Notas de crédito y devoluciones a proveedores: cómo cobrar lo que llegó mal

El pedido de mariscos llegó a las siete. A las nueve, el cocinero abre la segunda bolsa de corvina y la huele: no pasa. Son 6 libras. Además, la factura cobra el camarón a un precio que no fue el acordado. Llamas al proveedor y te dice «tranquilo, te lo descuento en el próximo pedido». Tres semanas después nadie recuerda cuánto era, ni si ya se descontó.

Ese es el problema de las devoluciones informales: el dinero existe, pero no queda escrito en ningún lado. Una nota de crédito lo convierte en un número con fecha, proveedor y saldo.

En Panamá el balboa (B/.) vale lo mismo que el dólar y circulan billetes de dólar: Andes Cocina trabaja en US$.

Qué es una nota de crédito y cuándo la necesitas

Una nota de crédito es un documento del proveedor que reduce lo que le debes por una factura. En un restaurante aparece en dos situaciones:

• Devolución. Mercancía recibida que vuelve al proveedor: pescado que no pasó la revisión, una caja de verduras golpeada, un producto equivocado.
• Descuento o ajuste. No devuelves nada, pero el monto cambia: un precio mal cobrado, una bonificación acordada, mercancía aceptada con rebaja porque venía en el límite.

Hay un tercer caso que no es una nota de crédito: la mercancía que nunca llegó. Si pediste 50 lb y llegaron 28, no hay nada que devolver; lo que corresponde es cerrar la orden con lo recibido. Ese flujo, con Cerrar con faltante, se explica en órdenes de compra y recepción en restaurantes de Panamá.

Por qué los mariscos generan más reclamos

La corvina, el camarón y el pulpo son productos caros y frágiles. Un lote que llega mal no se puede usar al día siguiente: se pierde. Y si no se reclama, esa pérdida termina escondida en tu merma, como si la hubiera causado la cocina.

Separar las dos cosas importa. La merma de cocina (limpieza, porcionado, lo que se dañó en tu cámara) es tuya y se mide; la guía de merma de mariscos y corvina en cocina explica cómo. Lo que llegó mal del proveedor no es merma: es una devolución, y el dinero se recupera.

Paso a paso: de la bolsa rechazada a la nota registrada

El flujo vive en la orden de compra, en la tarjeta Notas de crédito. Lo hacen el Encargado o el Admin.

1. Solicitar. En la orden recibida, toca Solicitar nota de crédito y elige el tipo:

• Devolución: marcas las líneas recibidas que devuelves y cuánto. Esas cantidades salen de Cocina.
• Descuento / ajuste: escribes el monto de la rebaja.

2. Entregar. Con Imprimir sacas la solicitud en papel o en PDF para el repartidor o el vendedor. Guarda una copia firmada por quien se lleva la mercancía.
3. Esperar el documento. El proveedor emite su nota de crédito con su propio sistema de facturación.
4. Registrar. Cuando la recibes, toca Registrar NC del proveedor. El monto baja lo que debes de esa cuenta.
5. El sobrante. Si la nota supera lo que debías en esa orden (porque ya la habías pagado), lo que sobra queda como Saldo a favor en la ficha del proveedor.
6. Usarlo. En el próximo pago a ese proveedor, toca Usar saldo a favor y el sistema lo descuenta.

En una deuda o un gasto que no viene de una orden de compra, la tarjeta Notas de crédito también aparece en su detalle, pero solo admite Descuento / ajuste: no hay líneas recibidas que devolver.

Ejemplo con números: 6 libras de corvina y un precio mal cobrado

Un ejemplo ilustrativo. Una marisquería de la capital recibe la orden de compra de su proveedor de mariscos por US$ 612. El mismo día, antes de revisar todo, el encargado le abona US$ 590.

Al revisar aparecen dos problemas:

Se solicitan las dos notas desde la orden: una Devolución por la corvina (las 6 lb salen de Cocina) y un Descuento / ajuste por los US$ 15. El proveedor las emite el viernes y el encargado las registra con Registrar NC del proveedor.

Qué pasa con el dinero:

La semana siguiente llega una orden de US$ 480. Al pagarla, Usar saldo a favor aplica los US$ 21,80 y la transferencia es de US$ 458,20. El reclamo quedó cobrado, con fecha y con documento, sin depender de la memoria de nadie.

Errores comunes al reclamar a un proveedor

1. Aceptar la mercancía y reclamar después. Revisa antes de Confirmar recepción: si algo viene mal desde la puerta, mejor no recibirlo. La devolución es para lo que descubres después.
2. Registrar la pérdida como merma. Si la corvina vino mal, no la anotes como merma de cocina. Tu indicador de merma se infla y el proveedor nunca se entera.
3. Pagar el total mientras el reclamo está abierto. Si sabes que vas a pedir una nota, paga solo lo que no está en discusión. En el ejemplo, si el encargado hubiera esperado, la nota habría bajado la deuda y no habría saldo a favor que recordar.
4. No pedir el documento. Un «te lo descuento» por teléfono no es una nota de crédito. Hasta que la registras, la deuda sigue completa.
5. Olvidar el saldo a favor. Antes de cada ronda de pagos, revisa la ficha del proveedor. La rutina semanal está en cuentas por pagar a proveedores.

Lo que Andes Cocina hace y lo que no

Andes Cocina organiza el reclamo: la solicitud con su detalle, el registro de la nota, el ajuste de lo que debes, el saldo a favor y la salida de inventario en una devolución. No emite notas de crédito ante la DGI ni facturas: el documento fiscal lo emite el proveedor, y tu contador lo registra en la contabilidad con el resto de las compras del mes.

El módulo completo de compras está en proveedores y compras.