Sistema para varias sucursales de restaurante, con almacén central

¿Cuándo necesitas un sistema para varias sucursales?

El segundo local cambia el negocio. Ya no estás en la caja todos los días, las compras se duplican, la mercancía viaja de un local a otro con un mensaje de WhatsApp y los números de cada sede viven en un Excel distinto. A fin de mes nadie sabe con certeza si la sede nueva gana o pierde.

Un sistema multi-sucursal resuelve tres cosas: que cada sede opere por su cuenta sin pisarse con las demás, que las compras y el inventario central tengan un solo responsable, y que tú veas todo junto sin pedirle reportes a nadie.

Una organización, varias sedes

En Andes Cocina cada sucursal es un restaurante propio, con su menú, su caja, su inventario, su equipo y su plan. Las sedes se agrupan en una organización. Al tocar el nombre del restaurante, arriba del menú lateral, aparecen tus otros restaurantes, Vista organización, Mis restaurantes y Crear nuevo restaurante.

La Vista organización tiene su propio menú:

Abrir una sede nueva sin empezar de cero

Desde el selector tocas Crear nuevo restaurante. Si ya tienes sedes, puedes marcar Crear como sucursal y elegir en Copiar de cuál copiar: el menú y el inventario pasan a la sede nueva, con el stock en 0, y el botón cambia a Crear sucursal. La sede queda vinculada al almacén y a las finanzas de la organización.

Cada sede conserva su propia configuración. Una puede cobrar solo en dólares y bolívares, y otra, cerca de la frontera, sumar pesos con su tasa. Lo mismo con impresoras, mesas y equipo: lo que funciona en un local no obliga al otro.

El almacén central: comprar una vez y repartir

Cada organización arranca con un «Almacén central», y puedes crear almacenes adicionales. En Almacén cargas los productos con su unidad, su stock inicial, su alerta de stock mínimo y su precio de compra en dólares. Desde la fila de cada producto registras una compra con + Compra, ajustas el stock (ajuste, manual o merma) o lo vinculas al inventario de una sede.

El vínculo es la pieza clave, porque el almacén y las sedes no siempre cuentan igual. Con el Factor de conversión le dices al sistema que un saco del almacén son 45 kg en la sede: si despachas 2 sacos, la sede recibe 90 kg de harina en su inventario.

Compras y recetas del almacén

En Compras, la pantalla «Compras de almacén» reúne las órdenes de compra dirigidas al almacén, con Nueva compra y sus estados: Por enviar, Por recibir, Parcial, Recibida y Cancelada. Así negocias una sola compra grande en vez de tres pequeñas; el detalle de cómo trabajar con proveedores está en proveedores y compras.

En Recetas guardas plantillas de producción del almacén, con Entradas y Salidas, y repartes el costo entre las salidas con un porcentaje que suma 100. Un ejemplo con números de ejemplo: despresas 20 kg de pollo entero comprado a US$ 3 el kilo, o sea US$ 60.

El kilo que falta se pierde en la limpieza. Al tocar Ejecutar, las entradas bajan y las salidas suben con su costo. Para producciones dentro de cada sede, como salsas o masas, está la producción por lotes.

Despachos: del almacén a cada sede, con trazabilidad

Un despacho se arma con Nuevo despacho: eliges el Restaurante destino, agregas una nota si quieres y, por cada línea, el Producto del almacén, el Inventario destino de esa sede y la Cantidad. La pantalla te muestra cuánto queda en el almacén y, si hay factor de conversión, cuánto llega a la sede.

Al tocar Despachar y aplicar, el stock sale del almacén y entra al inventario de la sede en el mismo momento, y el despacho queda como Recibido. Si un producto todavía no tiene vínculo con esa sede, la pantalla lo avisa: se crea desde Almacén. Despachar es del dueño de la organización o de un Administrador de la organización.

Lo que sobra puede volver. En la sede, Inventario › Herramientas › Devolver al almacén aparece cuando la organización tiene un almacén activo: eliges desde dónde sale, agregas los productos y los devuelves. Es todo o nada: si falta stock, no se mueve ninguna línea. En la sede queda como «Devolución al almacén», y en Despachos como Devolución. Para mover mercancía dentro de una misma sede, lee cómo pasar mercancía del almacén a la cocina.

Resumen y finanzas de todas las sedes

El Resumen de la organización muestra los números del día: Ingresos hoy (USD), Órdenes hoy, Pendientes, Gastos hoy (USD), Deudas abiertas (USD), Compras abiertas (USD), Productos almacén y Bajo stock almacén. Debajo, la tabla Por restaurante compara los ingresos, los pedidos pendientes y el bajo stock de cada sede, con un enlace para abrirla.

Finanzas, en la vista organización, es una pantalla de finanzas consolidadas. Eliges un rango de fechas y ves Ingresos (sin cortesías), Cobrado efectivo, Cobrado digital, Ventas a crédito y Cortesías, con una línea que confirma si los ingresos cuadran con lo cobrado en efectivo, digital y a crédito. Más abajo, Gastos, Compras y Deudas abiertas, y las pestañas Ingresos, Gastos, Caja, Deudas y Compras, cada fila con su restaurante.

Para el detalle de cada sede, con horas pico, margen por plato y anulaciones, entras a su reporte de ventas y rentabilidad.

Quién ve qué en una organización

• El personal de cada sede entra solo a los restaurantes donde lo invitaron, con un rol por restaurante. En Mi cuenta, cada persona ve Mis restaurantes con su rol en cada uno.
• El equipo de la organización es aparte y tiene tres roles: Administrador, que maneja todo; Finanzas, que consulta almacén y finanzas; y Solo lectura, que consulta el almacén.
• Dentro de una sede, un Admin puede limitar a una persona a ciertos almacenes, para que solo cuente, mueva o reciba donde le toca.

Cómo se combinan los roles de cada local está en roles y permisos.

Cada sede, con su plan

El plan es de cada restaurante, así que una sede pequeña puede estar en Básico y la principal en Pro, con Inteligencia y Auditoría (ver precios). Si una sede cierra por temporada, el Propietario la archiva: se oculta de las listas, conserva todos sus datos y se restaura desde Restaurantes en la vista organización.

WhatsApp y Excel o una organización

Si tu marca piensa crecer con más locales o con franquiciados, revisa también el sistema para franquicias y la guía de cómo manejar varias sucursales con almacén central.