Control de compras para restaurantes: proveedores, órdenes y cuentas por pagar

El costo de un plato se decide el día que compras. Si el proveedor sube el kilo de carne, factura a otra tasa o manda 18 kg en vez de 20, y nadie lo registra, tu costo de receta queda desactualizado y tu cuenta por pagar también.

Cuando las compras viven en mensajes de WhatsApp, facturas en una carpeta y un cuaderno de deudas, el primer aviso llega cuando el proveedor te cobra algo que no esperabas.

Andes Cocina lleva cada compra de principio a fin: la orden al proveedor, la recepción en Cocina o en el almacén, el pago y lo que todavía debes. Y cada recepción actualiza el costo del inventario con el que se calculan tus recetas.

El recorrido de una orden de compra

Por aprobar (si es una solicitud del Almacenista) → Por enviar → Por recibir → Recibida (o Parcial, si faltó algo). El pago va aparte: la orden queda Pago parcial o Pagada. Si quieres repasar qué debe llevar una buena orden, lee cómo hacer una orden de compra a proveedores.

Crear y enviar una orden

1. En Órdenes de compra toca Nueva orden, o Repetir en una orden vieja para no escribirla otra vez.
2. Elige proveedor y moneda y, si quieres, Entrega esperada y Notas.
3. Agrega cada producto con cantidad y precio unitario (Agregar línea). La unidad de compra puede ser distinta a la del inventario (kg o g, L o mL): al recibir se convierte sola.
4. Toca Crear orden: queda Por enviar.
5. Un Encargado o Admin toca Enviar y la orden pasa a Por recibir. Con WhatsApp le mandas al proveedor las cantidades, sin precios.

Si necesitas el papel, Imprimir te da la hoja Con precios o Sin precios, con tus datos fiscales, los del proveedor y espacio para firmar, y Exportar la baja en Excel. Las órdenes también nacen del inventario: en Reabastecimiento, Crear OC arma una con lo que falta para llegar al doble del mínimo (inventario y recetas).

Recibir lo que de verdad llegó

1. Cuando llegue la mercancía, abre la orden y toca Recibir.
2. Escribe en Recibir ahora lo que llegó y, si tienes almacenes, elige en Recibir en si va a Cocina o a un almacén (Todo a un almacén o Por producto).
3. Toca Revisar recepción: ¿Confirmar recepción? agrupa los productos por almacén, avisa si recibes más de lo pedido y te dice cómo queda la orden.
4. Toca Confirmar recepción: el stock sube y la orden queda Recibida, o Parcial si faltó algo.

Al recibir, el precio de compra de cada producto se actualiza con el de la orden, y tus recetas se costean con lo que pagaste esta vez. Adjunta la factura en Facturas y recibos de compra con Subir.

Si la factura trae otros precios, antes de recibir un Encargado o Admin toca Editar precios, escribe el precio de factura y toca Guardar precios: el Monto acordado se recalcula y el cambio queda en Historial de cambios (quién, cuándo, antes y después). Si el proveedor trajo algo que no estaba pedido, Agregar producto lo suma a la misma orden.

Ejemplo: una orden de US$ 188 que llega incompleta

Pides a tu carnicería, con precios de ejemplo:

Llegan 18 kg de carne y los 10 kg de queso, y la factura cobra el queso a US$ 6,00 el kilo. Así se registra:

1. Editar precios: el queso pasa a US$ 6,00 y el Monto acordado sube a US$ 190,00.
2. Recibir: 18 kg de carne y 10 kg de queso. Como el carnicero no mandará los 2 kg que faltan, marcas El proveedor no enviará el resto: cerrar la orden con faltante y tocas Recibir y cerrar.
3. El Nuevo monto acordado sale de lo recibido: 18 × US$ 6,50 + 10 × US$ 6,00 = US$ 177,00. La orden queda Recibida con la etiqueta Con faltante, lo que no vino se marca No llegó y en Por pagar debes US$ 177,00, no US$ 188,00.

De paso, el queso de tus recetas ya cuesta US$ 6,00 el kilo y no US$ 5,80. Sin este registro, le habrías pagado los 2 kg que no llegaron o seguirías costeando con un precio viejo.

Solicitudes del almacenista y aprobación

El Almacenista no pone precios: ve Nueva solicitud de compra, sugiere un proveedor y toca Solicitar orden, que la deja Por aprobar. Un Encargado o Admin la abre, toca Denegar en lo que no va, pone proveedor (o Proveedor para todos) y precio a cada línea, suma lo que falte con Agregar producto y toca Aprobar orden. Si la solicitud mezcla proveedores, el botón dice «Aprobar en N órdenes» y sale una orden por proveedor.

Pagar al proveedor y saber cuánto debes

Para pagar, toca Pagar en la lista o Registrar pago en la orden; elige moneda, monto y método y, si quieres, de dónde salió el dinero en Pagado desde (opcional). Cada pago crea un gasto de proveedor y la orden queda Pago parcial o Pagada. En Por pagar puedes marcar varias y usar Pagar seleccionadas; si el proveedor consume fiado en tu local, Usar crédito lo cruza como pago.

Arriba de la lista, Resumen financiero muestra lo Comprado y lo Pagado en el período y tu Saldo actual: Por pagar y Vencido, separados entre órdenes de compra y gastos, con un desglose Por proveedor. Una orden queda Vencida cuando pasan los días de crédito del proveedor desde que la recibiste. Por defecto este resumen lo ve el Admin, que se lo puede activar al Encargado.

Para una deuda que no pasó por una orden, en Proveedores toca Registrar deuda junto al proveedor. Pagar y aprobar órdenes es regla fija de Encargado y Admin; si quieres que el Encargado solo pueda pedir pagos y que un Admin los apruebe, el plan Pro trae órdenes de pago.

Notas de crédito, devoluciones y saldo a favor

Si devuelves mercancía o el proveedor te hace un descuento después, en la orden toca Solicitar nota de crédito: Devolución de líneas recibidas (salen de Cocina) o Descuento / ajuste. Entrégala con Imprimir o WhatsApp.

Cuando el proveedor emita su nota de crédito, Registrar NC del proveedor baja lo que debes en esa cuenta; lo que sobre queda como Saldo a favor en su ficha y lo usas después con Usar saldo a favor.

Proveedores que facturan a su propia tasa

En Venezuela, casi cada proveedor factura a su propia tasa. Con el interruptor Tasa propia en compras y gastos, un Encargado o Admin toca Usar otra tasa y escribe la de la factura, en Bs. por dólar.

Esa tasa convierte el total de la orden, lo que se le debe y el costo de esa compra en el inventario, sin cambiar la tasa del restaurante. Si al pagar el proveedor te cobra a la tasa del día, la cambias en Tasa de este pago.

Comparar proveedores por producto

Filtra la lista de órdenes por producto (Todos los productos) y cada orden te muestra cuánto se pidió y a qué precio por unidad. Así ves de un vistazo quién te vendió más barato el queso en los últimos meses, sin buscar facturas. El Almacenista ve solo las cantidades. Para usar esos datos al negociar, lee cómo negociar con proveedores.

Compra rápida: cuando ya tienes la factura en la mano

No todo pasa por una orden. Si compraste en el mercado y ya tienes la factura, en Inventario toca Registrar compra: proveedor (opcional), fecha, Destino y productos con cantidad y precio. El stock sube al instante y queda como una orden recibida. Con el plan Max, Fastlane IA lee la foto de esa factura por ti.

Venezuela: el Libro de Compras de tu contador

Con el plan Pro, tus órdenes de compra y tus gastos alimentan Compras fiscales: completas el RIF y la razón social del proveedor, el número de factura, el número de control, la fecha, la base y el IVA, y pasan a los datos del Libro de Compras.

Las notas de crédito registradas restan, y una nota de entrega sin factura queda aparte con Falta factura. Ver compras fiscales para el contador; cómo usarlo en tus declaraciones lo decide tu contador.

Compras en WhatsApp y cuaderno vs. en el sistema

Qué plan necesitas

Proveedores, órdenes de compra, recepción, pagos, notas de crédito y compra rápida están en todos los planes. Las órdenes de pago con aprobación y Compras fiscales son del plan Pro, y Fastlane IA, del plan Max. Ver precios.