Cómo administrar un bar en Venezuela: horarios, equipo, pour cost y promociones

En el municipio Libertador de Caracas, la ordenanza sobre expendio de bebidas alcohólicas fija para los bares independientes un horario de 11:00 a. m. a 2:00 a. m.; las discotecas y locales con baile o espectáculos van de 8:00 p. m. a 3:00 a. m., según el recordatorio que publicó la superintendencia de recaudación municipal (SUMAR) en abril de 2026 (El Diario, 29 de abril de 2026 (se abre en otra pestaña)).

Ese es el marco. Dentro de él, administrar un bar es decidir cuántas horas abrir de verdad, quién atiende cada puesto, cuánto debe dejar cada botella y qué promociones hacer sin regalar la barra. Vamos en ese orden.

Horario: lo que permite tu municipio y lo que piden tus números

Que la ordenanza te deje vender desde las 11 de la mañana no significa que te convenga. Cada hora abierta paga personal, luz, hielo y aire acondicionado. Mira tus ventas por hora durante un mes y responde:

• ¿A qué hora entra el primer cliente que consume de verdad, no el que pide un agua?
• ¿Qué días se llena después de medianoche y cuáles se vacían a las once?
• ¿Qué horas apenas pagan al bartender?

Con esa información, muchos bares terminan con dos horarios: uno corto entre semana y uno largo de jueves a sábado. Si además vendes licores, recuerda que el permiso de expendio es municipal y aparte de la licencia de actividades económicas. En Chacao, por ejemplo, pide constancia de Bomberos y permiso sanitario con el ramo indicado (recaudos de la Alcaldía de Chacao (se abre en otra pestaña)). El resto de los trámites está en permisos para abrir un restaurante en Venezuela.

El equipo de un bar: cada puesto con un responsable

En un bar pequeño una persona hace de todo. En cuanto crece, conviene separar responsabilidades:

• Bartender: prepara, sirve y responde por las botellas abiertas de su turno.
• Ayudante de barra: hielo, vasos, reposición, limpieza. Libera al bartender en la hora pico.
• Mesoneros: toman pedidos y llevan las cuentas abiertas de sus mesas.
• Caja: cobra y cuadra. Si el bartender también cobra, que sea el único que usa esa caja en su turno.
• Seguridad o puerta, según el local y el horario.

Un turno de ejemplo para un jueves a sábado: bartender de 5:00 p. m. a 2:30 a. m., ayudante de 8:00 p. m. al cierre y mesoneros desde las 7:00 p. m. La media hora después del cierre es para contar botellas y caja, no para irse corriendo.

Las propinas en un bar son parte del sueldo real del equipo. Define desde el primer día cómo se reparten y por escrito; las fórmulas más usadas están en cómo repartir propinas.

Pour cost: la cifra que manda en la barra

El pour cost es el costo del licor que lleva un trago dividido entre lo que cobras por él. Se puede calcular por trago, por botella o para toda la barra en un mes. Es el equivalente del food cost de la cocina, y se escapa más fácil: un trago servido con mano generosa no deja rastro.

Su enemigo no es el precio del proveedor. Es la medida.

Ejemplo: la misma botella, con jigger y a ojo

Una botella de whisky de 750 mL cuesta US$ 24 y vendes el trago en US$ 6. Números de ejemplo:

En el caso de 45 mL ya dejamos fuera lo que se queda en el fondo o se derrama: 750 ÷ 45 da 16,7, y contamos 16. Si tu barra vacía 20 botellas de ese whisky al mes, servir a ojo te cuesta unos US$ 480 mensuales sin que falte un solo dólar en la caja. El dinero no se perdió en la caja: nunca entró.

La medida se controla con jigger o con dosificador en las botellas de más salida, y se verifica comparando lo que se vendió con lo que se vació. La rutina semanal de conteo está en control de bar y licores.

Happy hour con números

Entre 5 y 7 de la tarde vendes, en promedio, 40 cervezas a US$ 2. Cada cerveza te cuesta US$ 0,70 y te deja US$ 1,30: en total, US$ 52.

Si en esa franja la bajas a US$ 1,50, cada cerveza deja US$ 0,80. Para quedar igual necesitas vender 65, un 63 % más. Si el happy hour te trae 80 cervezas, la franja deja US$ 64 solo en cerveza. Si además esos clientes piden 10 raciones de tequeños a US$ 8, con un costo de US$ 3 cada una, suman US$ 50 más.

El happy hour funciona cuando llena horas muertas y los clientes se quedan después, a precio normal. No funciona cuando la gente que igual iba a venir paga menos por lo mismo.

Promociones que sí convienen en un bar

• Por franja horaria, en las horas que hoy están vacías.
• Combos de bebida con pasapalos, porque la comida suele dejar más que la cerveza en promoción.
• Por evento: partidos, música en vivo, fechas especiales. Calcula el costo del evento (músicos, sonido, pantalla) y cuántas consumiciones extra necesitas para pagarlo.
• Con fecha de fin y medidas aparte, para saber cuántas se vendieron y qué dejaron.

Errores comunes al administrar un bar

• Abrir todas las horas permitidas sin mirar cuáles pagan el turno.
• Servir sin medida y buscar el faltante en la caja en vez de en la barra.
• Cortesías sin anotar. La ronda que «invita la casa» es un gasto real.
• Varias personas en la misma caja durante una noche larga.
• Contar botellas una vez al mes, cuando ya no hay forma de saber qué noche se perdió el licor.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

• Cada trago descuenta su medida. La botella se crea con su equivalencia en mL, y la receta de cada trago dice cuánto lleva (inventario y recetas). Los derrames se anotan con Registrar merma y el conteo físico con Registrar ajuste.
• Quién hizo qué. Con Perfiles de mesonero, cada persona entra con su PIN, y Anulaciones en Finanzas muestra quién canceló qué.
• Invitaciones a la vista. Las cortesías tienen su reporte, con motivo y quién la aplicó.
• Cierre y propinas. El cierre ciego hace que quien cobró cuente sin ver lo esperado, y Liquidar registra lo que pagas de propina a cada uno.
• Promos medibles. Una promoción de happy hour puede ser un plato propio, con su precio y su receta, para ver en Horas pico cuánto vendió esa franja.

Las cuentas abiertas, el pago entre varios y el conteo de la barra al cierre, paso a paso, están en el sistema para bares.