Libro de Ventas IVA y reporte IGTF automáticos para tu restaurante

¿Qué es el libro de ventas y por qué cuesta tanto armarlo?

El libro de ventas es el registro, en orden de fecha, de lo que vendiste con su base imponible y su IVA. De ahí salen los números de la declaración de IVA, y es lo primero que te pide tu contador cada período.

En un restaurante armarlo a mano es pesado. Son cientos de órdenes, cobradas en dólares, bolívares y a veces pesos, cada una a su tasa. El contador pide «las ventas del mes» y recibe capturas de pantalla, cierres de caja en papel y un Excel que nadie logra cuadrar.

Andes Cocina arma ese soporte con las órdenes que ya cobraste. No reemplaza al contador ni al libro legal: le entrega los datos ordenados para que él revise, complete y declare.

Los cuatro exportes para Venezuela

En Documentos eliges el período, que abre en Este mes, y en la tarjeta de cada documento tocas Exportar Excel.

Antes del primer exporte, completa los Datos fiscales en Configuración, sección Impuestos y facturación: País fiscal, RIF, Razón social, Dirección fiscal y, si aplica, Contribuyente especial (SENIAT). Luego toca Guardar datos fiscales. Sin esos datos, los archivos salen con el encabezado vacío.

Por defecto exporta el Admin, con el permiso Documentos › Ver, y puede dárselo a un Encargado. Documentos es una sección del plan Pro (ver precios).

Cómo se arma cada fila del Libro de Ventas IVA

Cada orden cobrada del período es una fila en bolívares. Si tus precios están en dólares, la conversión usa la tasa de esa orden: la que quedó congelada al abrir el pedido o la de sus pagos en bolívares. Solo cuando no hay ninguna de las dos se usa la tasa vigente al exportar, y la fila lo indica.

El débito fiscal sale de lo que la orden realmente llevó como IVA, por ejemplo con el Recargo del IVA en pagos en bolívares. Una orden sin IVA registrado aparece como venta exenta o sin IVA: el libro no le calcula un 16 % supuesto. Eso no quiere decir que la venta esté exenta ante la ley, solo refleja lo que se registró; tu contador decide cómo tratarla.

Si emites facturas con series o talonarios, cada fila trae su número de factura y su número de control. La columna de IVA retenido queda vacía a propósito, porque las retenciones las informan los comprobantes de los agentes de retención. Y si además usas una máquina fiscal, tu contador cruza este libro con los reportes Z del mes.

Un ejemplo con números

Con una tasa de ejemplo de Bs. 100 por dólar y el recargo del IVA del 16 % activo:

• Orden 1. Un almuerzo de US$ 20 pagado en bolívares. El cliente paga Bs. 2.000 más Bs. 320 de recargo, en total Bs. 2.320. En el libro: base imponible de Bs. 2.000 y débito fiscal de Bs. 320.
• Orden 2. Una cuenta de US$ 15 pagada en efectivo en dólares, sin recargo. En el libro: Bs. 1.500 como venta exenta o sin IVA.

En el Resumen IVA (Forma 30) de ese período verías la fila gravada al 16 % con Bs. 2.000 de base y Bs. 320 de débito, Bs. 1.500 exentos o sin IVA y Bs. 3.820 de ventas totales. Los totales por alícuota coinciden con el libro porque salen de las mismas filas. El resumen cubre solo los débitos: los créditos fiscales de tus compras los aporta el libro de compras.

El IGTF en un restaurante: quién lo percibe y qué trae el reporte

El IGTF es el impuesto a las grandes transacciones financieras. La pregunta clave para un restaurante es si es contribuyente especial. La Providencia SNAT/2022/000013, publicada en la Gaceta Oficial N° 42.339 del 17 de marzo de 2022, designó a los sujetos pasivos especiales como agentes de percepción del IGTF por los pagos que reciben en moneda distinta al bolívar o en criptoactivos no emitidos por la República, sin intermediación de instituciones financieras. Esa percepción se hace el mismo día de la operación y se declara cada quincena (texto en Finanzas Digital (se abre en otra pestaña)).

La alícuota cambió por decreto. El Decreto N° 4.972, en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.821 del 12 de julio de 2024, fijó en 0 % el IGTF de las operaciones en bolívares de los contribuyentes especiales y mantuvo el 3 % para los pagos en moneda extranjera (resumen de Forvis Mazars (se abre en otra pestaña)). Información vigente a octubre de 2026: las alícuotas pueden volver a cambiar, así que consulta a tu contador antes de declarar.

El Reporte IGTF (divisas) tiene una fila por cobro en moneda extranjera, no por orden: fecha, número de orden, método, moneda, monto original, monto en dólares, tasa, equivalente en bolívares y el 3 % en la moneda del pago y en bolívares. En el ejemplo de arriba, la orden 2 aparece como un cobro de US$ 15 equivalente a Bs. 1.500, con un IGTF de US$ 0,45, o Bs. 45.

El reporte no le cobra nada al cliente: calcula el impuesto para que tu contador lo declare. Si en tus Datos fiscales no marcaste Contribuyente especial (SENIAT), el archivo lo advierte y el 3 % queda solo como referencia. Para la mecánica completa, con más casos, está la guía de IGTF en restaurantes.

Compras fiscales: los datos del Libro de Compras

La otra mitad del trabajo del contador son las compras. En Compras fiscales, solo para Venezuela, están las órdenes de compra y los gastos del período con los datos que pide el Libro de Compras:

1. En Borradores aparecen los que aún no tienen datos de factura.
2. Toca Completar, llena RIF y razón social del proveedor, número de factura, número de control, fecha, base e IVA, y toca Guardar.
3. Completos, pasan a Fiscales. Puedes filtrar con Solo órdenes de compra o Solo gastos.

Si el proveedor solo te dio una nota de entrega, elige Nota de entrega en Tipo de documento. Queda en Borradores con la marca Falta factura y no entra en el Libro de Compras hasta que cambies el tipo a Factura y completes sus datos. Las notas de crédito registradas aparecen como filas «NC» que restan.

Esos datos también se cargan al registrar cada gasto, desde gastos y bancos. Completar compras fiscales pide el permiso Documentos › Editar.

Facturas con series y talonarios

Si emites facturas al cobrar, la Facturación fiscal lleva el control correlativo. Un Admin la activa en la tarjeta Facturación fiscal: toca Crear la primera serie, marca Activar "Emitir factura" en el cobro y guarda con Guardar facturación. Cada serie puede ser un Talonario pre-impreso o un lote de Forma libre, entre otros tipos.

En Facturas emitidas tienes:

• Facturas: las emitidas y las anuladas, con aviso de números faltantes. Anular factura pide un motivo y el número nunca se reutiliza.
• Sin factura: las órdenes cobradas sin factura; Emitir las factura después.
• Resumen diario por día y por serie.
• Series y talonarios: Nueva serie, Siguiente lote, Formularios dañados, Predeterminada y Archivar.

Las notas de entrega se numeran solas (NE-000001), no llevan número de control y no entran en el Libro de Ventas. El paso a paso para tu primera serie está en cómo crear una serie de facturas. La facturación con series y talonarios también es del plan Pro.

Excel a mano o exportes de Documentos

Tu cierre fiscal del mes en cinco pasos

1. Revisa que los Datos fiscales estén completos y con el RIF correcto.
2. Vacía los Borradores de Compras fiscales: cada compra con su factura.
3. En Facturas emitidas, revisa Sin factura y el aviso de números faltantes.
4. Exporta los cuatro documentos del período desde Documentos.
5. Envíaselos a tu contador, que revisa, completa y declara.

Si quieres entender qué columnas lleva el libro legal y cómo se cruza con el resto de tus registros, sigue con la guía del Libro de Ventas IVA para restaurantes.