Control de cortesías: lo que invita la casa, con motivo y responsable

Lo que invita la casa también cuesta

La cortesía es parte del oficio: el postre para el cumpleañero, el trago para calmar una queja, la ronda para el cliente de siempre. Bien usada, fideliza. El problema empieza cuando nadie la cuenta. Un plato que sale de la cocina sin cobro se parece mucho a uno que se regaló sin permiso, y al final del mes ambos son inventario que se fue sin dinero a cambio.

Sin registro, tampoco sabes si estás siendo generoso o perdiendo plata. ¿Cuánto invitaste este mes? ¿Quién invita más? ¿Por qué motivo? Son preguntas que en papel no tienen respuesta y que en un sistema se contestan con un filtro.

Cómo se da una cortesía en Andes Cocina

La cortesía se registra en el cobro del pedido, como un método de pago:

1. Abre el cobro del pedido, en la pestaña Pago.
2. En Método de pago elige Cortesía (invitación).
3. Escribe el Motivo (opcional): invitación de la casa, queja, personal…
4. Toca Marcar como cortesía. Se salda todo lo pendiente: no se cobra ni entra a caja.

Puede hacerlo quien tenga Pedidos › Editar y acceso a cobrar, que por defecto son Cajero, Encargado y Admin. El mesonero no ve el cobro, así que no puede invitar por su cuenta. La cortesía necesita internet y no aparece en la pantalla Cajero: allí envías el pedido sin cobrar y lo marcas como cortesía desde Caja.

Aunque el motivo es opcional, conviene exigirlo como regla de la casa. Un reporte lleno de cortesías sin motivo dice cuánto se regaló, pero no por qué.

Cortesía, descuento, no cobrar o saldar: cuál usar

No todo lo que se deja de cobrar es una cortesía. Andes Cocina tiene una herramienta para cada situación, y usar la correcta mantiene limpios los reportes:

La cortesía es la única de la lista que salda el pedido completo sin dinero y queda en su propio reporte con motivo y responsable.

Ejemplo: un mes de cortesías en números

Una parrilla revisa a fin de mes la pantalla Cortesías, que abre en Este mes. Los montos son un ejemplo:

• Total en cortesías: US$ 186.
• Órdenes invitadas: 23.
• Por usuario: el encargado invitó US$ 120 en 15 órdenes, la cajera US$ 48 en 6 y el perfil «Luis (Barra)» US$ 18 en 2.

El Excel de Exportar separa el mismo total por motivo: US$ 92 en invitaciones de la casa (cumpleaños y clientes frecuentes), US$ 64 por quejas y US$ 30 de comida del personal. La hoja «Productos» dice qué se regaló y cuántas unidades: postres, refrescos, algunas parrillas completas.

Ahora la lectura. Los US$ 186 están a precio de venta. Si tu costo de receta promedio fuera del 35 % (otro ejemplo), lo que de verdad te costó el mes es cerca de US$ 65. Los US$ 64 por quejas no son generosidad: son una pista sobre la cocina o el servicio que conviene revisar. Y los US$ 30 de comida del personal estarían mejor registrados con Descuento empleado, para no mezclarlos con las invitaciones.

Por qué una cortesía no descuadra la caja

La cortesía no entra a la caja, así que no suma al esperado: el cierre no muestra un faltante por un postre invitado. En la caja la ves aparte, en el recuadro Cortesías, créditos y descuentos, que suma lo invitado y lo fiado en el turno. Con el cierre ciego activo, el cajero lo sigue viendo con el nombre Cortesías y créditos.

En el detalle de una caja cerrada, el Excel tiene una hoja «Cortesías» con cada cortesía: hora, pedido, motivo, productos, quién la dio y monto. Cómo se cierra un turno con cortesías y fiados está en caja y cuadre; si lo que buscas es registrar una deuda y no una invitación, mira fiado y créditos.

Ojo con el inventario: una cortesía no evita el descuento automático. Si el plato tiene receta, sus ingredientes se restan de Cocina cuando se prepara, como en cualquier venta. La cortesía es justamente lo que explica esa salida de inventario sin cobro, algo que se nota en la rentabilidad por plato y en el inventario por recetas.

El reporte de Cortesías, por dentro

La pantalla Cortesías la ven, por defecto, Cajero, Encargado y Admin. Trae:

• Total en cortesías y Órdenes invitadas del período.
• Por usuario: quién invitó y cuánto.
• La lista de cortesías, cada una con Cliente, Motivo y Aplicada por.
• Un buscador por pedido, cliente, motivo o persona, y el botón Exportar.

El Excel trae, además del resumen y la lista con los productos de cada orden, las hojas «Por motivo» y «Productos»: qué se regaló, cuántas unidades y su valor a precio de venta.

En tablets compartidas, con perfiles de mesonero activos, Aplicada por dice qué perfil dio la cortesía y en qué cuenta, como «Ana (Caja)», y cada perfil tiene su propia fila en Por usuario.

Reglas sanas para invitar

• Define quién puede invitar y hasta dónde. El sistema registra quién invitó y por qué; los límites los pones tú con reglas claras para el equipo.
• Pide siempre el motivo. Con motivo, el reporte se convierte en información sobre quejas, clientes frecuentes y celebraciones.
• Revisa el reporte cada semana. Un patrón, como la misma persona, los mismos productos o el mismo horario, merece una conversación, no una acusación.
• Cruza con las anulaciones. El informe de Anulaciones muestra pedidos cancelados, ítems anulados y pagos anulados, con quién y cuándo. En el plan Pro, la auditoría del restaurante incluye las cortesías entre los eventos de pedido de su bitácora.

Las cortesías y los créditos están incluidos desde el plan Básico. Para el paso a paso que tu equipo puede consultar en el momento, comparte cómo registrar una cortesía sin descuadrar la caja.