Service charge y propina obligatoria: ¿pagan sales tax en Texas?

Un viernes llega una reservación de diez personas a tu restaurante en Houston: un cumpleaños de oficina del Energy Corridor. Para que el mesero no termine con una mesa enorme y una propina pequeña, el menú dice "18 % de service charge en grupos de 8 o más". La cuenta sale en US$ 300 de comida y refrescos, más US$ 54 de cargo. La pregunta que casi nadie se hace a tiempo: ¿esos US$ 54 pagan sales tax (impuesto a las ventas)?

En Texas la respuesta depende de cómo lo cobras, cuánto es y quién se queda con el dinero. La regla está en el Código Administrativo de Texas, título 34, sección 3.337 (34 TAC §3.337 (se abre en otra pestaña)), que aplica el Comptroller (Contraloría de Texas). Todo lo que sigue está vigente a octubre de 2026.

Propina voluntaria y propina obligatoria no son lo mismo

La regla separa dos cosas:

• Propina voluntaria (voluntary gratuity). La que el cliente agrega porque quiere, o el dinero que deja por encima del precio. No forma parte del precio gravable. Nunca paga sales tax.
• Propina obligatoria (mandatory gratuity). Cualquier monto que el restaurante exige por servir la comida. El nombre no importa: "service charge", "service fee", "cargo por servicio" o "gratuity incluida" son lo mismo para el Comptroller.

La propina obligatoria también puede quedar fuera del sales tax, pero solo si cumple las condiciones de la siguiente sección. Si falla una, el cargo se suma a la base gravable como si fuera parte del precio de la comida.

Las cuatro condiciones para que el service charge no pague sales tax

1. Va separado. En el ticket, el cargo aparece en su propio renglón, aparte del precio de la comida. Un "menú de grupo de US$ 354 con servicio incluido" no lo cumple.
2. Se identifica como propina. Basta cualquier forma razonable; la regla acepta expresamente términos como service charge o service fee.
3. No pasa del 20 %. La regla llama "razonable" al cargo que no supera el 20 % del precio de venta. Si cobras 22 %, el cargo completo paga sales tax, no solo los dos puntos de exceso, y da igual cómo lo repartas.
4. Llega entero al personal que suele recibir propinas. La regla nombra a meseros, busboys (ayudantes de mesero), bartenders (cantineros) de servicio, sommeliers y maîtres, y excluye de forma expresa a chefs, cajeros, lavaplatos y personal de limpieza. Cualquier parte que se quede el restaurante paga sales tax.

Además, el restaurante tiene que guardar registros que muestren cuánto cobró en cargos obligatorios y cómo lo pagó a cada empleado (o que lo que les pagó en total es igual o mayor que lo cobrado). Sin esos papeles, la exención es difícil de defender en una auditoría.

Ejemplo con números: la mesa de diez en Houston

Supón comida y refrescos por US$ 300 y una tasa de 8,25 %, la de Houston a octubre de 2026 (6,25 % del estado más 1 % de la ciudad y 1 % de METRO). Las tasas cambian según la dirección: revisa la tuya en la página de sales tax del Comptroller (se abre en otra pestaña). Los cuatro casos:

En el segundo caso, lo que se queda la casa (US$ 18) se suma a la base. En el tercero, el cargo pasa del 20 % y se grava entero: no solo los US$ 6 de exceso, sino los US$ 66. En el cuarto, al no separarse, el servicio se vuelve parte del precio.

Fíjate en el caso que parece más inocente: si "la casa" se queda una parte del service charge para cubrir el costo del procesamiento de tarjetas o para pagarle a la cocina, esa parte paga sales tax. Si en tu local el cargo se reparte también con cocineros, habla primero con tu contador.

El service charge no es propina para el IRS ni para el tip credit

Que el Comptroller exima el cargo del sales tax no lo convierte en propina para las reglas federales:

• Salario y tip credit. Según la hoja informativa 15 del Departamento de Trabajo (DOL Fact Sheet #15 (se abre en otra pestaña)), un cargo obligatorio por servicio "no se considera propina". Lo que repartes de ese cargo cuenta como salario del empleado, no como propina para el tip credit, y entra en el cálculo de horas extra.
• "No tax on tips". El IRS define las propinas que califican para la deducción como propinas voluntarias, en efectivo o con tarjeta (IRS, marzo de 2026 (se abre en otra pestaña)). Un cargo obligatorio no es voluntario. Lo explicamos en qué cambia con no tax on tips para tu restaurante.

Así que elegir entre "propina sugerida" y un cargo fijo en el menú de tu local en Dallas o Austin tiene consecuencias: lo voluntario no paga sales tax y sí cuenta como propina para el empleado. Lo obligatorio te asegura el ingreso del mesero en grupos grandes, pero se trata como salario. Ninguna de las dos es mejor para todos los locales; decide con tu contador.

Cómo registrar el service charge en Andes Cocina

Andes Cocina trabaja en US$ (puedes apagar las demás monedas) y lleva las propinas, pero no aplica un service charge automático por número de personas. Así lo manejas hoy:

1. Agrégalo en la pestaña Propina. En la ventana del pedido, en Propina, tocas un porcentaje o escribes el monto y tocas Agregar propina. Hazlo antes de registrar el pago, porque la propina se suma al total. En la mesa de diez, 18 % sobre US$ 300 son US$ 54.
2. No uses la propina sugerida para el cargo obligatorio. Con Propina sugerida activa, la pre-cuenta impresa muestra la propina como opcional, con el total con propina. Eso sirve para la propina voluntaria, no para un cargo que el cliente debe pagar.
3. No lo metas como recargo. El ajuste de Ajustar total (descuento / recargo) cambia el total del pedido; no es una propina ni un impuesto, y no deja el cargo identificado como servicio.
4. Revisa el nombre en el recibo. En el formato de impresión está la opción Palabra para la propina: revisa que el renglón del cargo salga identificado en el recibo del cliente.
5. Págalo y deja constancia. En Propinas ves lo Pendiente de cada mesero y, con Liquidar, registras cuánto le pagaste, con una nota. Ese registro te ayuda a mostrar a dónde fue el dinero.

Hay dos límites que conviene decir claro. Andes Cocina no calcula el sales tax de Texas: el precio del menú es lo que se cobra, y la declaración en Webfile sigue con tu contador. Y Propinas lleva lo pendiente por persona: si el service charge se reparte también con busboys o bartenders, ese reparto lo decides y lo calculas aparte. La guía de tip pool en Texas explica cómo hacerlo sin romper la regla federal de que los gerentes no se quedan con propinas.

Para ver el resto del proceso de propinas, entra a propinas en Andes Cocina; para el cierre del turno, al cuadre de caja.

Lista rápida antes de imprimir "service charge" en tu menú

• El porcentaje es 20 % o menos.
• Sale en un renglón aparte del ticket, con un nombre que diga que es servicio o propina.
• Todo el dinero va a meseros, busboys o bartenders, no a la cocina ni a la caja.
• Guardas el registro de lo cobrado y lo pagado a cada persona.
• Tu contador sabe que lo cobras, para declararlo bien en Webfile.

El panorama completo de lo que paga y no paga impuesto en tu local está en sales tax en restaurantes de Texas, y si estás abriendo en Houston, en software para restaurantes en Houston. Esta guía es informativa y no reemplaza una asesoría: consulta a tu contador antes de cambiar tu política de service charge.