Cómo declarar el sales tax de tu restaurante en Texas con Webfile

Es 18 del mes, el restaurante cerró con buenas ventas y tu contador te escribe: «pásame las ventas del mes pasado, que el sales tax vence el 20». Si en ese momento tienes que sumar tickets a mano o pedirle el reporte a la persona que maneja el terminal de tarjetas, vas a llegar tarde. Y en Texas llegar tarde cuesta dinero, aunque sea un día.

Esta guía explica cómo se declara el sales tax (impuesto a las ventas) de un restaurante en Webfile, el sistema en línea del Comptroller (la Contraloría de Texas, la agencia de impuestos del estado), con cifras vigentes a octubre de 2026. Si todavía no tienes el permiso, empieza por la guía del permiso de sales tax para restaurantes en Texas; si quieres entender las tasas, lee cómo funciona el sales tax en restaurantes de Texas.

Cada cuánto declaras: lo decide el Comptroller

Tú no eliges la frecuencia: el Comptroller te asigna si declaras mensual, trimestral o anualmente y te lo notifica (Comptroller (se abre en otra pestaña)). Las fechas límite son estas:

Si el 20 cae sábado, domingo o feriado, vence el siguiente día hábil. Un detalle que sorprende a muchos dueños recién llegados: se declara cada período aunque no hayas vendido nada. Las instrucciones oficiales del formulario 01-114 lo dicen tal cual, y para ese caso piden poner «0» en las casillas (instrucciones 01-922 (se abre en otra pestaña)). Si cerraste un mes por remodelación, igual declaras.

Qué te pide la declaración, casilla por casilla

Webfile te pide los mismos datos que el formulario en papel. Lo importante para un restaurante:

1. Total de ventas en Texas (casilla 1). Todo lo vendido en el período, sin incluir el impuesto. Solo dólares enteros: US$ 48.000, no US$ 48.000,35.
2. Ventas gravables (casilla 2). La parte de esas ventas que paga sales tax. En un restaurante la comida preparada es gravable, así que casi todo entra aquí.
3. Compras gravables (casilla 3). Cosas que compraste para usar en el negocio sin pagar sales tax, por ejemplo a un vendedor de otro estado. Si no tienes, pones 0.
4. Por local (outlet). Cada local tiene su número de cinco dígitos en el permiso, y el impuesto local se reporta según la ciudad, el condado y el sistema de transporte (METRO en Houston, DART en Dallas) de esa dirección. Si tienes más de un local, presentas una sola declaración con el suplemento por local (formulario 01-115).

La tasa depende de la dirección exacta, no del nombre de la ciudad. Antes de tu primera declaración, confirma la tuya en el buscador de tasas que enlaza el Comptroller (se abre en otra pestaña). Consulta a tu contador cómo tratar los casos raros, como las ventas de un evento fuera del local.

Un mes de ejemplo: US$ 48.000 en ventas

Supón un restaurante en Houston, con tasa total de 8,25 % (6,25 % del estado más 2 % local), que en septiembre vendió US$ 48.000 en comida y bebida sin alcohol, más US$ 3.100 en propinas voluntarias.

Las propinas no aparecen: las propinas voluntarias no son venta gravable según la regla del Comptroller sobre cargos por servicio (34 TAC §3.337 (se abre en otra pestaña), copia no oficial de la regla). Por eso importa tenerlas separadas desde la caja.

Ahora el mismo mes pagado diez días tarde: pierdes el descuento, pagas 5 % de multa (US$ 198) y US$ 50 por presentar el reporte fuera de plazo. Total: US$ 4.208. El retraso te costó US$ 267,80. Si pasas de 30 días, la multa sube a 10 %, y después de 60 días se suman intereses (instrucciones 01-922 (se abre en otra pestaña)).

El descuento por prepago: 1,25 % adicional

Si declaras mensual o trimestralmente, puedes pagar por adelantado y sumar 1,25 % al 0,5 % de pago puntual. Las condiciones, según el Comptroller (se abre en otra pestaña):

• Pagas una estimación razonable: al menos 90 % del impuesto del período actual, o el 100 % de lo que pagaste en el mismo período del año anterior.
• Si declaras mensualmente, el prepago vence el día 15 del mismo mes que estás declarando. Si declaras trimestralmente, el día 15 del segundo mes del trimestre.
• Si pagas por correo, usas el formulario 01-118.

En el ejemplo, los dos descuentos juntos suman 1,75 %: unos US$ 69,30 en vez de US$ 19,80. Un restaurante con caja estable puede ganarlos cada mes, pero tienes que conocer tus ventas antes de que termine el mes. Revisa con tu contador si te conviene.

De dónde salen los números: la caja de cada día

La declaración es tan buena como el registro diario. Si cada noche cierras la caja con su cuadre, a fin de mes los totales ya están hechos y separados. Así se ve con Andes Cocina:

• Cada cierre de caja separa los ingresos en Ventas, Propinas, Cobros de crédito y Otros ingresos. El Excel de cada caja pone las propinas en una fila aparte de «Ingresos (sin propinas)».
• El mes completo: en el Historial de cajas filtras las fechas, tocas Exportar, eliges las cajas (o Seleccionar todas) y sale un Excel con la hoja «Resumen» que las suma y una fila por caja. Caben hasta 62 cajas por reporte, más que suficiente para un mes. Lo explicamos en caja y cuadre y en la guía de cómo hacer el cuadre de caja.
• La vista del dueño: en Finanzas eliges Este mes o un rango con Desde y Hasta, y Exportar baja el período en Excel. Es lo que le mandas al contador junto con el reporte de tu terminal de tarjetas. Más en reportes y rentabilidad.
• El recordatorio: en Tareas, una regla Mensual con Primera fecha el día 15 te avisa a tiempo para el prepago o para mandar los números (tareas y checklists).

Lo que Andes Cocina no hace con el sales tax

Para que no haya sorpresas: Andes Cocina no calcula el sales tax de Texas (6,25 % estatal más hasta 2 % local) ni los impuestos de bebidas mixtas, no lo suma al precio y no presenta nada en Webfile. Tampoco procesa tarjetas: si cobras con terminal, ese reporte viene de tu banco o proveedor.

Lo que sí te da son totales del período limpios y con las propinas aparte. Si tus precios del menú ya incluyen el impuesto, la base gravable no es igual al total cobrado: tu contador hace ese ajuste. Si tienes dudas puntuales, mira la pregunta ¿Andes Cocina calcula el sales tax de Texas?.