Libro de ventas IVA en un restaurante: qué columnas lleva y cómo armarlo cada mes

Es 2 de noviembre y el contador de una arepera de Barquisimeto escribe temprano: «Mándame el libro de ventas de octubre». La dueña tiene los cierres de caja en un cuaderno, capturas de pago móvil en el teléfono y un talonario de facturas a medio usar. Armar el libro le toma dos noches y, al final, no cuadra con la caja.

El problema casi nunca es el formato del Excel. Es que el libro pide ordenar cada venta con sus datos fiscales y en bolívares, mientras la caja de un restaurante se lleva en dólares, por método de pago y con propinas mezcladas. Esta guía explica qué columnas lleva, cómo se anotan las ventas a consumidores finales y cómo revisarlo antes de enviarlo.

¿Qué es el libro de ventas y quién debe llevarlo?

El libro de ventas es el registro cronológico de las ventas de cada período, con su base imponible y su IVA. Lo exige el Reglamento de la Ley de IVA a los contribuyentes ordinarios; los contribuyentes formales, que solo hacen operaciones exentas o exoneradas, llevan otro registro más sencillo (explicación de Gálac (se abre en otra pestaña)).

Del Reglamento salen tres reglas que conviene tener presentes desde el primer día:

• Hay un solo libro de ventas, aunque la misma empresa tenga varias sucursales.
• El libro se mantiene en el establecimiento.
• Las ventas se anotan en orden cronológico y sin atrasos.

¿Qué columnas lleva el libro?

Según el artículo 76 del Reglamento, cada operación se anota con estos datos (Gálac (se abre en otra pestaña)):

1. Fecha y número de la factura, o de la nota de débito o de crédito.
2. Nombre y apellido del comprador, o su razón social si es una empresa.
3. RIF del comprador.
4. Valor total de la venta, separando lo gravado, lo exento, lo exonerado y lo no sujeto.
5. Débito fiscal de las ventas gravadas, separado por alícuota.

Muchos contadores agregan dos columnas de trabajo: el número de control de cada factura y el IVA que te retuvieron los clientes que son agentes de retención. No son un capricho: sirven para cruzar el libro con los comprobantes y con la declaración.

¿Cómo se anotan las ventas a consumidores finales?

En un restaurante, casi todas las ventas son a personas que no son contribuyentes. Para esas ventas, el artículo 78 del Reglamento permite registrar por día la fecha y el número del primer comprobante emitido, el número del último, el total de ventas gravadas con su impuesto y el total exento o no sujeto (Gálac (se abre en otra pestaña)).

Las facturas a empresas que piden factura con su RIF, en cambio, van una por una con los datos del comprador. La diferencia importa cuando haces un catering, despachas almuerzos a una oficina o un cliente pide la factura a nombre de su compañía.

Si facturas con máquina fiscal, los datos del día salen del reporte Z, y tu contador los usa para esa línea diaria. Cómo leer ese reporte está en la guía de reporte Z y reporte X.

¿Y las ventas que te pagan en dólares?

Van en bolívares, igual que la factura. Desde la reforma de la Ley de IVA de 2020, la factura de una operación pagada en divisas debe indicar la moneda del pago, su equivalente en bolívares, el tipo de cambio aplicado, la base, el impuesto y el total (resumen de Forvis Mazars (se abre en otra pestaña)).

La consecuencia práctica es que el libro no se arma con una tasa promedio del mes. Cada venta entra con los bolívares que dice su factura, convertidos con la tasa que se aplicó ese día.

Ejemplo: tres días de octubre en la arepera

Usamos una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar y el IVA de 16 %. La arepera vende casi todo a consumidores finales y el 2 de octubre factura un catering a una empresa.

El catering se cobró en dólares: US$ 290 a la tasa de ejemplo son Bs. 58.000, de los cuales Bs. 50.000 son base y Bs. 8.000 son IVA. Va en su propia línea porque la empresa pidió factura con su RIF.

Los Bs. 81.600 de débito fiscal son lo que pasa a la declaración del período. Si la empresa del catering es contribuyente especial, retendrá el 75 % del IVA de esa factura, Bs. 6.000, y te entregará un comprobante de retención (guía de Baker McKenzie 2026 (se abre en otra pestaña)). Ese comprobante también lo necesita tu contador.

¿Cómo revisar el libro contra la caja antes de mandarlo?

El libro y la caja no tienen por qué dar el mismo número, pero cada diferencia tiene que tener explicación. Antes de enviarlo, revisa cinco cosas:

1. Numeración completa. Ningún número de factura saltado: si anulaste una, que se vea anulada y no desaparecida.
2. Propinas. Lo que entró a la caja como propina no es parte de la cuenta; sepáralo antes de comparar.
3. Fiados. Una cuenta fiada se factura un día y se cobra otro: la venta va en la fecha de su factura.
4. Cobros sin factura. Si el cierre muestra cobros que no tienen factura detrás, ahí hay un problema más serio que el libro.
5. Tasa. Cada venta en divisas tiene que estar en bolívares con la tasa de su factura.

¿Cada cuánto se cierra y cuánto tiempo se guarda?

El IVA se determina por períodos de un mes: débitos del mes menos créditos del mes. Los contribuyentes especiales declaran según el calendario especial que el SENIAT publica cada año (Baker McKenzie (se abre en otra pestaña)).

Guarda el libro y sus soportes mientras la obligación no haya prescrito. Como regla general, la prescripción tributaria en Venezuela es de seis años, según la misma guía.

Cómo sacar el libro con Andes Cocina

En Documentos (plan Pro) eliges el período, que abre en Este mes, y en la tarjeta Libro de Ventas IVA tocas Exportar Excel. El archivo trae una fila por orden, en bolívares, con base imponible y débito fiscal por alícuota. Para que el encabezado salga con tu RIF y tu razón social, completa antes los Datos fiscales en Configuración.

Tres detalles para conversar con tu contador:

• Es un soporte, no el libro legal. Una fila por orden, no por día: él resume las de consumidores finales como prefiera.
• El resumen ya viene hecho. El Resumen IVA (Forma 30) del mismo período trae los totales de ventas, base imponible y débito fiscal por alícuota.
• Las notas de entrega no entran. Si las usas, se numeran aparte y quedan fuera del Libro de Ventas.

El paso a paso está en cómo sacar el libro de ventas para el contador y el detalle de cada exporte en Libro de Ventas e IGTF. La otra mitad del trabajo, las facturas de tus proveedores, está en la guía de compras fiscales para el contador.

Información vigente a octubre de 2026. El formato exacto del libro y los plazos de tu declaración dependen de tu condición ante el SENIAT: consulta a tu contador.