Órdenes de compra y recepción de mercancía en restaurantes de Panamá

El camión del distribuidor sale de la capital a las cinco de la mañana y llega a Santiago a media mañana. Trae la mitad de lo que pediste por teléfono el lunes, una caja de algo que no pediste y una factura con un precio distinto al que te dijeron. El repartidor tiene prisa. Si firmas sin revisar, pagas lo que dice la factura, no lo que llegó.

Para un restaurante del interior que compra a distribuidores de la capital, la orden de compra no es burocracia: es el único papel que dice qué se pidió, a qué precio y qué llegó de verdad. Esta guía recorre el ciclo completo de una orden, de la sugerencia de compra al saldo que queda por pagar.

En Panamá el balboa (B/.) vale lo mismo que el dólar y circulan billetes de dólar: Andes Cocina trabaja en US$.

Las cuatro etapas de una orden

En Andes Cocina, una orden de compra pasa por estados con nombre propio:

Entre Por recibir y Recibida puede haber una etapa intermedia, Parcial, cuando llegó una parte. Cada estado tiene dueño, y eso es lo que permite delegar las compras sin perder el control.

Antes de pedir: cuánto comprar

Muchos pedidos al distribuidor se hacen de memoria. En la pantalla de Reabastecimiento, la pestaña Comprar calcula la compra a partir de lo que de verdad gastas:

• Uso diario es lo que descontaron las recetas en los últimos 7, 14 o 30 días (ventas y producción).
• Alcanza para divide tu stock entre ese uso: cuántos días te dura lo que tienes.
• Pedir es lo que falta para llegar al Stock ideal, restando lo que ya viene en una orden abierta.

Un ejemplo ilustrativo con camarón: el uso diario es 9 lb y tienes 27 lb, así que Alcanza para 3 días. Si el distribuidor sube dos veces por semana, conviene tener para unos 5 días: en la pestaña Stock ideal, escribe 5 en Calcular con … días de consumo y toca Calcular; el camarón queda con 45 lb de stock ideal y la sugerencia es pedir 18 lb.

Los productos salen agrupados por proveedor. Ajustas lo que quieras y tocas Crear OC: la orden nace Por enviar con el último precio, lista para revisar.

Pedir y aprobar

Hay tres formas de empezar una orden:

1. Nueva orden: eliges proveedor, Entrega esperada y agregas cada producto con cantidad y precio. La unidad de compra puede ser distinta a la del inventario (por ejemplo, compras en kg y el inventario va en g) y al recibir se convierte.
2. Repetir sobre una orden vieja: útil para el pedido fijo de cada semana.
3. Nueva solicitud de compra: es lo que ve el almacenista, que no pone precios. Sugiere proveedor, toca Solicitar orden y queda Por aprobar.

Un Encargado o Admin abre la solicitud, toca Denegar en lo que no va, pone proveedor y precio a cada línea y toca Aprobar orden. Si la solicitud mezcla proveedores, sale una orden por cada uno. Cuando además quieres controlar el pago, sigue con aprobación de pagos y gastos.

Enviar y documentar el pedido

Una orden Por enviar pasa a Por recibir cuando el Encargado o el Admin toca Enviar. Para el proveedor o para el chofer, Imprimir te da dos versiones:

• Con precios: precios, totales y pagos. Es la que guardas o le mandas al vendedor para confirmar lo acordado.
• Sin precios: solo cantidades. Es la que va pegada a la puerta del almacén para quien recibe.

Las dos llevan tus datos, los del proveedor, lo pedido y lo recibido por producto, y espacio para firmar. En la ventana de impresión puedes elegir «Guardar como PDF». Exportar la baja en Excel.

Recibir: el momento donde se pierde o se protege el dinero

Cuando llega el camión, abre la orden y toca Recibir. En Recibir ahora escribes lo que llegó, producto por producto, después de pesar y contar. Si tienes almacenes, eliges dónde entra cada cosa.

Luego, Revisar recepción abre ¿Confirmar recepción?: agrupa por almacén, avisa si estás recibiendo más de lo pedido y dice cómo queda la orden. Al tocar Confirmar recepción, el stock sube y la orden queda Recibida, o Parcial si faltó algo. El precio de compra de cada producto se actualiza con el de la orden.

Dos situaciones del interior que pasan seguido:

• Llegó algo que no estaba en la orden. El Encargado o el Admin toca Agregar producto, lo elige con su cantidad y precio de factura, y toca Agregar a la orden. El total y el Monto acordado suben, y el cambio queda en Historial de cambios.
• Faltó algo y no va a llegar. El Encargado o el Admin marca El proveedor no enviará el resto: cerrar la orden con faltante y toca Recibir y cerrar (o, en una orden Parcial, Cerrar con faltante). Esto no se deshace.

Ejemplo: una orden de US$ 1.450 recibida al 86 %

Un restaurante de Santiago de Veraguas le pide a un distribuidor de la capital:

Faltan 22 lb de camarón (US$ 202,40). El vendedor confirma que no hay más esta semana. Al cerrar con faltante, el Nuevo monto acordado sale de lo recibido: US$ 1.247,60, el 86 % de lo pedido. En Motivo (opcional) se escribe «sin existencia de camarón». La orden queda Recibida con la etiqueta Con faltante y la línea del camarón muestra No llegó.

Dos días después llega la factura con el queso a US$ 4,40 la libra en vez de 4,20. En la orden, Editar precios corrige la línea y el Monto acordado sube US$ 8: queda en US$ 1.255,60. El costo de esa entrada de queso al inventario también se corrige, y Historial de cambios guarda quién lo cambió, cuándo, el antes y el después.

Si se había adelantado un abono de US$ 500, en Por pagar quedan US$ 755,60. Sin cerrar con faltante, la orden seguiría Parcial esperando el camarón, con el monto de la orden completa (US$ 1.458 con el queso corregido): deberías US$ 958, y US$ 202,40 de eso sería camarón que nunca llegó.

Después de recibir: pagar y reclamar

Con la orden recibida, el pago se registra desde la misma orden con Registrar pago y queda como Pago parcial o Pagada. Cómo ordenar esos pagos en una ronda semanal está en cuentas por pagar a proveedores.

Si lo que llegó vino en mal estado, no es un faltante: es una devolución. Ese caso tiene su propia herramienta, la nota de crédito, explicada en notas de crédito y devoluciones a proveedores. El paso a paso corto para crear una orden está en cómo hacer una orden de compra, y el módulo completo, en proveedores y compras.