Sistema para bares: cuentas abiertas, control de botellas y cierre sin sorpresas

En un bar la venta no termina cuando se sirve. Una mesa abre a las nueve con un tobo de cervezas, después pide tequeños, después dos tragos más, y a la una de la mañana quiere pagar entre cuatro: uno en efectivo, otro por pago móvil, otro con Zelle y el último «lo que falte».

Mientras tanto, la botella de ron que se abrió a las diez ya está vacía, y nadie sabe si se vendieron doce tragos o nueve.

Un sistema para bares tiene que resolver tres cosas: la cuenta que crece durante horas, la botella que se vende por tragos y el cierre de un turno largo. Esta guía las toma una por una.

La cuenta abierta, de la primera ronda al último trago

La primera ronda se toma en Mesas o en Mesero: tocas la mesa, eliges lo que piden y lo envías. Las siguientes van a la misma cuenta con + Agregar en su tarjeta. En la barra sale un ticket AGREGADO solo con lo nuevo, así que nadie sirve dos veces la misma ronda.

Para quien bebe en la barra sin mesa, Número de mesa personalizado te deja escribir un identificador como «Barra» o «B3».

Si varios mesoneros atienden la misma zona, Una sola orden por mesa evita que alguien abra una cuenta paralela: con la mesa ya abierta, el botón pasa a «Agregar a orden #N».

La tasa es otro detalle que descuadra las cuentas largas. Con Congelar la tasa por pedido, que viene activado, la cuenta guarda la tasa del momento en que se abrió y todas las rondas se cobran con esa tasa. Si la del día cambió y todavía no hay pagos, Actualizar a tasa de hoy la pone al día.

Cuando la mesa pide la cuenta, imprimes el recibo desde el ícono de impresora y la mesa se pone amarilla, Por cobrar, en el mapa. Con Propina sugerida activa, ese recibo muestra el porcentaje sugerido (viene en 10 %) como opcional. Todo lo que muestra el mapa está en gestión de mesas.

Cuatro amigos, cuatro formas de pagar

La mesa del principio suma US$ 48: dos tobos de US$ 15, una ración de tequeños de US$ 8 y dos tragos de US$ 5. Con una tasa de ejemplo de Bs. 40 por dólar, hay dos caminos:

• Pagos parciales sobre la misma cuenta. En Monto a pagar dejas US$ 12 y registras el efectivo; la ventana queda abierta con el nuevo Restante. El segundo paga Bs. 480 por pago móvil, el tercero US$ 12 con Zelle y el cuarto, lo que queda.
• Cada quien lo suyo. Cobrar solo una parte te deja marcar los productos de cada persona en ¿Qué paga esta persona?; lo demás pasa a una cuenta nueva de la misma mesa.

Gestionar cuentas separa, mueve o combina cuentas en cualquier momento, y cada una puede llevar un nombre («Juan», «los de la ventana»). Lo explicamos con más casos en dividir la cuenta.

Cada trago descuenta lo que lleva

En Inventario creas cada licor con su unidad de compra, la botella, y le pones la equivalencia, por ejemplo 1 unidad = 750 mL. En ajustes, traslados y mermas puedes escribir la cantidad en mL o en L y el sistema la convierte. En la receta de cada trago anotas lo que gasta: 60 mL de ron son 0,08 de una botella de 750 mL.

Con precios de compra de ejemplo:

A US$ 5, los ingredientes son el 26 % del precio. La cerveza es más simple: la unidad es la botella, y un tobo de diez lleva en su receta diez cervezas.

El control está en comparar. Si al cierre la botella de ron está vacía pero el sistema dice que quedan 0,24 unidades, faltan tres tragos: US$ 2,88 de ron servido sin cobrar, medido con mano generosa o derramado sin anotar. Cómo funcionan las recetas en detalle, en inventario y recetas.

Derrames y la ronda que invita la casa

Lo que se cae también se anota. En Registrar merma eliges el producto, escribes 60 mL y el motivo Caído / derramado: se descuenta sin cobrarse. El bartender lo puede hacer desde la pantalla de cocina con el botón Merma.

Las invitaciones tienen dos formas, según el tamaño:

• Un trago dentro de una cuenta. Un Encargado o Admin, en la pestaña Ítems del cobro, toca el ícono de prohibido del trago, elige el motivo y toca No cobrar.
• La cuenta completa. En Método de pago se elige Cortesía (invitación), con su motivo. Salda lo pendiente sin entrar a caja.

Los ítems sin cobrar aparecen en Órdenes de la caja, en Con problemas. Las cortesías tienen su propio reporte, Cortesías, con el total del período, el motivo de cada una y quién la aplicó: a fin de mes sabes cuánto invitó la casa y por qué.

El conteo de la barra al cierre

Con el plan Pro, en Tareas › Listas de conteo creas una Nueva lista llamada «Barra al cierre» con las botellas que quieres vigilar, y Programar la convierte en una tarea Diaria para el bartender. Al día siguiente, Ver conteo muestra para cada botella lo Contado, lo que decía el Sistema y la Diferencia; Aplicar ajuste corrige el inventario con el motivo «Conteo físico». Lo explicamos en tareas y checklists.

Sin plan Pro haces lo mismo con Registrar ajuste y el motivo Conteo físico, escribiendo la diferencia entre lo contado y lo disponible. Para armar la rutina completa de inventario de licores, lee la guía de control de bar y licores.

Quién cobró y quién anuló

En un turno largo la tablet de la barra pasa por muchas manos. Con Perfiles de mesonero, cada persona toca su perfil en ¿Quién está atendiendo? y entra con su PIN: cada orden, cobro, cortesía o anulación queda a su nombre.

En Finanzas, Anulaciones lista pedidos cancelados, ítems anulados y pagos anulados, con quién y por qué; el filtro Solo después de servir muestra lo que se anuló cuando ya estaba en la mesa. Una señal ahí significa «mira estas filas», no una acusación.

Y para el cierre, el cierre ciego de caja hace que el cajero cuente el efectivo sin ver cuánto debería haber.

Barra y cocina de pasapalos

Si el bar también cocina, las estaciones de impresión del plan Pro mandan los tequeños a la impresora de la cocina y los tragos a la de la barra. En la pantalla de cocina, el selector Todas las estaciones deja cada tablet con lo suyo.

Equipos para un bar

• Barra: una tablet con Mesas y una impresora térmica de 80 mm para tragos y recibos.
• Salón: el celular de cada mesonero con Mesero.
• Cocina (si la hay): otra impresora o una tablet con la pantalla de cocina.
• Red: con el bridge de impresión en una PC del local, las impresoras WiFi siguen imprimiendo aunque se caiga el internet.

Para horarios, personal y promociones, sigue con la guía de cómo administrar un bar.