Inventario para restaurantes: recetas que descuentan solas al vender

Un restaurante no vende lo que compra: compra harina, carne y queso, y vende arepas, hamburguesas y pastichos. Si el inventario se lleva en Excel, alguien tiene que restar a mano lo que gastó cada plato, y eso nadie lo hace a diario. A fin de mes el conteo no coincide con la hoja y no hay forma de saber si fue merma, una porción mal servida o algo peor.

La salida es que cada plato tenga su receta y que el sistema reste los ingredientes cuando el plato se vende. Eso hace el inventario de Andes Cocina, junto con almacenes, alertas, reabastecimiento y el costo de cada plato en dólares.

Cocina y almacenes: ¿dónde está cada cosa?

Andes Cocina separa dos tipos de lugares:

• Cocina es el inventario principal: de ahí salen las ventas.
• Los almacenes guardan mercancía aparte (el depósito, la cava, la despensa del segundo piso). Lo que está en un almacén no se descuenta por ventas hasta que lo mueves a Cocina.

Para crear uno, en Almacenes toca Nuevo almacén. Para pasar mercancía, Mover productos: eliges Desde y Hacia (Cocina aparece como Cocina (principal)), agregas cada producto con su cantidad y confirmas. El traslado es todo o nada: si falta stock en el origen, no se mueve ninguna línea, y cada traslado queda en Historial de traslados.

Si tienes varias sucursales que se surten de un almacén central, mira multi-sucursal y almacén central.

Cargar tus productos sin perder la tarde

1. En Inventario toca Agregar producto.
2. Escribe el nombre, la unidad (kg, L, unidad, caja…) y, si quieres, la cantidad inicial y el stock mínimo.
3. Opcional: categoría, Precio de compra (opcional) por unidad y Proveedores (opcional).
4. Toca Crear.

Para muchos productos usa Herramientas › Importar catálogo con un Excel: entran con existencia 0 y los que ya existen no se tocan. Si compras el ron por botella pero lo sirves por trago, define una equivalencia (1 unidad = 750 mL): podrás ajustar y mover en mL o L, y verás el stock en las dos unidades.

La receta descuenta por ti

En cada plato del menú, sección Inventario y receta, marcas Deducción automática de inventario y agregas los ingredientes con lo que gasta una porción. Cuando el plato pasa a Preparando, Listo o Entregado, o se despacha el pedido, Andes Cocina resta esos ingredientes de Cocina, una sola vez por plato. Los almacenes no se tocan.

• Tamaños, extras y sabores pueden descontar su propio producto.
• El empaque de delivery o para llevar se descuenta solo en esos pedidos.
• El stock puede quedar en negativo. Tómalo como una señal: falta registrar una compra o la receta no refleja lo que de verdad se sirve.

Ejemplo: cuánto cuesta una hamburguesa y qué pasa un sábado

Con estos precios de compra de ejemplo cargados en Inventario:

Si la vendes en US$ 6, los ingredientes son el 26,7 % del precio: tu food cost de ese plato. El Detalle financiero del plato muestra ese costo por ingrediente y su utilidad, y en Finanzas el costo de ventas y el margen bruto salen de las mismas recetas (reportes y rentabilidad).

El sábado se venden 40 hamburguesas. Sin que nadie toque el inventario, Cocina baja 40 panes, 6 kg de carne, 1,6 kg de queso y 1,6 kg de tomate. Si el viernes había 8 kg de carne y su stock mínimo es 3 kg, el domingo amanece con 2 kg y el producto sale Bajo.

En Reabastecimiento, el Sugerido es lo que falta para llegar al doble del mínimo: 6 kg − 2 kg = 4 kg. Crear OC arma la orden de compra con esa cantidad. Cuando la recibas, el precio de compra de la carne se actualiza con el de la orden: si subió a US$ 6,50 el kilo, la hamburguesa pasa a costar unos US$ 1,68 sin que cambies la receta.

Alertas de stock mínimo

• Un producto con mínimo se marca Bajo al llegar a él y Agotado en 0 o menos; sin mínimo, dice Sin mínimo.
• Las tarjetas Stock bajo y Agotados filtran la lista, y el aviso Atención de stock lleva a Ver sugerencias de reabastecimiento. La campana también muestra Alertas de stock.
• Un Admin o el Propietario elige si las alertas miran Solo Cocina o Cocina + almacenes.

En Reabastecimiento los productos aparecen agrupados por proveedor preferido. El Almacenista no crea la orden directamente: ve Solicitar OC, una solicitud sin precios que aprueba un Encargado o un Admin. Todo el circuito de compras está en proveedores y órdenes de compra.

La caja también se entera. Con Alertas de stock en el menú, un plato sin ingredientes para una porción sale con Sin stock en amarillo, y con Bloquear pedidos sin inventario ya no se puede agregar al pedido.

Cuánto vale lo que tienes guardado

La tarjeta Valor inventario es el valor de Cocina (precio de compra × cantidad) en dólares, con lo de los almacenes debajo. Ver desglose abre Desglose del valor: Productos que más suman y el valor Por ubicación, Por categoría y Por moneda del precio. La tarjeta Productos tiene su propio desglose, con los Datos por completar: productos sin precio, categoría, proveedor o stock mínimo.

Para mirar hacia atrás, Exportar a Excel baja el stock, el valor, la rotación, las mermas, los ajustes y los movimientos de un período, y la Máquina del tiempo muestra el stock de Cocina en una fecha pasada. Cada entrada y salida queda en Movimientos con quién la hizo; las pérdidas y los conteos se registran como te contamos en mermas y ajustes.

Quién ve costos y quién solo cantidades

El Almacenista crea productos, mueve mercancía y recibe compras, pero no ve precios, costos ni el valor del inventario: es una regla fija del rol. El Encargado y el Admin ven todo. Así puedes delegar el depósito sin mostrar tus márgenes.

Bolívares, tasa e internet: lo que cambia en Venezuela

• Un producto con precio de compra en bolívares se valora en dólares con la tasa del día, y Por moneda del precio te muestra qué parte de tu inventario depende de cada moneda.
• Si un proveedor factura a su propia tasa, esa compra puede entrar al inventario con la tasa de la factura, sin cambiar la del restaurante.
• Los pedidos, los cobros y las comandas siguen funcionando sin internet, pero trabajar el inventario (ajustes, traslados, compras) necesita conexión (modo sin conexión).

Excel vs. inventario por recetas

Qué plan necesitas

Inventario, recetas, almacenes, alertas y reabastecimiento están en todos los planes, igual que la producción y las compras. Ver precios.