Control de inventario de bar: cómo medir botellas, tragos y pérdidas en la barra

Un bar abre con 6 botellas de ron empezadas y cierra la semana con la sensación de que el ron "se evapora". Se vendieron muchas cuba libres, pero en la caja no aparece todo lo que salió del depósito. Nadie roba a propósito, dice el encargado. Tal vez. También es posible que cada trago lleve 55 mL en lugar de 45.

En la barra, la diferencia entre ganar y perder está en mililitros. Esta guía te enseña a ponerle precio a cada trago, a contar botellas abiertas sin adivinar y a comparar lo vendido con lo consumido.

Paso 1: el costo de cada trago

Todo empieza por llevar la botella a mililitros. Con precios de ejemplo:

• Botella de ron de 750 mL a US$ 14,00: US$ 14,00 ÷ 750 = US$ 0,0187 por mL.
• Trago de 45 mL: 45 × US$ 0,0187 = US$ 0,84.

Para un trago preparado, suma cada componente:

Si la vendes en US$ 5,00, el costo de la bebida es 1,14 ÷ 5,00 = 22,8 %. Es el mismo razonamiento de una ficha técnica, solo que en mililitros.

Paso 2: cuánto cuesta servir "a ojo"

Una botella de 750 mL da 16,7 tragos de 45 mL. Si el bartender sirve sin medidor y le pone 55 mL, la botella rinde 13,6 tragos.

• Se pierden unos 3 tragos por botella: US$ 15 de ventas que no entran a caja.
• El trago pasa a costar US$ 1,03 de ron y la cuba libre, US$ 1,33: el costo sube a 26,6 %.

Con 12 botellas de ron a la semana, son unos US$ 180 de ventas perdidas cada semana. Un medidor cuesta menos que una noche de eso.

Paso 3: contar botellas abiertas sin adivinar

Hay dos métodos:

• Por décimas: miras la botella y anotas 0,3, 0,5 o 0,8. Es rápido, pero cada persona ve distinto y las botellas no son cilindros perfectos.
• Por peso: es el más preciso y no depende del ojo.

Cómo pesar:

1. Pesa una botella llena y una vacía de cada marca, una sola vez. Anótalo en una tabla.
2. Al cierre, pesa cada botella abierta.
3. Calcula: mL = (peso actual − peso vacía) ÷ (peso llena − peso vacía) × 750.

Ejemplo: llena 1.210 g, vacía 490 g, abierta 850 g. (850 − 490) ÷ (1.210 − 490) × 750 = 360 ÷ 720 × 750 = 375 mL, media botella.

Paso 4: lo vendido contra lo consumido

Una semana de ron, contada por botellas:

Y lo que dice la caja:

Faltan 300 mL, el 3,5 % de lo consumido: casi siete tragos. En costo son US$ 5,60; en ventas que no se cobraron, unos US$ 33. Una semana no es un drama. Cincuenta semanas, sí.

Cervezas y refrescos: lo que se cuenta por unidad

Lo que se vende cerrado parece fácil de controlar y por eso se descuida. Una cerveza que sale de la cava sin pasar por la caja no deja rastro en ninguna botella abierta. El control es el mismo de los licores, pero en unidades: inventario inicial más compras menos inventario final, contra las unidades vendidas en el turno.

Cuenta también la cava de la barra, no solo el depósito, y haz el conteo con la cava cerrada, antes de abrir o después del último pedido. Si trabajas con envases retornables y tu proveedor te cobra los que faltan, los vacíos también son inventario.

Dónde se va el licor

• Sobre-servido: tragos más cargados que la receta, a veces para ganarse la propina.
• Cortesías sin registrar: "invita la casa" de palabra, sin que quede escrito quién ni por qué.
• Tragos servidos y no cobrados, o cobrados como sencillos siendo dobles.
• Derrames y roturas que nadie anota.
• Botellas ajenas: licor que entra de afuera y se vende en tu barra, lo que hace que tu inventario "cuadre" mientras la plata va a otro bolsillo.

Controles que funcionan en la barra

1. Medidor o pico dosificador en cada botella de uso frecuente.
2. Receta por trago con mililitros exactos, a la vista del bartender.
3. Botella vacía por botella llena: del depósito solo sale una botella nueva si se entrega la vacía.
4. Una sola botella abierta por marca en la barra.
5. Conteo diario de lo caro al cierre, por peso. El método general de conteo está en la guía de inventario físico.
6. Toda cortesía registrada, con motivo y quién la dio.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

• Botellas y mililitros. Al crear o editar un producto le pones su equivalencia (1 unidad = 750 mL). Así ajustas, mueves y registras mermas en mL o L, y ves el stock en botellas y en litros.
• Receta del trago. En el menú, la cuba libre lleva su receta: el ron como fracción de botella (45 mL son 0,06) y el refresco. Cada trago vendido descuenta su receta del inventario de Cocina, que es de donde salen las ventas.
• Depósito y barra. Las botellas cerradas pueden vivir en un almacén y pasar a Cocina con Mover productos cuando se reponen; cada traslado queda en Historial de traslados.
• Derrames. Registrar merma en mL con el motivo Caído / derramado: 60 mL descuentan 0,08 de botella. Ver cómo registrar una merma.
• Cortesías. Al cobrar, Cortesía (invitación) con su motivo. El reporte de Cortesías muestra quién invitó y qué se regaló. Más en cortesías.
• Conteo al cierre (plan Pro). En Tareas, una lista de conteo «Barra al cierre» programada a diario; Ver conteo muestra Contado, Sistema y Diferencia. Ver tareas y checklists.

Si tu negocio es un bar, mira también el sistema para bares.