Tareas y checklists de apertura y cierre para tu restaurante

Por qué la apertura y el cierre fallan sin checklist

Abrir un restaurante son treinta cosas pequeñas: prender los equipos, revisar el gas, sacar la mise en place, contar el fondo de caja. Cerrarlo, otras tantas. Cuando todo depende de la memoria del encargado, el día que él libra algo se queda sin hacer: la nevera mal cerrada, la plancha sin limpiar, la barra sin contar.

Un checklist en papel ayuda, pero tiene dos fallas: nadie sabe si se hizo de verdad, y nadie se entera a tiempo cuando no se hizo. En Andes Cocina el checklist vive en Tareas: cada punto tiene responsable, hora y estado, y el encargado ve desde el teléfono qué falta.

Un checklist base para empezar

Adáptalo a tu local; lo importante es que cada punto tenga un dueño.

Apertura

• Cocina: prender equipos y revisar el gas; revisar neveras y congeladores; sacar la mise en place del día y lo que haya que descongelar.
• Salón: mesas montadas, baños limpios, cartas y códigos QR en su lugar.
• Caja: abrir la caja con el fondo contado, confirmar la tasa del día y probar la impresora y el punto.

Cierre

• Cocina: limpiar plancha y freidora, rotular y guardar lo que sobró, anotar las mermas del día y apagar equipos.
• Barra: contar las botellas abiertas y la cerveza, anotar lo que se rompió y cerrar con llave.
• Caja: cerrar con el cuadre, guardar el efectivo y dejar listo el fondo de mañana.

La lista completa, por áreas y con los errores más comunes, está en la guía de checklist de apertura y cierre.

Cómo se arma en Andes Cocina

Tareas sueltas

Para algo de un solo día, como «Cambiar el filtro de la campana», toca Nueva tarea y completa:

1. Título y, si hace falta, Descripción (opcional).
2. Tipo: General o Conteo de inventario.
3. Fecha (viene la de hoy; bórrala si no tiene fecha) y Hora (opcional).
4. Prioridad: Baja, Normal o Alta.
5. Asignar a una persona, o Sin asignar para que la tome cualquiera del turno.
6. Toca Crear tarea.

Para cambiarla toca el lápiz (Editar) y luego Guardar; para anularla, Cancelar tarea. La papelera (Eliminar) la borra del todo, pero si solo no se va a hacer, conviene cancelarla y dejar el rastro.

Reglas que se repiten: el checklist de verdad

Lo que pasa todos los días se arma una vez en la pestaña Recurrentes, con Nueva regla. Llenas los mismos datos de una tarea y eliges la Frecuencia:

• Diaria: en Días marcas los días de la semana; vacío significa todos los días.
• Semanal: cada 7 días, el mismo día de la semana que la Primera fecha.
• Mensual: el mismo día del mes que la Primera fecha.

Pones la Primera fecha y, si quieres, la Hora (opcional), y tocas Crear. Cada tarea de la regla aparece sola en el tablero un día antes de su fecha, y la regla muestra Próxima:. Con Pausar y Activar la detienes o la retomas; mientras está en pausa no se crean tareas.

Un consejo práctico: una regla por cada punto que de verdad importa, con su responsable y su hora. Por ejemplo, «Revisar neveras y congeladores» a las 7:00 a. m. para Cocina, o «Contar la barra» a las 11:30 p. m. para el bartender. Los pasos menores caben en la descripción.

Revisión del encargado

En una tarea General puedes activar Requiere revisión. Cuando alguien la marca hecha, queda Por revisar y no se puede mover mientras espera. El encargado abre el filtro Por revisar, ve quién la envió y a qué hora, y decide:

• Aprobar: la tarea queda hecha con la etiqueta Aprobada.
• Devolver: escribe en ¿Qué falta? lo que hay que corregir. La tarea vuelve «En curso» a la misma persona, con Devuelta: y la nota.

Si el propio encargado marca hecha una tarea con revisión, queda aprobada de una vez. Una tarea aprobada solo la reabre un encargado.

Conteos de inventario dentro del checklist

Los conteos son el punto más saltado de cualquier cierre. En Listas de conteo creas una con Nueva lista: le pones Nombre, como «Barra al cierre», eliges el Almacén si tienes varios y marcas los Productos. Programar abre una regla Diaria con esa lista ya elegida.

En el tablero, la tarea de conteo trae Contar: abre la hoja con los productos de la lista, y la persona escribe lo que cuenta sin ver la cantidad del sistema. Guardar la deja En curso con lo que lleva; Guardar y marcar hecha la cierra cuando no falta ningún producto. Si la tarea de conteo no tiene lista, trae Ir a conteo, que abre el ajuste de inventario con «Conteo físico» ya elegido.

Ejemplo: el cierre de la barra de un bar

Un bar programa la lista «Barra al cierre» todos los días a las 11:30 p. m., asignada al bartender. Una noche, con números de ejemplo, el conteo queda así:

El bartender nunca vio la columna del sistema: contó a ciegas. A la mañana siguiente, el encargado abre Ver conteo, ve las tres diferencias y pregunta: la botella de ron se rompió y nadie la anotó como merma. Después toca Aplicar ajuste: se registra un ajuste con motivo «Conteo físico» por las diferencias, la tarea queda con Ajuste aplicado y ya no se puede reabrir.

El ajuste se calcula contra el stock que había al momento de contar, así que las ventas de esa misma noche no se deshacen. Para que la próxima botella rota quede registrada en su momento, el equipo usa mermas y ajustes.

El tablero del turno

Cada persona entra a Tareas y elige un filtro: Hoy (lo de hoy, lo vencido y lo que no tiene fecha), Pendientes, Mías o Todas. En Agrupar: ordena por Fecha o por Estado.

• Empezar arranca una tarea. Si no tiene a nadie asignado, el botón dice Tomar y empezar y la tarea queda a su nombre.
• El círculo a la izquierda (Marcar como hecha) la cierra; si fue un error, se toca otra vez para reabrirla.
• Si la tarea es de otra persona, sale «Esta tarea está asignada a otra persona».

Las tareas hechas o canceladas salen del tablero 14 días después.

Quién hace qué

• Ver y marcar (Tareas › Ver): por defecto Cocina, Mesero, Cajero, Almacenista, Encargado y Admin. Con solo ese permiso, cada quien mueve sus tareas y las que no tienen a nadie asignado, pero no puede cancelarlas.
• Crear tareas, reglas y listas (Tareas › Crear), editar, cancelar y revisar (Tareas › Editar): por defecto Encargado y Admin.
• Ver las diferencias de un conteo pide Inventario › Ver, y aplicarlas, Inventario › Editar: por defecto Almacenista, Encargado y Admin.

Tareas es del plan Pro (ver precios). Si además quieres saber a qué hora llegó cada quien a cumplir su turno, combínalo con personal y asistencia.

Cuaderno o grupo de WhatsApp, o Tareas

Si nunca has hecho un conteo físico completo, empieza por la guía de inventario físico en un restaurante y por el paso a paso de cómo cargar un conteo físico.