs. 800 por dólar y COP 4.000 por dólar (no son tasas reales). La caja abrió con US$ 40 y Bs. 16.000 en efectivo. Durante el turno hubo un retiro de US$ 18 para hielo y gas, registrado como gasto. Al cerrar, la cajera cuenta esto:

El esperado en dólares sale así: US$ 40 de fondo, más US$ 310 cobrados en efectivo, menos el retiro de US$ 18, da US$ 332. Llevado todo a dólares con las tasas del ejemplo, el esperado es US$ 852 y lo contado US$ 837: faltan US$ 15.

Lo útil es que el faltante ya no es un número suelto. La tabla dice dónde está: US$ 5 en efectivo y Bs. 8.000 (US$ 10) en pago móvil. Lo primero resultó ser una propina que un mesonero tomó de la gaveta sin registrar el retiro. Lo segundo, un pago móvil cuya captura se aceptó pero que nunca llegó al banco.

Después del cierre, quien tiene acceso a finanzas abre la caja en el historial y toca Auditar cierre. Escribe lo que de verdad llegó a cada método según el banco y la caja fuerte, y guarda con Guardar auditoría. El conteo de la cajera no se borra: queda al lado. Con la caja auditada, el administrador puede Depositar lo verificado en sus cuentas de Bancos.

Quién abre, quién cierra y quién audita

Por defecto, Cajero, Encargado y Admin abren, cobran, registran movimientos y cierran (Caja › Crear y Caja › Editar). Eliminar un movimiento manual es de Caja › Eliminar, que trae el Admin; lo eliminado queda en Tx eliminadas y se puede restaurar.

Los pagos de un pedido no se borran desde la caja: se corrigen en el pedido con Anular y rehacer pago, una regla fija de Encargado y Admin. Auditar el cierre pide Finanzas › Ver y depositar en Bancos es solo del Admin.

Si prefieres que el cajero cuente sin ver cuánto debería haber, activa el cierre ciego de caja. Y en tablets compartidas, con perfiles de mesonero, cada apertura, cobro y cierre queda a nombre de quien lo hizo, como «Ana (Caja)».

Lo que cambia en una caja venezolana

• Tres monedas en un mismo turno. Cada método se cuenta en su moneda y el total se lleva a dólares. Cómo se cobra mezclando monedas está en multimoneda USD, VES y COP.
• Propinas dentro del esperado. El dinero de las propinas está en la caja; si el equipo se las lleva al final, regístralo antes como Retiro. Más en control de propinas.
• Fiado y cortesías fuera del esperado. No entran a la caja al registrarse; los abonos de un fiado sí entran el día que se cobran. Ver fiado y créditos.
• Motorizados con efectivo. Lo que cobra el repartidor entra a la caja cuando un Encargado o Admin toca Cerrar cuadre.
• Cortes de internet. Cobros y movimientos se guardan en el equipo y se envían al reconectar.
• Numeración por turno. Con Numerar órdenes desde #1 por caja, cada caja nueva empieza en la orden #1.

Después del cierre: historial, Excel y depósito

En Historial de cajas filtras por Hoy, 7 días, 30 días o un rango, y ves Cajas, Transacciones, Apertura total y Diferencia neta. Si tu restaurante cierra después de medianoche, Filtrar por hora evita que un turno quede partido en dos días.

El detalle de cada caja trae la tarjeta Cierre («Cuadrada», «Faltante» o «Sobrante») y el Cierre por método de pago. Exportar baja un Excel de una caja o de varias, hasta 62 por reporte, con una hoja «Resumen» y una fila por caja. Para llevar ese dinero a tus cuentas y controlar los gastos, sigue en gastos y bancos.

Cuaderno, Excel o sistema: qué cambia en el cuadre

Si tu equipo nunca ha hecho un cuadre formal, empieza por la guía de cómo hacer el cuadre de caja de un restaurante.