Control de gastos y cuentas bancarias para restaurantes en Venezuela

¿A dónde se va el dinero de tu restaurante?

En un restaurante venezolano el dinero vive en varios sitios a la vez: una cuenta en bolívares donde caen el pago móvil y el punto, un Zelle, el efectivo en dólares de la caja fuerte. Y sale por todos lados: el proveedor de carne que factura a su propia tasa, el alquiler en dólares, la quincena del personal, el hielo que se pagó con la gaveta.

Si esas salidas no se anotan, la ganancia que ves en cualquier reporte está inflada: las ventas están completas y los gastos no. Gastos y Bancos existen para que cada pago quede registrado con su origen, y para que el saldo de cada cuenta se parezca al del estado de cuenta.

Gastos: lo que pagaste, lo que debes y lo que se repite

Gastos tiene cuatro pestañas: Por pagar, con las deudas y órdenes de compra pendientes; Pagos, con lo que ya salió; Calendario, con lo que vence cada día; y Fijos, con el alquiler, la nómina y todo lo que se repite. Solo el Admin y el Propietario entran: no se le puede dar a otros roles.

Registrar un gasto pagado

1. Toca Nuevo gasto.
2. Elige la categoría (con + Nueva categoría… creas una) y, si la pide, el proveedor o el empleado.
3. Revisa la fecha y, si quieres, pon un Título para agrupar gastos del mismo concepto, como «Alquiler local».
4. Escribe la Descripción, la moneda y el monto. Fuera de dólares verás el equivalente.
5. Si el dinero salió de una cuenta de Bancos, elígela en Pagado desde (opcional) y se descuenta de su saldo. Sin cuenta (no descontar) solo lo registra.
6. Toca Crear gasto.

Un gasto en bolívares se convierte con la tasa del sistema, que ves debajo del monto, y conserva esa tasa si lo editas después.

Lo que se paga con la gaveta

El hielo, el gas o el mandado del día suelen salir de la caja. El cajero lo registra en Caja con Registrar transacción, elige Retiro y marca Registrar como gasto. Si el retiro ya estaba hecho, el botón Registrar gasto de su fila lo vincula con Vincular gasto, incluso en cajas cerradas. En Finanzas los gastos se separan en Desde caja, Desde banco y Sin asignar. El detalle del turno está en caja y cuadre.

Deudas y órdenes de compra por pagar

Lo que todavía no pagas se anota con Nueva deuda: categoría, descripción, fecha límite, moneda y monto. En Por pagar se ordena todo por vencimiento: Vencidas en rojo, Próximos 7 días, Más adelante y Sin fecha. Las órdenes de compra enviadas o recibidas sin pagar aparecen ahí mismo, con su número («OC #12»), y el resumen Por pagar por categoría te dice cuánto debes en cada rubro.

Al tocar una deuda se abre su detalle: lo que falta, cuándo vence, a quién se le debe con su RIF y sus días de crédito, y sus Datos para pagarle, con banco, cuenta, titular y pago móvil, cada uno con su botón para copiar. Ahí mismo puedes subir la foto de la factura en Factura o recibo.

Para pagar eliges Moneda, Monto o Pagar saldo completo, el Método y la cuenta en Pagado desde (opcional), y tocas Confirmar pago. Se puede abonar por partes, y cada abono queda como gasto en Pagos con su comprobante. El circuito completo de pedidos a proveedores está en proveedores y compras.

Gastos fijos y calendario de pagos

Con Nuevo gasto fijo defines categoría, descripción, Frecuencia (de semanal a anual), Primer vencimiento, moneda y monto. Cada vencimiento crea solo su deuda en Por pagar, 7 días antes. Si un mes no aplica, Pausar lo detiene y Reanudar lo retoma.

El Calendario pinta el mes: deudas en rojo si vencieron, ámbar si están por pagar y verde si ya se pagaron; órdenes de compra por fecha de entrega; y gastos fijos Proyectado en violeta. Al tocar un día puedes Pagar o Ver regla.

Comprobantes, filtros y Excel

Cada pago tiene su Detalle del pago, con lo que saldó, el método, la cuenta o caja de origen y quién lo registró. Imprimir comprobante lo saca con su número, el monto en letras y las firmas de Entregado por y de quien recibe; al imprimir puedes elegir «Guardar como PDF».

En Pagos filtras por período, categoría, origen, título, proveedor o cuenta, y Exportar baja un Excel con los pagos filtrados, lo por pagar y los gastos fijos.

Bancos: el saldo de cada cuenta, en su moneda

En Bancos registras dónde vive el dinero: un banco, un Zelle o la caja fuerte. Con Nueva cuenta escribes el nombre y eliges la moneda, que después no se puede cambiar; opcionalmente agregas banco, titular, número de cuenta y Saldo inicial (opcional).

Un campo vale oro: Métodos de pago que caen en esta cuenta (opcional). Si marcas que el pago móvil y el punto caen en tu cuenta en bolívares, al cerrar la caja el sistema sugiere depositar ahí lo contado en esos métodos.

• Cada cuenta muestra su saldo en su moneda, con el aproximado en dólares, y Saldo total (a tasa actual) suma todo con subtotal por moneda.
• Movimiento registra un Depósito o un Retiro con su nota, y el Historial guarda cada uno con fecha y responsable.
• Transferir mueve dinero entre cuentas. Si las monedas son distintas, escribes lo que Sale y lo que Entra, y ves la Tasa implícita.

Del cierre de caja al banco

Después del cierre, el Admin audita la caja con Auditar cierre, escribiendo lo que de verdad llegó a cada método. Al guardar se abre ¿A dónde va este dinero?: revisa Sugerido según los métodos vinculados y toca Depositar todo, o usa Otro depósito manual. Con Ahora no el monto queda como Sin depositar. Se deposita lo verificado en la auditoría, nunca más; el paso a paso está en cómo depositar la caja en el banco.

Bolsillos: apartar dinero sin moverlo

Un bolsillo aparta fondos de tus cuentas para un fin, como la nómina o los proveedores. Lo creas con Nuevo bolsillo, con su Presupuesto (opcional) y su Período (Sin período, Semanal, Quincenal o Mensual), y le asignas dinero con Asignar fondos. La cuenta sigue con el mismo saldo, pero muestra cuánto está apartado y cuánto queda Disponible.

Con Vincular asocias órdenes de compra, deudas y gastos fijos a un bolsillo: al pagarlas, el bolsillo llega elegido en Bolsillo (opcional). Crear bolsillos nuevos es del plan Pro; los existentes siguen funcionando en cualquier plan.

Ejemplo: la semana de pagos de una parrilla

Una parrilla tiene tres cuentas en Bancos: «Cuenta en bolívares», donde caen el pago móvil y el punto; «Zelle»; y «Caja fuerte», en dólares. Las tasas son de ejemplo.

• Lunes. Se audita el cierre del domingo. El depósito sugerido manda los bolívares del pago móvil y del punto a la cuenta en bolívares, y los dólares en efectivo a la caja fuerte.
• Martes. Llega la factura del proveedor de carne por Bs. 65.000, calculada a su tasa de Bs. 130 por dólar: US$ 500. Con la tasa del sistema, de Bs. 125, ese mismo monto serían US$ 520. Con el interruptor Tasa propia en compras y gastos activo, tocas Usar otra tasa, escribes Bs. 130 y el gasto cuenta US$ 500, que es lo que realmente le debes. Lo pagas desde la cuenta en bolívares.
• Miércoles. Vence el alquiler de US$ 800, un gasto fijo mensual. La deuda apareció en Por pagar una semana antes; la pagas desde Zelle e imprimes el comprobante para el arrendador.
• Viernes. La cajera paga US$ 12 de hielo con un retiro marcado como gasto.

En Finanzas, los gastos de la semana suman US$ 1.312: US$ 1.300 Desde banco y US$ 12 Desde caja. La ganancia ya los descuenta, y tú sabes de qué cuenta salió cada dólar.

Quién hace qué con el dinero

• Admin y Propietario registran gastos, pagan deudas, manejan cuentas y depositan las cajas.
• El cajero solo registra gastos de la gaveta, con retiros marcados como gasto.
• El encargado puede pagar órdenes de compra. Si activas la aprobación de pagos, en cambio, pide una orden de pago y un Admin la aprueba: lo explica la página de órdenes de pago, una función del plan Pro.
• La tasa propia de una factura solo la escriben el Encargado y el Admin.

Cuaderno de gastos o Gastos y Bancos

Lo que ves tú y lo que recibe tu contador

En Finanzas, la tarjeta Gastos cuenta lo pagado en el período y Por pagar hoy muestra lo que debes, aparte. Si hubo pagos de órdenes de compra o abonos a deudas, la tarjeta los separa en Directos, Pagos de OC y Abonos a deudas. Cómo se combinan con las ventas está en reportes y rentabilidad.

Con el plan Pro, en Venezuela el formulario del gasto trae Datos fiscales de la factura, que alimentan las compras fiscales de tu contador junto al Libro de Ventas e IGTF. Para armar tu lista de gastos recurrentes desde cero, sirve la guía de gastos fijos de un restaurante.