Glosario
¿Qué es el inventario físico en un restaurante?
El inventario físico es contar lo que de verdad hay en cocina, barra y almacén. Tipos de conteo, un ejemplo con diferencias en US$ y Bs. y cómo evitar errores.
Definición
- Inventario físico
- Conteo real, en unidades o en peso, de los productos que hay en la cocina, la barra y el almacén, para compararlo con lo que dicen los registros.
También se dice: conteo físico, toma de inventario, conteo cíclico o inventario de cierre.
El sistema dice que hay 48 paquetes de harina. ¿Cuántos hay en el estante? El inventario físico es ir a contarlos. Es la única forma de saber si los registros dicen la verdad, y la base para calcular el food cost real del mes. En Venezuela también se dice «hacer el conteo» o «tomar inventario».
Completo, cíclico o por turno
- Completo: se cuenta todo, normalmente al cierre del mes. Da el inventario final para el cálculo de costos.
- Cíclico: cada día o cada semana se cuenta una zona o un grupo: hoy la cava, mañana la barra.
- Por turno: los productos más sensibles, como licores o carnes, al entregar el turno.
Ejemplo: la harina y el queso
| Producto | Sistema | Contado | Diferencia | Costo unitario | Valor |
|---|---|---|---|---|---|
| Harina de maíz (paquete) | 48 | 44 | −4 | US$ 1,20 | −US$ 4,80 |
| Queso blanco (kg) | 12,5 | 10,0 | −2,5 | US$ 5,00 | −US$ 12,50 |
En total faltan US$ 17,30, unos Bs. 3.460 con una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar. La harina puede ser un error de registro. El queso, 2,5 kg en una semana, pide revisar porciones, mermas sin registrar y quién tiene acceso a la cava.
Errores típicos al contar
- Contar en pleno servicio, cuando el stock se mueve mientras cuentas.
- Mezclar unidades: kilos en un renglón y bultos en otro.
- Ajustar el sistema al conteo sin preguntar por qué hubo diferencia.
- Dejar que cuente solo quien maneja el almacén.
El conteo en Andes Cocina
En Ajustes registras un conteo con el motivo Conteo físico. El ajuste suma o resta, no fija la cantidad: escribes la diferencia entre lo contado y lo Disponible. Con Listas de conteo en Tareas (plan Pro), el equipo cuenta desde una tarea, y Ver conteo muestra Contado, Sistema y Diferencia antes de tocar Aplicar ajuste. Más en mermas y ajustes, en tareas y checklists y en la guía de inventario físico.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer inventario físico?
Un conteo completo al mes es lo mínimo para calcular el costo real de lo vendido. Los productos caros o que se pierden con facilidad, como licores, carnes y quesos, conviene contarlos cada semana o al cierre de cada turno.
¿Qué es un conteo cíclico?
Es contar una parte del inventario cada vez, por zonas o por grupos de productos, en lugar de todo de una sola vez. Así el conteo cabe en el turno y los productos críticos se revisan más seguido.