Reporte Z y reporte X: qué son, cuándo sacarlos y cómo cuadrarlos en tu restaurante

Son las 11:40 de la noche en una pizzería de Maracay. La cajera de la tarde sacó un reporte X a las 6 para entregar el turno, y ahora el encargado debe sacar el reporte Z antes de apagar las luces. Los dos papeles se parecen, pero no hacen lo mismo: uno es un vistazo a las ventas y el otro cierra el día fiscal del restaurante.

¿Cuál es la diferencia entre el reporte X y el reporte Z?

La Providencia SNAT/2018/0141 (se abre en otra pestaña), que regula las máquinas fiscales, define los dos en su artículo 14. El reporte X es un «comprobante no fiscal» que refleja parcialmente las operaciones de un lapso del día, y su emisión «no implica el cierre de las operaciones del día».

El reporte Z, también llamado reporte global diario, es un reporte «que forma parte de la contabilidad del contribuyente». Su emisión «genera el cierre de las operaciones del día».

Según el artículo 23 de la 0141, el reporte X y los demás comprobantes no fiscales llevan la frase «No Fiscal» en el encabezado, repetida cada cuatro líneas. El Z, en cambio, termina con el logotipo fiscal y el número de registro en la misma línea.

¿Qué datos trae el reporte Z?

El artículo 21 de la 0141 fija su contenido. En un Z deberías encontrar:

• Fecha y hora de emisión.
• Nombre o razón social, domicilio fiscal y RIF del restaurante.
• El logotipo fiscal, que solo va en el Z, y el número de registro del equipo.
• El total de descuentos, bonificaciones y ajustes hechos antes de facturar, con su impuesto por alícuota.
• El total de operaciones gravadas, separado de las exentas o exoneradas, y el impuesto causado por alícuota con su porcentaje.
• El número, la fecha y la hora de la última factura y del último documento no fiscal.
• La cantidad de documentos emitidos, por tipo.
• El aviso «Memoria Fiscal en Agotamiento» o «Memoria de Auditoría en Agotamiento» cuando queda menos del 5 % de espacio.

Al emitirlo, los totales del día pasan a la memoria fiscal y la memoria de trabajo vuelve a cero: lo que factures después entra en el próximo Z. Si ves el aviso de agotamiento, llama a tu servicio técnico autorizado con tiempo, porque la 0141 prevé que el equipo se bloquee cuando su memoria se llena (artículo 19).

¿Cuándo hay que sacar el reporte Z?

La Providencia SNAT/2011/0071 (se abre en otra pestaña), en el numeral 5 de su artículo 45, obliga a emitir el reporte Z de cada equipo «por cada día de operación». Si tienes dos cajas, cada una con el suyo, son dos Z cada noche.

Lo práctico es sacarlo al cerrar, después de la última factura. Si tu local trabaja pasada la medianoche, acuerda con tu contador a qué hora cortas el día fiscal y repite ese criterio todas las noches.

Y si un día se te olvida, avísale a tu contador antes del cierre del mes. El Z forma parte de tu contabilidad, y un día sin reporte salta a la vista cuando se arma el libro de ventas.

¿Para qué sirve el reporte X en el día a día?

El X es tu herramienta de control sin efecto fiscal. Sirve para:

• Entregar la caja en un cambio de turno sabiendo cuánto se facturó hasta ese momento.
• Revisar a media tarde si las ventas van como esperabas.
• Comparar las facturas emitidas con los cobros registrados antes de que termine el servicio.

Puedes sacar todos los que necesites. Solo recuerda que es un comprobante no fiscal: no se le entrega al cliente ni reemplaza una factura.

Cómo cuadrar el reporte Z con la caja: un ejemplo

Volvamos a la pizzería. Estos son sus números del día, en bolívares:

El cierre de caja del sistema muestra ingresos por el equivalente de Bs. 126.040. Antes de alarmarte, separa lo que la caja cuenta y el Z no: ese día entraron Bs. 2.500 de propinas. Quedan Bs. 123.540, y la diferencia con el Z es de Bs. 2.900.

Bs. 2.900 es justo una pizza familiar con su IVA: Bs. 2.500 de base más Bs. 400 de impuesto. Revisando las órdenes del día aparece una mesa cobrada en divisas a la que nunca se le emitió factura. Ese es el hallazgo que importa: no emitir la factura es el primer ilícito del artículo 101 del Código Orgánico Tributario. Revisa con tu contador cómo regularizarlo.

Otras diferencias pueden tener explicación sin infracción, como un cobro de delivery que el repartidor todavía no entregó o una tasa distinta al convertir los pagos en divisas. Por eso el cuadre se hace cada noche y no a fin de mes.

¿Qué hace tu contador con los reportes Z?

Como el Z forma parte de tu contabilidad, tu contador lo usa para armar el libro de ventas del mes y cuadrarlo con la declaración de IVA. Si además vendes online con factura digital, el artículo 6 de la Providencia SNAT/2024/000102 pide registrar por separado, en el libro de ventas, lo facturado por máquina fiscal y lo facturado por medios electrónicos.

Cuida también las memorias del equipo. Destruirlas, alterarlas o no conservarlas es un ilícito del artículo 102 del Código Orgánico Tributario, con multa de 150 veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor y cierre de 10 días continuos. El detalle está en la guía de multas del SENIAT para restaurantes, y el resto de los deberes, en la guía de la máquina fiscal.

Cómo te ayuda Andes Cocina a cuadrar el Z cada noche

• Al Cerrar caja, cuentas cada fila por método y moneda y ves la Diferencia antes de confirmar. Las propinas entran en Ingresos, así que puedes separarlas como en el ejemplo.
• En el Historial de cajas, Filtrar por hora te sirve si tu caja cierra después de medianoche y quieres alinearla con el Z.
• En Documentos (plan Pro), el Libro de Ventas IVA y el Resumen IVA (Forma 30) del mes salen de las órdenes cobradas, para que tu contador los cruce con los reportes Z.

Más sobre el cierre en caja y cuadre y sobre los exportes en Libro de Ventas e IGTF.