E-Verify en Florida: qué pide la ley a un restaurante con 25 empleados o más

Tu arepera en Doral arrancó con ocho personas. Dos años después abriste un segundo local en Kendall, contrataste repartidores y mesoneros para el fin de semana, y ya no sabes de memoria cuánta gente tienes en planilla. Esa cifra importa: en Florida, a partir de 25 empleados, la ley te obliga a usar E-Verify con cada persona nueva que contratas.

Esta guía resume lo que dice la ley, con el texto oficial enlazado. No es asesoría de inmigración ni opina sobre la situación de nadie. Información vigente a octubre de 2026; consulta a un abogado de inmigración.

Qué es E-Verify y qué cambió con la SB 1718

E-Verify es un sistema por internet del Department of Homeland Security (DHS) que compara los datos de un trabajador nuevo con los registros del gobierno federal para confirmar que puede trabajar en Estados Unidos.

La ley SB 1718 de 2023 modificó la sección 448.095 de los Florida Statutes. Desde el 1 de julio de 2023, un empleador privado con 25 empleados o más debe usar E-Verify (Florida Statutes 448.095 (se abre en otra pestaña)). Antes la obligación era sobre todo para agencias públicas y sus contratistas. Un resumen en inglés de la reforma está en Fisher Phillips (se abre en otra pestaña) (fuente secundaria).

La versión 2026 del estatuto que publica el Senado de Florida mantiene el umbral en 25 empleados.

Cómo se cuentan los 25 empleados

Aquí la ley dice menos de lo que muchos creen. Define employee como una persona en un puesto permanente que trabaja bajo el control del empleador a cambio de pago, y excluye a los contratistas independientes. Lo que no dice es cómo se cuenta:

• si se suman los locales de distintas LLC con el mismo dueño;
• si el personal de medio tiempo o de temporada cuenta igual;
• en qué momento del año se mide.

Ejemplo inventado para ilustrar: tienes 14 personas en Doral y 13 en Kendall, cada local con su propia LLC. Por separado, ninguno llega a 25. Juntos son 27. Si te toca o no depende de cómo esté armado tu negocio, y esa respuesta te la da un abogado, no una tabla en internet. Lo que sí está en tus manos es tener la lista exacta, al día, de quién trabaja dónde.

El plazo: 3 días hábiles desde el primer día pagado

La ley pide verificar a cada empleado nuevo dentro de los 3 días hábiles siguientes al primer día en que empieza a trabajar con paga. Es solo para contrataciones nuevas: el texto no pide volver a verificar a quien ya estaba en el equipo.

Un ejemplo con el calendario de este mes, sin feriados de por medio: un mesonero nuevo hace su primer turno pagado el jueves 15 de octubre de 2026. Los 3 días hábiles siguientes son el viernes 16, el lunes 19 y el martes 20. La verificación tiene que estar hecha a más tardar el martes 20 de octubre.

En la práctica, el riesgo está en el "primer día de prueba": si ese día ya se paga, el reloj empezó a correr.

Si E-Verify no funciona durante esos 3 días hábiles y no puedes entrar al sistema, la ley indica que verifiques con el Form I-9. Y guardas la documentación que usaste, con la constancia que genere E-Verify, durante al menos tres años.

E-Verify no reemplaza el Form I-9

Son dos obligaciones distintas. El Form I-9 es federal: USCIS dice que todos los empleadores de Estados Unidos deben completarlo para cada persona que contratan, sean ciudadanos o no (USCIS (se abre en otra pestaña)). Eso aplica aunque tengas tres empleados.

E-Verify es la capa que Florida suma a partir de 25 empleados. Un restaurante pequeño en Orlando con 10 personas llena el I-9; uno con 30 llena el I-9 y además verifica en E-Verify.

Multas, licencias y la certificación anual

La sección 448.095 le da al Department of Commerce de Florida la supervisión:

• Si encuentra un incumplimiento, desde el 1 de julio de 2024 te da 30 días para corregirlo.
• Si encuentra que no usaste E-Verify tres veces en 24 meses, la multa es de US$ 1.000 por día hasta que corrijas.
• El incumplimiento es causa para suspender todas las licencias que te hayan dado agencias del estado, hasta que corrijas.
• El departamento puede pedirte copia de los documentos en los que te basaste.

Ejemplo con números: si llegas a la tercera falta y tardas 12 días en ponerte al día, son 12 × US$ 1.000 = US$ 12.000, más el riesgo sobre las licencias del local. Para ver qué licencias estatales tiene un restaurante, revisa la licencia del DBPR en Florida.

Hay un paso que se olvida: el empleador obligado debe certificar que cumple en su primera declaración de cada año ante el sistema de reemployment tax (el impuesto estatal de desempleo). Esa declaración suele llevarla quien te hace los pagos al personal; lo explicamos en la nómina de un restaurante en Florida. Consulta a tu contador.

Una rutina corta para cada contratación

Esto no es asesoría legal: es orden de trabajo para que nada dependa de la memoria del encargado.

1. Antes de contratar: confirma cuántas personas tienes, por local y en total.
2. Primer día pagado: anótalo. De ahí salen los 3 días hábiles.
3. Form I-9: complétalo con la persona, como pide USCIS.
4. E-Verify: si te aplica, verifica dentro del plazo y guarda la constancia.
5. Archivo: documentos y constancias, mínimo tres años.
6. Cuando alguien se va: sácalo de tu lista para que el conteo siga siendo real.

Si además pagas por hora, revisa también el salario mínimo de Florida en 2026.

Cómo te ayuda Andes Cocina a llevar la cuenta de tu equipo

Andes Cocina no se conecta a E-Verify, no guarda el Form I-9 y no es una herramienta de recursos humanos ni de cumplimiento. Lo que sí te da es una lista ordenada de quién trabaja en cada local:

• Cada persona con su cuenta. En Equipo creas la invitación con Crear invitación, la mandas con Copiar link y le asignas un rol. La lista de Miembros te muestra quién está Activo y quién está Pendiente.
• Quien se va, sale. Con Eliminar miembro pierde el acceso al instante. Así la lista no cuenta a gente que ya no está.
• Entrada y salida. En Personal, cada quien toca Fichar entrada y Fichar salida. Su ficha muestra los fichajes recientes, y Exportar horas baja un Excel con las horas del período.
• Varios locales. Si tienes Doral y Kendall en la misma organización, cambias de restaurante tocando su nombre arriba del menú lateral y revisas el equipo de cada uno. Más en multi-sucursal y almacén central.

Todo en español, con soporte por WhatsApp o videollamada. Funciona en Florida igual que en Venezuela: todo es remoto.