Sistema para cafeterías: del marrón al cuadre de caja, sin cuaderno

Una cafetería vive de tickets pequeños: un marrón, un cachito, un jugo. Ninguno parece importante por separado, pero a las siete y media hay doce personas en la cola y, si cada cobro tarda un minuto, alguien se va a la cafetería de enfrente. Y cada taza gasta café y leche que se compran en dólares y casi nunca se cuentan.

Con Andes Cocina, cobrar toma unos pocos toques y cada taza descuenta lo que lleva. Así se monta.

Negrito, marrón o con leche: la carta de café

Los nombres los pone tu clientela; el sistema solo necesita saber qué cambia en cada bebida. Una carta típica tiene negrito, marrón, con leche, guayoyo y tetero, y cada uno puede tener tamaños:

• Tamaños. Con Este plato tiene tamaños creas pequeño y grande, cada uno con su precio.
• Tipo de leche. En Sabores › Nuevo grupo, un Grupo de sabores (elige entre opciones) llamado «Leche», con completa, deslactosada y de almendras. La de almendras lleva su Ajuste precio, y cada opción, su Ingrediente (opc.) para descontar la leche correcta.
• Extras. Un shot adicional, crema batida o sirope van en un grupo de Extras reutilizables (agregar con un toque).

Con Aplicar automáticamente a categorías, el grupo «Leche» aparece en todas las bebidas calientes. Si activas Personalizar siempre al agregar, la ventana de opciones se abre con cada bebida; para lo que no se personaliza, como un agua mineral, marcas No abrir personalización al agregar. Más opciones de la carta en gestión de menú.

La cola de las siete y media

La pantalla Cajero está pensada para vender sin pasos de más:

1. Tocas las bebidas y los dulces. Un número sobre cada tarjeta te recuerda cuántos van en el carrito.
2. En Cobrar eliges la moneda del cliente. En efectivo tocas el billete que te dio y ves el Vuelto; si el cliente te dice el monto en bolívares, Convertir desde otra moneda lo calcula.
3. Si el cliente deja el cambio, marcas Vuelto como propina.
4. Cobrar y enviar (o Enter): la comanda sale a la barra y el carrito queda vacío.

Lo que entregas en el acto, como una botella de agua o un dulce de la vitrina, lo marcas Entregado: no pasa por la barra y se cierra al quedar pagado. Si en tu local nada se prepara aparte, Cobrar y cerrar (sin cocina) quita el paso de cocina a todos los pedidos. El detalle de la venta en mostrador está en punto de venta para restaurantes.

¿Mesas con QR? Si publicas la tienda online, cada mesa tiene su código: el cliente pide desde su silla y el pedido entra por confirmar hasta que alguien lo acepta.

¿Cuánto te cuesta un marrón grande?

Primero creas en Inventario el café en grano (por kilo) y la leche (por litro). Luego, en la receta del marrón grande, anotas cuánto lleva cada taza. Con precios de compra de ejemplo:

A US$ 2, los ingredientes son el 21 % del precio en la barra y el 25 % para llevar. El vaso solo se descuenta en esos pedidos si marcas Consume algo extra en delivery o para llevar en la receta.

Ahora la leche de almendras: a US$ 4 el litro, los mismos 0,12 L cuestan US$ 0,48, unos US$ 0,29 más que la completa. Si la cobras US$ 0,50 aparte, el margen se mantiene; si la regalas, cada capuchino de almendras te deja menos. Con la receta cargada, el ícono de gráfico del plato abre su Detalle financiero con ingresos, costo por ingrediente y utilidad. Lo explicamos en inventario y recetas.

Y la leche que se derrama también cuenta: Registrar merma › Producto, 0,06 L, motivo Caído / derramado.

Los clientes de todos los días

En una cafetería cerca de oficinas, muchos clientes pagan por quincena. En vez de la libreta:

• En el cobro eliges Crédito (cuenta por cobrar) y escribes el Nombre del cliente. Desde Cajero, envías el pedido con Enviar sin cobrar y lo fías luego desde Caja.
• Si el cliente ya tiene cuenta, Agregar consumo en Créditos suma lo que se lleva a su deuda sin pasar por Cajero.
• El día de pago, Estado de cuenta muestra todo Por día o Por producto, y Cobrar todo salda sus deudas empezando por las más viejas.

Lo explicamos paso a paso en fiado y créditos. Para que vuelva el que dejó de venir, Invitar en Clientes abre WhatsApp con un mensaje que le recuerda su último pedido. Y si vendes por la tienda online, el Programa de puntos premia a los clientes con cuenta.

Propinas: del frasco al registro

La propina se agrega al cobrar, en la moneda que el cliente elija, o sale del vuelto. En Caja, la sección Propinas muestra cuánto entró en cada moneda y por mesonero. En Propinas del personal, Liquidar registra lo que le pagas a cada uno; como no mueve dinero de la caja, si alguien toma su propina del efectivo, lo anotas como retiro. Más en control de propinas.

Horas pico: cuándo poner a una segunda persona

En Finanzas, Horas pico te deja elegir horas, por ejemplo de 7 a 9, y ver el resumen, los más vendidos y las órdenes de ese tramo. En Productos vendidos, cada bebida muestra sus ventas Por hora del día y Por día de semana.

Si la mitad de los marrones del día sale antes de las nueve, ahí va el segundo par de manos. El resto de los reportes está en reportes y rentabilidad.

Equipos para una cafetería

• Caja: un celular o una tablet con Cajero.
• Impresora: una térmica de 58 mm alcanza. Las Bluetooth BLE imprimen solas desde Chrome; las Bluetooth clásicas, en Android con RawBT.
• Barra (opcional): una segunda impresora para el barista o una tablet con la pantalla de cocina. Con las estaciones de impresión del plan Pro, las bebidas van a la barra y los sándwiches a la cocina.

Para precios, turnos y proveedores, sigue con la guía de cómo administrar una cafetería.