Cómo administrar una cafetería: proveedores, precios, rendimiento del café y turnos

A las siete y media la cafetería no da abasto: doce personas en la cola, la máquina sin descanso y alguien pidiendo un capuchino con leche de almendras. A las tres de la tarde hay una mesa ocupada y dos personas detrás de la barra. El kilo de café que se abrió el lunes se acabó el miércoles, y nadie sabe si eso es mucho o poco.

Una cafetería se administra con cuatro números: cuánto rinde el café, cuánto deja cada ticket, cuántos tickets necesitas al día y en qué horas los vendes. Esta guía los calcula uno por uno.

Define tu cafetería por el ticket, no por la decoración

Tres cafeterías pueden tener la misma máquina y ser negocios muy distintos:

• Cafetín de paso: marrón, negrito y algo de la vitrina. Ticket bajo, mucho volumen, poca gente detrás de la barra.
• Cafetería de especialidad: métodos de filtrado, granos de origen, bebidas frías. Ticket más alto y clientes que se sientan.
• Cafetería con comida: desayunos, sándwiches y almuerzos ligeros. El ticket sube, pero aparece una cocina con su propio costo.

El ticket promedio que esperas define cuántas personas puedes pagar y qué alquiler aguantas. Decídelo antes de firmar.

Proveedores: café, leche y lo que viene de afuera

El café. Busca un tostador que te entregue siempre el mismo perfil, con la fecha de tueste en la bolsa. Compra cantidades que gastes en pocas semanas: el café viejo se nota en la taza y el café de más es dinero quieto. Antes de cambiar de proveedor por precio, prueba cuánto rinde el nuevo y si tus clientes notan la diferencia.

La leche. Es perecedera y pesa en el costo de las bebidas con leche. Acuerda entregas frecuentes, revisa que llegue fría y lleva el control de lo que se vence.

Los dulces. Hacerlos o comprarlos es una cuenta, no una preferencia. Con números de ejemplo: un cachito comprado a US$ 0,60 que vendes en US$ 1,20 te deja US$ 0,60 sin usar horno ni personal. Uno propio puede costarte US$ 0,35 en insumos, pero pide horno, espacio y horas de alguien. Si tu equipo es pequeño, el comprado puede dejarte más al final del día.

Para negociar precios, plazos y entregas, sigue la guía de cómo negociar con proveedores.

¿Cuántas tazas da un kilo de café?

Con números de ejemplo: compras el kilo de café en grano a US$ 14 y usas 18 g por bebida. Pero no todo el kilo llega a la taza: al calibrar el molino cada mañana y botar los shots que salen mal, se pierde, digamos, un 5 %.

• Café útil: 1.000 g × 0,95 = 950 g.
• Bebidas por kilo: 950 ÷ 18 = 52.
• Costo del café por bebida: US$ 14 ÷ 52 = US$ 0,27.

Ahora, el mismo kilo con un barista que muele de más y usa 20 g por bebida: salen 47 bebidas, y cada una cuesta US$ 0,30 de café. Parece poco. Si vendes 1.500 bebidas al mes, la diferencia entre 18 y 20 g son unos 3,2 kg de café, US$ 44 al mes que no aparecen en ninguna factura.

La solución es barata: balanza en la barra, dosis escrita en la receta y una revisión semanal de cuántos kilos se gastaron contra cuántas bebidas se vendieron.

Precios: una escalera de bebidas

En una cafetería el cliente compara precios dentro de tu propia carta. Ordénalos como una escalera:

• Tamaños con salto claro: por ejemplo, pequeño a US$ 1,50 y grande a US$ 2,20.
• Extras con precio propio: leche vegetal, shot adicional, crema batida. Si los regalas, cada extra sale de tu margen.
• La bebida más vendida, revisada primero: una variación pequeña en ella pesa más que en todo lo demás junto.

Decide también en qué moneda fijas cada precio. Si tus clientes conocen el marrón por su precio en bolívares, cámbialo con cuidado; si lo fijas en dólares, el monto en bolívares se moverá con la tasa del día.

Cuántos tickets necesitas al día

Gastos fijos de ejemplo: alquiler US$ 500, nómina de tres personas US$ 1.000, servicios US$ 200 y otros US$ 100. Total: US$ 1.800 al mes.

Con un ticket promedio de US$ 3,50, insumos del 30 % y comisiones bancarias del 2 %, cada ticket deja el 68 %: US$ 2,38.

• Equilibrio del mes: US$ 1.800 ÷ US$ 2,38 = 757 tickets.
• Por día, abriendo 26 días: unos 29 tickets.
• Si el ticket sube a US$ 4,20 porque más clientes suman un dulce, cada uno deja US$ 2,86 y el equilibrio baja a unos 24 tickets diarios.

Subir el ticket suele ser más fácil que atraer cinco clientes nuevos cada día. Ideas para lograrlo en cómo aumentar el ticket promedio, y el método completo del cálculo en punto de equilibrio de un restaurante.

Turnos: dos picos y una tarde larga

La mayoría de las cafeterías tiene un pico fuerte en el desayuno, otro más corto al mediodía o en la merienda, y horas tranquilas en medio. Un reparto de ejemplo para una cafetería de 7 de la mañana a 7 de la noche:

• Apertura (6:30 a 14:30): barista y cajero. La primera hora es de montaje: máquina, molino calibrado, vitrina llena.
• Refuerzo (7:00 a 10:00): una tercera persona solo en el pico del desayuno.
• Tarde (11:00 a 19:00): barista que también cobra, y cierre de caja al final.

Las horas tranquilas sirven para limpiar la máquina, reponer, contar la leche y preparar lo del día siguiente. Si en una franja hay más gente detrás de la barra que clientes delante, ese turno está mal puesto.

Errores comunes al administrar una cafetería

• No pesar la dosis de café, y descubrir el desfase cuando el kilo no alcanza.
• Regalar la leche vegetal o el shot extra porque «es poquito».
• Comprar café por precio sin comparar cuánto rinde y cómo sabe.
• Poner a todo el equipo en todo el horario, en vez de reforzar los picos.
• Dejar que la libreta del fiado crezca con los clientes de las oficinas sin estado de cuenta.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

• Venta rápida en la barra. La pantalla Cajero está pensada para muchos tickets pequeños (punto de venta para restaurantes).
• Café y leche por receta. Cada bebida descuenta lo que lleva, con su tipo de leche, y el costo de cada taza sale de los precios de compra (inventario y recetas).
• Proveedores. Con stock mínimo, el café se marca Bajo y Reabastecimiento sugiere la orden; al recibirla, el precio de compra se actualiza (proveedores y órdenes de compra).
• Turnos con datos. Horas pico y Productos vendidos, Por hora del día, te dicen dónde poner a la tercera persona.

La carta de café, la cola del desayuno y el fiado de las oficinas, paso a paso, están en el sistema para cafeterías.