Cuentas por pagar a proveedores en un restaurante: cómo no atrasarte

Un restaurante pequeño en Chitré trabaja con cinco o seis proveedores: carne, verduras, mariscos, gas, bebidas. Digamos que casi todos le dan crédito de 8 a 15 días. Eso es una ventaja hasta el día en que el proveedor de carne te dice que no te despacha el sábado porque tienes dos facturas vencidas. Ese día no faltaba dinero: faltaba saber qué se debía y cuándo.

Esta guía trata de eso: ver lo que debes ordenado por vencimiento, pagar en una ronda semanal en vez de cuando alguien llama, y dejar cada pago con su comprobante.

En Panamá el balboa (B/.) vale lo mismo que el dólar y circulan billetes de dólar: Andes Cocina trabaja en US$.

Qué es una cuenta por pagar y por qué se descontrola

Una cuenta por pagar es todo lo que ya recibiste y todavía no pagaste: la mercancía de una orden de compra, la factura del gas, el servicio del técnico. En un restaurante se descontrola por tres razones:

• Las facturas viven en varios lugares: una carpeta, el WhatsApp del encargado, la memoria del dueño.
• Cada proveedor tiene sus días de crédito, y nadie los lleva.
• Los pagos se hacen cuando el proveedor llama, no según lo que vence primero.

El resultado es pagar tarde a quien más importa y pronto a quien insiste más.

Una sola lista, ordenada por vencimiento

En Andes Cocina, la pestaña Por pagar de Gastos junta las deudas que anotaste y las órdenes de compra enviadas o recibidas sin pagar. Las ordena en cuatro grupos:

• Vencidas, en rojo.
• Próximos 7 días.
• Más adelante.
• Sin fecha.

En Agrupar: puedes tocar Categoría para separarlas (el sistema recuerda lo que elegiste), y arriba de la lista Por pagar por categoría dice cuánto debes en cada una. Una orden de compra se identifica por su número («OC #12»), y el buscador encuentra por concepto, proveedor o número.

Las deudas que no vienen de una orden de compra (el gas, un servicio) se anotan con Registrar › Deuda por pagar, con su Fecha límite, o desde la ficha del proveedor con Registrar deuda. Lo importante es que todo lo que debes esté en la misma lista.

La antigüedad de saldos de tus proveedores

La segunda vista está en Órdenes de compra. La tarjeta Resumen financiero tiene dos partes: En el período (Comprado y Pagado) y Saldo actual, que es lo que debes hoy sin importar el período, con Por pagar y Vencido. Debajo, Por proveedor muestra lo comprado, pagado y por pagar de cada uno.

Una orden queda vencida al pasar los días de crédito del proveedor desde que la recibiste. Por eso conviene cargarle a cada proveedor sus días de crédito: sin ellos, el sistema usa la fecha de entrega esperada.

Un ejemplo ilustrativo de un restaurante de Chitré un viernes por la mañana, armado con lo que muestran Por pagar y Por proveedor:

La tabla dice cosas que una carpeta de facturas no dice. Hay US$ 2.060 vencidos, repartidos entre dos proveedores. La carne es la cuenta más delicada: tiene deuda vencida y otra que vence esta semana. Y el gas no tiene fecha, lo cual es un error de registro: abre la deuda y ponle la fecha.

La ronda de pagos semanal

La disciplina más útil es pagar un solo día por semana, siempre el mismo, con una regla fija: primero lo vencido, después lo que vence en los próximos 7 días por orden de fecha.

Siguiendo el ejemplo, el dueño tiene US$ 3.500 disponibles ese viernes después de conciliar el banco:

1. Carnes, US$ 2.200. Tiene dos cuentas: la vencida y la de esta semana. Al pagar la primera, el sistema avisa que el proveedor tiene otra cuenta por pagar: toca Pagar juntas. Una sola transferencia, un solo comprobante y un solo débito en la cuenta.
2. Mariscos, US$ 720. Lo vencido. La orden de US$ 950 vence más adelante y espera.
3. Verduras, US$ 410. Vence el martes que viene.

Total: US$ 3.330. Quedan US$ 170, que no alcanzan para la factura de bebidas de US$ 1.230 que vence el domingo. Esa decisión se toma hoy, no el domingo: llamar al proveedor para pagar el lunes, o hacer un abono. Con Pagar juntas también puedes pagar menos del total: el monto se aplica primero a la que vence antes y la última que alcanza queda con un abono.

Si el dinero de la semana no alcanza nunca, el problema no es de cuentas por pagar sino de flujo: mira flujo de caja de un restaurante en Panamá.

Pagar bien: abonos, comprobantes y anulaciones

Cada pago se registra igual: tocas Pagar o Registrar pago, eliges Moneda, Monto (o Pagar saldo completo) y Método, y si salió de una cuenta de bancos, Pagado desde (opcional). Tocas Confirmar pago. Detalles que evitan problemas:

• Abonos. Se puede pagar por partes. La fila muestra lo pagado y, al tocar «2 abonos», cada uno con Ver comprobante.
• Detalle de la deuda. Al tocar una deuda se abre Detalle de la deuda: lo que falta, cuándo vence, los días de crédito y los Datos para pagarle (banco, cuenta y titular, con botón para copiar). Para completar avisa lo que falta, como la fecha límite o los datos bancarios del proveedor.
• Comprobante. En el detalle del pago, Imprimir comprobante saca una hoja con número, monto en letras y las firmas de Entregado por y de quien recibe. Útil cuando pagas en efectivo al repartidor del proveedor.
• Errores. Si registraste un abono equivocado, Eliminar abono devuelve la deuda a lo que debía y, si se descontó de una cuenta, devuelve el monto con un ajuste. Un pago de orden de compra o de varias cuentas se deshace con Anular pago, solo el Admin.

Un límite que conviene saber: Yappy, el POS del banco y las transferencias ACH todavía no tienen un método propio en Andes Cocina. El pago queda registrado con su monto, su cuenta de origen y su comprobante, pero el método no se puede etiquetar como Yappy o ACH.

Cuando el proveedor también te debe a ti

No todo es pagar. Dos casos bajan lo que debes sin mover dinero:

• Saldo a favor. Si el proveedor te emitió una nota de crédito por una devolución o un descuento, lo que sobra queda como Saldo a favor en su ficha, y la próxima vez pagas con Usar saldo a favor. Cómo pedir esa nota está en notas de crédito y devoluciones a proveedores.
• Crédito cruzado. Si el proveedor consume fiado en tu local, Usar crédito cruza esa cuenta por cobrar como pago.

Que nadie pague sin revisar

Si el que paga no eres tú, combina esta rutina con la aprobación de pagos: el encargado prepara la ronda del viernes como solicitudes y tú las apruebas desde el teléfono. Y si las facturas no coinciden con lo que llegó, el problema empieza antes, en la orden de compra y la recepción. Todo el módulo se describe en proveedores y compras.