Permiso de sales tax en Texas para tu restaurante: cómo sacarlo paso a paso

Ya tienes el local en Westchase, la cocina casi lista y los proveedores de harina y queso apalabrados. Falta un papel que en Texas llega antes que el primer cliente: el sales and use tax permit (permiso de sales tax), el registro con el que el estado te autoriza a cobrar el sales tax (impuesto a las ventas) sobre lo que vendes.

Aquí va solo ese trámite: quién lo necesita, qué te piden, cuánto tarda y qué cambia si tienes dos locales. Todo lo que sigue está vigente a octubre de 2026 según la página de preguntas del permiso del Comptroller de Texas (se abre en otra pestaña), la Contraloría que cobra los impuestos estatales.

¿Un restaurante necesita el permiso aunque solo venda comida?

Sí. El Comptroller exige el permiso a toda persona o empresa que haga negocios en Texas y venda artículos o servicios gravables, y la comida preparada lo es. No importa que no vendas alcohol ni que seas un local pequeño de seis mesas: si cobras un plato, necesitas el permiso.

Hay tres detalles que sorprenden a quien viene de otro país:

• No cuesta nada. El permiso es gratis. Lo que el Comptroller sí puede pedirte es una fianza de garantía (security bond). Si te la piden, la gestionas con una de sus oficinas de campo.
• Va atado a la persona y a la dirección. El permiso vale solo para quien lo recibió y solo para el negocio en la dirección que aparece impresa.
• Se exhibe. Tienes que colgarlo en el local, a la vista.

Si quieres entender cuánto se cobra y sobre qué, empieza por la guía de sales tax en restaurantes de Texas. Este artículo se queda en el permiso.

Antes de llenar la solicitud: qué datos tener a mano

La página de requisitos del permiso (se abre en otra pestaña) del Comptroller lista lo que te van a pedir según cómo esté armado tu negocio:

El código NAICS cambia según el formato: un restaurante de servicio completo, con mesero, no lleva el mismo que una arepera de mostrador o un food truck (lonchera). Si dudas cuál te toca, pregúntale a tu contador antes de enviar.

Si todavía no tienes la empresa formada, ese paso va primero: lo explicamos en cómo crear una LLC en Texas para tu restaurante, donde también verás cómo pedir el EIN gratis en el IRS (se abre en otra pestaña).

Cómo pedir el permiso de sales tax en Texas, paso a paso

1. Elige la vía. En línea, con el sistema de registro de sales tax del Comptroller, o con el formulario AP-201 (Texas Application), que llenas y envías por email o por fax.
2. Revisa si puedes usar la vía en línea. Según el Comptroller, si eres dueño único, socio, oficial o director y no tienes número de Seguro Social, no puedes usar la solicitud en línea: te toca el AP-201. El mismo Comptroller aclara que se puede enviar la solicitud sin número de identificación federal.
3. Pon una solicitud por negocio, con cada dirección. Si ya sabes que vas a abrir más de un local, inclúyelos (lo vemos abajo).
4. Espera. El Comptroller dice que tomes en cuenta de 2 a 3 semanas para recibir el permiso. No abras la caja antes de tenerlo.
5. Cuélgalo en el local apenas llegue.

Ojo con el orden: en Dallas, la oficina de salud pide el permiso de sales tax ya emitido junto con la solicitud del permiso de alimentos (Dallas City Hall (se abre en otra pestaña)). Por eso conviene pedirlo de primero, no la semana antes de abrir. El resto de los trámites estatales y locales está en el mapa de permisos para abrir un restaurante en Texas.

La dirección manda: verifica jurisdicción y tasa

Una dirección de Katy, Cypress, Spring o Cinco Ranch puede caer en la Ciudad de Houston, en otra ciudad, en Harris County sin incorporar o en Fort Bend County sin incorporar. El permiso de sales tax es estatal, pero la tasa local que vas a cobrar y la oficina de salud que te inspecciona dependen de esa dirección exacta. Antes de llenar nada, confirma qué departamento de salud y qué oficina de construcción cubren tu local, y busca tu tasa en el buscador del Comptroller (se abre en otra pestaña). Si vas a abrir en esa zona, la guía de cómo abrir un restaurante en Katy lo detalla.

Ejemplo: un dueño con dos locales en Houston y Dallas

Imagina a Carolina, que abre una cachapera en Houston y, seis meses después, una segunda en Dallas, las dos bajo la misma LLC.

• Permisos: recibe dos permisos, uno por dirección, con el mismo número de contribuyente. Cada local exhibe el suyo.
• Tasa: ambas ciudades cobran 8,25 % (6,25 % estatal + 1 % de la ciudad + 1 % de METRO en Houston o de DART en Dallas). Un plato de US$ 12,00 sale en US$ 12,00 + 8,25 % = US$ 12,99 en los dos.
• Un mes de ventas: si el local de Houston vende US$ 30.000 gravables y el de Dallas US$ 18.000, el impuesto cobrado es US$ 2.475 y US$ 1.485: US$ 3.960 en total.
• Una sola cuenta con el Comptroller: como los dos permisos comparten número de contribuyente, Carolina presenta una sola declaración y reporta cada local por separado con su número de local. Las fechas, descuentos y multas están en la guía de Webfile.

Lo que no puede hacer Carolina: mudar el local de Houston a otra calle y seguir con el mismo permiso como si nada, porque el permiso vale solo para la dirección impresa. Y si cambia la propiedad del negocio, por ejemplo porque entra un socio nuevo o porque un negocio a su nombre pasa a ser una corporación, necesita un permiso nuevo. Las cifras son un ejemplo con tasas publicadas: consulta a tu contador.

Cómo se presenta luego cada reporte lo explicamos en cómo declarar el sales tax en Texas con Webfile.

Errores comunes con el permiso

• Dejar el trámite para la última semana. Con 2 a 3 semanas de espera y oficinas de salud que piden el permiso ya emitido, un retraso aquí atrasa la apertura.
• Asumir que un permiso cubre la segunda sucursal. Cada local activo lleva el suyo.
• No actualizar los datos. El Comptroller pide que tu información de negocio y de contacto esté siempre al día.
• Usar la tasa de la dirección postal. Que tu correo diga “Katy” no te dice la tasa: búscala por dirección exacta.

Cómo te ayuda Andes Cocina con dos locales

Andes Cocina no saca el permiso, no calcula el sales tax de Texas (6,25 % estatal más hasta 2 % local), no lo suma a la cuenta y no declara por ti: el cálculo y la declaración en Webfile siguen con tu contador. Tampoco procesa tarjetas: cobras con tu terminal de tarjetas, y hoy la caja no tiene un método «Tarjeta» en dólares.

Lo que sí hace es separar las ventas de cada local, que es justo lo que pide un permiso por dirección:

• Un restaurante por local dentro de una misma organización. Tocando el nombre arriba del menú lateral cambias de local o abres Vista organización (multi-sucursal y almacén central).
• Solo dólares. En Monedas del restaurante dejas activo únicamente el dólar.
• Ventas por período. En Finanzas eliges Este mes y lees Ingresos de ese local; Exportar baja el período en Excel para tu contador.
• Cajas del mes juntas. En el historial de cajas, Exportar y Exportar Excel te dan una hoja «Resumen» y una fila por caja, con el cuadre de caja de cada turno.

La interfaz está solo en español, que es una ventaja si tu equipo es latino. Todo es remoto, por videollamada o WhatsApp.