Control de inventario de un restaurante en Panamá: real contra teórico

Viernes, once de la noche, en un restaurante de comida típica de Bella Vista. El encargado cuenta el queso blanco de la cámara y le da una cifra que no le cuadra con lo que se vendió en la semana. No sabe si el problema está en la receta, en la cocina o en la puerta de atrás. Esta guía explica cómo pasar de esa sospecha a un número.

Qué es controlar el inventario en un restaurante (y qué no es)

Controlar el inventario no es saber cuánto hay. Es saber cuánto debió gastarse según lo que vendiste y compararlo con lo que de verdad se gastó. A lo primero se le llama consumo teórico; a lo segundo, consumo real. La distancia entre los dos es la plata que se va sin que nadie la anote.

Para tener esas dos cifras necesitas cuatro piezas que trabajen juntas:

1. Saber dónde está cada producto (cocina o almacén).
2. Recetas que descuenten los ingredientes cada vez que sale un plato.
3. Conteos físicos hechos siempre igual.
4. Un reporte que ponga lado a lado lo teórico, las mermas y lo real.

Si te falta una, el resultado es una hoja de Excel que nadie cree. Si quieres repasar el concepto, lee qué es un inventario físico.

Cocina y almacenes: separar lo que se usa de lo que se guarda

En Andes Cocina, Cocina es el inventario principal: de ahí salen las ventas. Los almacenes guardan mercancía aparte (la bodega de secos, el congelador grande del fondo) y lo que está ahí no se descuenta hasta que lo mueves.

• En Almacenes tocas Nuevo almacén, le pones nombre y Crear.
• Para pasar mercancía, Mover productos: eliges Desde y Hacia, agregas productos y cantidades y confirmas. Es todo o nada: si falta stock en el origen, no se mueve ninguna línea, y cada traslado queda en Historial de traslados.
• En el detalle de cada almacén, Imprimir reporte te da existencia inicial, entradas, salidas y existencia final del período.

Esta separación evita el error más común de los conteos: contar la bodega y la cocina juntas y comparar contra un sistema que solo mira una de las dos.

Recetas: el descuento automático que crea el consumo teórico

Sin receta no hay teórico. En el plato, sección Inventario y receta, marcas Deducción automática de inventario y con Agregar ingrediente anotas cuánto gasta una porción. Si un plato lleva 120 g de queso blanco, eso es lo que escribes.

Desde ahí, cada vez que el plato pasa a Preparando, Listo o Entregado, Andes Cocina resta sus ingredientes de Cocina, una sola vez por plato. Los tamaños, extras y sabores pueden descontar su propio producto, y el envase de delivery o para llevar se configura aparte con Consume algo extra en delivery o para llevar. Lo explicamos completo en inventario y recetas.

Alertas y stock ideal: comprar antes de quedarte sin nada

El control también es no quedarte sin plátano un domingo. Con un stock mínimo, cada producto se marca Bajo al llegar a ese mínimo y Agotado en cero; las tarjetas Stock bajo y Agotados filtran la lista y la campana avisa con Alertas de stock.

El paso siguiente es Stock ideal: lo que quieres tener justo después de comprar. En Reabastecimiento, pestaña Stock ideal, escribes Calcular con 7 días de consumo, tocas Calcular y el sistema pone uso diario × días en los productos que no tenían nivel. Revisas y Guardar. Con eso, la compra sugerida deja de depender de la memoria del cocinero. Cómo se convierte eso en una orden al proveedor lo vemos en órdenes de compra y recepción en Panamá.

El conteo físico: una lista, una hoja firmada y un ajuste

Contar «todo» una vez al mes cansa y sale mal. Funciona mejor una lista corta de lo caro, contada con frecuencia.

1. En Tareas, pestaña Listas de conteo, toca Nueva lista, ponle Nombre (por ejemplo «Proteínas y quesos») y marca los Productos. Si tienes varios almacenes, eliges contra cuál se compara.
2. Programar abre una regla Diaria con esa lista: eliges hora y responsable y tocas Crear.
3. Cuando la tarea está hecha, Ver conteo muestra Contado, Sistema y Diferencia. Imprimir saca la hoja con las líneas «Contado por» y «Aprobado por» para firmarla.
4. Aplicar ajuste registra un ajuste con motivo Conteo físico por las diferencias. Se aplica una sola vez.

Si prefieres cargarlo a mano, en Ajustes usas Registrar ajuste con el motivo Conteo físico. Ojo: ese ajuste suma o resta, no fija la cantidad. Los pasos están en cómo cargar un conteo físico.

Real vs teórico con números: el queso blanco de la semana

Aquí está la parte que responde la pregunta del viernes. Tareas es del plan Pro. En la tarea de conteo hecha, Ver conteo y luego la pestaña Real vs teórico. Cada producto muestra Teórico, Mermas, Real y Diferencia, ordenados de la diferencia más grande en dólares a la más chica.

Un ejemplo ilustrativo con queso blanco, con un costo de ejemplo de US$ 8,40 por kilo:

Esos 2,5 kg son US$ 21 en una semana. Si se repiten, son unos US$ 1.092 en 52 semanas, solo en un producto. En la parte de arriba, el Encargado y el Admin ven el total Teórico, Mermas, Real y Sin explicar de todos los productos contados, y el Costo de ventas por compras: inventario inicial más compras menos inventario final, contra lo que debió costar según las recetas.

Un detalle que evita sustos: cada producto se compara con su último conteo hecho en el mismo almacén en los últimos 3 meses. El primer conteo de una lista no tiene contra qué compararse; el reporte arranca desde el segundo.

Qué hacer con un faltante o un sobrante

La diferencia no es una acusación. Es una pista, y casi siempre tiene una de estas causas:

• Faltante: la receta dice 120 g pero en la plancha se sirven 150 g; mermas que nadie anotó (el queso que se puso agrio); o pérdidas.
• Sobrante: una compra registrada que no llegó completa; una receta que pide de más; o un plato que no tiene descuento automático.

Toca el producto para ver la cuenta completa: conteo anterior, compras, traslados, ventas y producción. Si un sobrante es enorme, revisa si alguien sumó la compra a mano en Inventario en vez de recibirla con la orden de compra: esa entrada no cuenta como compra. Para el pescado y los mariscos, donde la merma pesa más, sigue con la merma de mariscos y corvina en cocina.

Cuánto vale tu inventario y qué le llevas a tu contador

En Panamá el balboa (B/.) vale lo mismo que el dólar y circulan billetes de dólar: Andes Cocina trabaja en US$.

La tarjeta Valor inventario es lo que vale Cocina (precio de compra × cantidad); lo de los almacenes aparece debajo. Ver desglose abre Desglose del valor, con los Productos que más suman y el valor Por ubicación y Por categoría. Los productos sin precio de compra no suman, así que completa esos datos primero.

Para el cierre del mes, en Herramientas tienes Exportar a Excel: eliges el período y Descargar, y sale con stock, valor, rotación, mermas, ajustes y movimientos. La Máquina del tiempo te muestra el stock de Cocina en una fecha pasada, útil cuando tu contador te pide el inventario final de un mes que ya cerró. El tratamiento contable de ese inventario lo define él: consulta a tu contador.

Cómo empezar sin volverte loco

No necesitas recetas para los 80 platos el primer día. Empieza por los diez que más vendes y por los cinco ingredientes más caros, crea una lista de conteo con esos cinco y cuéntala dos semanas seguidas. Al segundo conteo ya tienes tu primer real vs teórico. Para el panorama completo de costos, sigue con el control de costos de un restaurante en Panamá y revisa qué incluye cada plan en precios.