Aprobación de pagos y gastos: control del restaurante cuando no estás en el local

Tienes un restaurante en la capital y abriste otro en Santiago de Veraguas. O vives en Miami y tu socio administra el local de El Cangrejo. O pusiste el capital y otra persona lleva el día a día. En los tres casos la pregunta es la misma: ¿cómo sé que no se paga nada sin que yo lo autorice, sin tener que estar ahí ni contestar llamadas a las once de la noche?

La respuesta no es confiar menos en el encargado. Es separar dos trabajos: quien conoce la deuda la pide, y quien pone el dinero la aprueba. Esta guía muestra cómo se arma ese circuito en Andes Cocina y cómo se ve un mes real.

En Panamá el balboa (B/.) vale lo mismo que el dólar y circulan billetes de dólar: Andes Cocina trabaja en US$.

El problema del dueño que no está en el local

Sin un circuito de aprobación, el control llega tarde. Te enteras de un pago cuando ves el estado de cuenta, o cuando el contador pregunta por una transferencia que nadie recuerda. Para entonces el dinero ya salió.

Los riesgos típicos son tres:

• Pagos duplicados. El proveedor cobra una factura que ya se le había abonado en parte.
• Pagos adelantados. Se paga una orden antes de que la mercancía llegue completa.
• Gastos sin soporte. Una reparación o un servicio que nadie cotizó.

Ninguno de los tres es un robo. Son errores que un segundo par de ojos detiene antes de que el dinero salga.

Paso 1: encender la aprobación

Un Admin o el Propietario entra a Configuración, sección Equipo y permisos, y enciende Aprobación de pagos (órdenes de pago). Es una función del plan Pro.

Desde ese momento, en las órdenes de compra y en las deudas de proveedor, el Encargado ya no ve Pagar: ve Solicitar pago. Para todo lo que no viene de un proveedor (el técnico del aire acondicionado, el plomero, una reparación del horno) existe Nueva orden de pago, en la página Órdenes de pago: categoría, concepto, monto y, si quieres, Fecha límite (opcional) y Método sugerido (opcional).

Si algún día lo apagas con órdenes abiertas, te pide confirmar con Desactivar: las abiertas siguen su curso hasta que se paguen, rechacen o cancelen.

Paso 2: quién pide y cómo

El Encargado, que es quien habla con los proveedores, abre la orden de compra o la deuda y toca Solicitar pago. Elige el monto (o Solicitar saldo completo), puede sugerir un método y dejar una Nota para el aprobador (opcional), por ejemplo «vence el viernes, nos dan 2 % si pagamos hoy». Al tocar Enviar solicitud, la orden queda Por aprobar con su número, «OP #n».

Si el proveedor tiene varias cuentas abiertas, en su ficha puede marcarlas y tocar Solicitar pago de seleccionadas. Cada cuenta lleva su propia orden de pago. Y si ya hay una orden abierta por parte del saldo, el sistema solo deja pedir lo que queda de esa cuenta. Lo que no frena es una Nueva orden de pago suelta por algo que ya tiene su cuenta: eso lo detiene quien aprueba, como se ve en el ejemplo de abajo.

Paso 3: aprobar a distancia

Tú no tienes que buscar nada. La campana te muestra Órdenes de pago por aprobar, y la entrada Órdenes de pago del menú lleva un número con las pendientes. La página abre en Por aprobar.

Al tocar una orden ves su línea de tiempo y el detalle. Tienes dos caminos:

• Aprobar. Si quieres, eliges en Pagado desde (opcional) de qué cuenta debe salir. Si son varias, las marcas y tocas Aprobar seleccionadas.
• Rechazar. El motivo es obligatorio, y quien la pidió lo ve en su campana.

Hay una regla que no se puede cambiar: nadie aprueba ni rechaza su propia solicitud. Aprobar es solo del Admin y del Propietario. Y rechazar una orden ya aprobada revoca la aprobación, por si cambias de opinión antes de que se pague.

Paso 4: registrar el pago y cerrar el círculo

Con la orden Aprobada · por pagar, quien la pidió (o un Admin) toca Registrar pago, ajusta el monto hasta lo aprobado (Pagar lo aprobado lo llena) y el método, y toca Confirmar pago. La orden pasa a Pagada y el pago queda en Gastos, con su orden de pago vinculada.

Un detalle importante si quien paga es el Encargado: la cuenta sugerida no se descuenta sola. Un Admin toca Descontar de «cuenta» en la orden pagada. Así el saldo de bancos lo confirma siempre alguien con acceso a bancos.

Los filtros de la página (Por aprobar, Por pagar, Pagadas, Rechazadas, Canceladas y Todas, más proveedor y solicitante) son tu registro de auditoría: quién pidió qué, quién lo aprobó y cuándo se pagó. La función completa se describe en órdenes de pago.

Antes del pago: aprobar lo que se compra

La aprobación de pagos controla el dinero. La aprobación de compras controla la mercancía, y ocurre antes.

Si tu almacenista hace los pedidos, no pone precios: ve Nueva solicitud de compra, sugiere un proveedor y toca Solicitar orden. La solicitud queda Por aprobar. Un Encargado o un Admin la abre, deniega lo que no va con Denegar, pone proveedor y precio a cada línea, puede Agregar producto si falta algo, y toca Aprobar orden. Sale una orden Por enviar por cada proveedor.

Juntas, las dos aprobaciones dan un circuito completo: nadie compra sin aprobación y nadie paga sin aprobación. El recorrido de la orden hasta la recepción está en órdenes de compra y recepción en restaurantes de Panamá.

Un mes real: 38 solicitudes, 3 rechazos

Un ejemplo ilustrativo. El dueño vive en la capital y su segundo local está en Santiago de Veraguas, donde la encargada maneja proveedores de carne, verduras, gas y bebidas. En octubre:

Los tres rechazos, con su motivo:

1. US$ 1.150 al proveedor de carne. La orden de compra estaba Parcial: faltaba un tercio del pedido. Motivo: «Pagar cuando llegue el resto o cerrar con faltante». El pago se volvió a pedir días después por el monto correcto.
2. US$ 480 por reparar la cámara fría. Una Nueva orden de pago sin factura ni cotización. Motivo: «Mandar cotización del técnico». Se aprobó al día siguiente con la cotización en la nota.
3. US$ 620 de bebidas. Llegó como Nueva orden de pago suelta, pero esa compra ya tenía su orden de compra en Por pagar: pagarla así la habría dejado abierta y se habría pagado dos veces. Motivo: «Pedirla desde la OC».

Sin aprobación, esos US$ 2.250 habrían salido antes de tiempo, sin soporte o dos veces. El dueño revisó las 38 desde el teléfono en unos minutos al día, sin llamadas.

Lo que la aprobación no cubre

Conviene saberlo antes de encenderla:

• El Admin paga directo lo que no tiene una orden de pago abierta. Si tienes un socio Admin, la aprobación no lo frena a él.
• Pagar varias cuentas juntas de un proveedor queda solo para el Admin cuando la aprobación está activa; el Encargado solicita cada una por separado.
• El método de pago. La aprobación controla quién autoriza y cuánto; el método se elige al registrar el pago. Yappy, el POS del banco y las transferencias ACH todavía no tienen un método propio en Andes Cocina.

Si tus locales están en distintas provincias o países, combina esto con la vista por organización que se explica en restaurante con varias sucursales en Panamá. Si uno de ellos está en Venezuela, mira restaurante en Venezuela y sucursal en Panamá. Y para ordenar lo que debes antes de aprobar, sigue con cuentas por pagar a proveedores.