Órdenes de pago: el encargado solicita, el dueño aprueba y después se paga

Pagos que salen sin que el dueño se entere

En muchos restaurantes, el encargado compra y paga: la carne del lunes, las verduras del miércoles, el gas, el técnico de la cava. El dinero sale por transferencia o pago móvil desde la cuenta del negocio y el dueño se entera a fin de mes, cuando ya no hay nada que corregir. Así aparecen los pagos duplicados, el abono que se hizo al proveedor equivocado o el monto que nadie negoció.

La solución habitual es pedir permiso por WhatsApp: una foto de la factura y un «dale». Funciona hasta que el chat se llena, nadie recuerda qué se aprobó y el pago real no coincide con lo autorizado. Las órdenes de pago ponen ese permiso dentro del sistema, con número, monto y estado.

El circuito: solicitar, aprobar, pagar

1. El encargado solicita

Con la aprobación activa, el Encargado ya no ve Pagar en las órdenes de compra ni en las deudas de proveedores: ve Solicitar pago.

1. En la orden de compra o la deuda, toca Solicitar pago. En la ficha del proveedor, pestaña Por pagar, puede marcar varias y tocar Solicitar pago de seleccionadas.
2. Elige moneda y monto, o Solicitar saldo completo. Si quiere, agrega un Método sugerido y una Nota para el aprobador (opcional).
3. Toca Enviar solicitud. La orden queda Por aprobar con su número, «OP #n».

Para un gasto que no tiene orden de compra ni deuda, como un servicio o una reparación, en Órdenes de pago toca Nueva orden de pago: categoría, concepto, monto y, si hace falta, Fecha límite (opcional) y Método sugerido (opcional).

2. El administrador aprueba o rechaza

La página Órdenes de pago abre en Por aprobar. Al tocar una orden se ve su línea de tiempo y su detalle.

• Aprobar: si quieres, eliges en Pagado desde (opcional) la cuenta de donde saldrá el dinero, y confirmas. Para varias a la vez, las marcas y tocas Aprobar seleccionadas.
• Rechazar: escribes el motivo, que es obligatorio, y confirmas. Quien la pidió lo ve en la campana.

Aprobar es solo de Admin y Propietario, y nadie aprueba ni rechaza su propia solicitud. Si se rechaza una orden ya aprobada, la aprobación queda revocada.

3. Se registra el pago real

Con la orden Aprobada · por pagar, quien la solicitó o un Admin toca Registrar pago, ajusta moneda y monto hasta lo aprobado (Pagar lo aprobado lo llena) y el Método, y confirma con Confirmar pago. La orden pasa a Pagada y el pago queda en Gastos.

Si pagó un Encargado, la cuenta sugerida no se descuenta sola: el Admin toca Descontar de y la cuenta en la orden pagada, o deja el pago Sin cuenta desde la pestaña Pagos de Gastos. Así el saldo de gastos y bancos refleja lo que de verdad salió.

Ejemplo: una compra de carne y una reparación en la misma semana

Las cifras son de ejemplo. El proveedor de carne entregó la orden de compra «OC #48» por US$ 1.450 y factura en bolívares a su propia tasa, Bs. 812 por dólar, mientras la del sistema es Bs. 800. El restaurante tiene activa la Tasa propia en compras y gastos.

1. Lunes. El encargado solicita un primer pago de US$ 900 en bolívares con la tasa de la factura: Bs. 730.800. Queda «OP #31 · Por aprobar».
2. Lunes en la tarde. El dueño la revisa desde su teléfono, elige la cuenta en bolívares del negocio en Pagado desde (opcional) y aprueba.
3. Martes. El encargado hace la transferencia y la registra con Registrar pago: Bs. 730.800. La orden de pago pasa a Pagada y la OC queda en Pago parcial, con US$ 550 por pagar.
4. Miércoles. El encargado pide el resto con Solicitar saldo completo y la solicitud sale por US$ 550, lo que queda de la OC. Mientras la OP #31 estaba abierta, el sistema no le habría dejado pedir de nuevo lo ya solicitado.

La misma semana, la campana extractora falla. El encargado crea una Nueva orden de pago: categoría mantenimiento, concepto «Reparación de la campana», US$ 180, con fecha límite el viernes. El dueño la rechaza con el motivo «pide otro presupuesto». El jueves llega un presupuesto de US$ 150 y el encargado usa Volver a solicitar, que trae los datos de antes para corregir el monto.

Nada de esto pasó por un chat, y cada paso tiene fecha, monto y responsable.

Lo que ve cada quien

• En el menú. La entrada Órdenes de pago la ven Encargado, Admin y Propietario mientras el interruptor esté activo o queden órdenes abiertas. Su número indica, al Admin, cuántas hay por aprobar; al Encargado, sus aprobadas sin pagar.
• En la campana. El Admin ve Órdenes de pago por aprobar; el Encargado, Tus órdenes de pago, con las aprobadas y las rechazadas.
• En la página. Los filtros Por aprobar, Por pagar, Pagadas, Rechazadas, Canceladas y Todas, más tipo, proveedor y, para el Admin, solicitante.
• En Gastos. En la pestaña Por pagar, una cuenta con orden abierta muestra «OP #n · Por aprobar» u «OP #n · Aprobada».

Activarlo y qué cambia para el equipo

Un Admin o el Propietario enciende Aprobación de pagos (órdenes de pago) en Configuración, sección Equipo y permisos. Es una función del plan Pro; si tu plan no la incluye, el interruptor aparece con candado y un enlace para ver los planes. Puedes ver precios.

Desde ese momento:

• Los Encargados solicitan en lugar de pagar, en órdenes de compra, deudas y gastos nuevos.
• Admin y Propietario siguen pagando directo, sin aprobación.
• El Almacenista no paga ni solicita: es una regla fija de su rol.
• Una orden pendiente o aprobada sin pagar se puede cerrar con Cancelar solicitud (la propia) o Cancelar (el Admin), y se confirma con Cancelar orden.

Si apagas el interruptor con órdenes abiertas, el sistema pide confirmar con Desactivar: esas órdenes siguen hasta que se paguen, se rechacen o se cancelen, y los Encargados vuelven a pagar directo. Quién puede hacer qué en cada rol está en roles y permisos.

Los errores que el sistema te ataja

• Pagar sin aprobación. «Este restaurante exige una orden de pago aprobada…»: el Encargado debe usar Solicitar pago.
• Pedir dos veces lo mismo. «Ya hay órdenes de pago abiertas por…»: solo se puede pedir lo que queda del saldo.
• Aprobar más de lo que se debe. «El monto solicitado supera el saldo disponible…»: la cuenta ya se pagó en parte, así que se rechaza y se pide de nuevo.
• Pagar algo que ya se pagó por otro lado. «La cuenta ya no está pendiente: cancela esta orden.»
• Un registro que quedó a medias. Si sale Pago no confirmado, Reintentar lo completa.

Aprobar por WhatsApp contra órdenes de pago

Las órdenes de pago se apoyan en el resto del módulo de compras: cómo se crea y se recibe una OC está en proveedores y órdenes de compra, y las buenas prácticas para trabajar con proveedores, en cómo hacer una orden de compra a proveedores. Para el contexto de las tasas en bolívares, revisa tasa BCV automática.