Cierre de caja con datáfono, Nequi y efectivo: paso a paso

Un viernes en un restaurante de Medellín o Bogotá, la gaveta del efectivo es solo una parte de la venta. El resto llegó por el datáfono, por Nequi o por transferencia a Bancolombia, y no se puede «contar» al final de la noche como se cuentan billetes. Un buen cierre de caja en Colombia se hace en tres tiempos: el cajero cierra por método esa noche, alguien audita al día siguiente contra el banco y el datáfono, y después se deposita.

Por qué el cierre ya no es contar billetes

El Banco de la República encontró en su encuesta de 2025 que el 84,9 % de los micro y pequeños comercios recibe transferencias dentro de la misma entidad, el 54,6 % de los comercios acepta transferencias inmediatas entre entidades y el 37,5 % de los micro y pequeños hace más de la mitad de sus ventas por medios electrónicos (Banco de la República, encuesta 2025 (se abre en otra pestaña)).

Eso cambia dónde se esconden los errores. Con billetes, el problema es el faltante. Con pagos electrónicos, el problema es el pago mal etiquetado (Nequi anotado como efectivo), la captura de pantalla de una transferencia que nunca llegó y la comisión del datáfono que nadie descuenta.

El día de ejemplo

Un sábado de ejemplo con ventas de COP 4.320.000:

Solo una cuarta parte del día se cuenta con la mano. El resto se verifica contra un reporte.

Tiempo 1: el cierre del cajero, esa noche

1. Efectivo. Cuenta billetes y monedas. Si dejas un fondo fijo para el turno siguiente, sepáralo antes.
2. Nequi y Bancolombia. Suma los movimientos que entraron durante el turno en la app de cada cuenta. No sumes capturas que mandaron los clientes: suma lo que ves en tu cuenta.
3. Datáfono. Saca el cierre o reporte de ventas del terminal y anota su total. Esa cifra es la venta bruta, antes de comisiones.
4. Escribe cada cifra en su fila y entrega. Si trabajas con cierre ciego, el cajero no ve cuánto debería dar cada fila: solo escribe lo que contó.

Lo más común en esta etapa no es un robo sino un pago con el método equivocado: COP 45.000 de Nequi registrados como efectivo hacen que te falte efectivo y te sobre Nequi por el mismo monto. Si ves dos diferencias iguales y opuestas, búscalo ahí primero. La guía de cierre ciego de caja explica por qué conviene que el cajero no vea el esperado.

Tiempo 2: la auditoría de la mañana siguiente

Al otro día, alguien de confianza (el dueño o el administrador) compara con la fuente:

• Efectivo: contra lo que hay en la caja fuerte o el sobre.
• Nequi y Bancolombia: contra el extracto o los movimientos de la cuenta.
• Datáfono: contra el reporte de ventas del terminal y, cuando llegue, el abono del banco.

La comisión del datáfono es donde más se confunden los cierres. Cada banco o proveedor publica su tarifa, por lo general un porcentaje más un valor fijo por transacción, que cambia según la franquicia y la cuenta donde recibes el dinero (Bold, por ejemplo, la publica en sus tarifas (se abre en otra pestaña)); a eso se suman los impuestos y retenciones que apliquen. Con una tarifa de ejemplo de 2,69 % + COP 300 y 30 transacciones, los COP 1.890.000 del ejemplo llegarían como unos COP 1.830.159: COP 59.841 menos. Usa la tarifa de tu contrato.

La forma limpia de manejarlo: verifica la venta bruta del datáfono (cuadra con lo que vendiste) y registra la comisión aparte, como un gasto pagado desde la cuenta donde cae el abono. Así la venta del día queda completa y el costo del datáfono aparece en tus gastos, donde lo puedes ver mes a mes.

Tiempo 3: depositar

Con lo verificado, mueves cada método a su cuenta: el efectivo a la cuenta donde lo consignas, Nequi a Nequi, Bancolombia y el datáfono a la cuenta donde abona el banco. Hacerlo todos los días evita que el «efectivo del fin de semana» se mezcle con el de la semana siguiente.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

• Al cobrar. En la pestaña Pago del pedido eliges Moneda y Método de pago: Efectivo (COP), Nequi, Bancolombia, Transferencia COP o Datáfono (COP). El fiado (Crédito (cuenta por cobrar)) y la Cortesía (invitación) no entran a caja. Ver cómo registro un pago con Nequi, Bancolombia o datáfono.
• Al cerrar. Cerrar caja muestra una fila por método y moneda; el cajero escribe lo contado y ve la Diferencia por fila. Con «Caja restringida (cierre ciego)» activa, quien no es Encargado ni Admin solo ve su Total contado. Los totales se pueden ver en pesos con el botón COP.
• Al auditar. En el Historial de cajas, quien tiene Finanzas › Ver toca Auditar cierre, escribe lo verificado en cada fila y revisa Total verificado, Contra el esperado y Contra el cajero. Agregar nota explica un cambio de fila y Observaciones (opcional) el día completo. El conteo del cajero no se borra.
• Al depositar. Depositar aparece cuando la caja está auditada y usa lo verificado. Si al crear cada cuenta en Bancos marcaste Métodos de pago que caen en esta cuenta (opcional) (Nequi en la cuenta Nequi, Bancolombia y Datáfono en la de Bancolombia), las filas vienen sugeridas y basta Depositar todo.
• La comisión. En Gastos, Registrar › Gasto pagado, con Pagado desde (opcional) la cuenta del abono. El saldo en Bancos queda igual al extracto.
• Para el contador. Movimientos en Bancos muestra entradas y salidas por cuenta y Exportar baja el Excel.

Más sobre la caja en caja y cuadre, sobre las cuentas en gastos y bancos, y el término en el glosario: datáfono.