Inventario real vs teórico: dónde se pierde la plata en la cocina

Tus recetas dicen que esta semana se usaron 42 kilos de carne de res. Compraste 60, había 10 del conteo anterior y hoy cuentas 21. Algo no cuadra, y ese «algo» es plata. La diferencia entre el consumo teórico (lo que dicen las recetas) y el real (lo que salió del estante) es la medida más limpia de cuánto se pierde en la cocina. No depende de la caja ni de lo que cuenta el cajero: depende de tus recetas, tus compras y un conteo.

Real, teórico, mermas y lo que nadie explica

Cuatro números, uno al lado del otro:

• Teórico: lo que descuentan las ventas y la producción según las recetas.
• Mermas: lo que el equipo registró como botado, quemado, vencido o consumo interno.
• Real: conteo anterior + compras y entradas − el conteo de hoy.
• Sin explicar: real − teórico − mermas.

Lo que importa es la última línea. Una merma anotada es una pérdida que conoces y puedes atacar; lo que no se explica es lo que debería preocuparte.

Ejemplo: la carne de res de una semana

Con un precio de ejemplo de COP 32.000 el kilo, esos 4 kg son COP 128.000 en una semana. Si se repite, son más de COP 6.600.000 al año, solo en un producto. En un asadero o una parrilla donde la carne es la mitad de la compra, esa línea puede pesar más que el arriendo de un mes.

Por qué aparece la diferencia

Antes de pensar en robo, revisa en este orden:

1. La receta pide menos de lo que se sirve. La porción de 180 g en la ficha sale de 200 g en la plancha. Pesa cinco platos reales y compara.
2. Mermas sin anotar. La carne que se quemó o el pedido devuelto que se botó. Si no se registró, aparece como faltante.
3. Platos sin receta. Un plato del día que lleva carne pero no tiene receta no descuenta nada: todo lo que usó parece pérdida.
4. Compras mal registradas. Una factura de 60 kg que llegó con 55, o kilos escritos como libras.
5. Pérdidas reales. Lo que queda después de corregir lo anterior.

Al revés, un sobrante (salió menos de lo que dicen las recetas) suele ser una compra que no llegó completa, una receta que pide de más o un plato que no descuenta inventario. La guía de cómo calcular la merma en cocina te ayuda con el punto 2.

El conteo semanal de los 20 productos que más pesan

No hace falta contar todo cada semana. Haz esto:

1. Ordena tus compras del último mes por valor y toma los 15 a 20 primeros: carnes, quesos, licores, aceite, camarón.
2. Arma con ellos una lista fija, siempre en el mismo orden del estante.
3. Cuenta el mismo día y a la misma hora, antes de abrir o después de cerrar.
4. Que cuente alguien distinto a quien despacha de la bodega, y sin ver la cantidad del sistema.
5. Revisa los resultados ese mismo día, empezando por la diferencia más grande en pesos.

El conteo completo de fin de mes sigue siendo necesario para cerrar el mes; la guía del inventario físico explica cómo organizarlo, y la de control de inventario el resto del sistema.

Qué hacer con el resultado de cada semana

Anota en una hoja los tres productos con más plata sin explicar y la causa que encontraste. A la cuarta semana tendrás un patrón: si siempre es la misma carne en el mismo turno, el problema es de porción o de proceso, y se arregla con una báscula en la línea y una receta corregida. Si la diferencia salta de un producto a otro sin lógica, revisa quién recibe las compras y quién tiene llave de la bodega. Cambia una sola cosa por semana para saber qué funcionó.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

El real vs teórico está en Tareas, un módulo del plan Pro (tareas y checklists).

• La lista. En la pestaña Listas de conteo toca Nueva lista, ponle un Nombre («Carnes y quesos»), elige el Almacén y marca los Productos.
• La frecuencia. En Recurrentes, Nueva regla con la Frecuencia Semanal y la lista elegida. Cada semana aparece la tarea en el tablero.
• El conteo. Quien cuenta toca Contar y escribe lo que hay de cada producto, sin ver la cantidad del sistema. Guardar y marcar hecha la cierra.
• La comparación. En la tarea hecha, Ver conteo y la pestaña Real vs teórico: cada producto con Teórico, Mermas, Real y Diferencia («Faltan …» o «Sobran …»), ordenados de la diferencia más grande en dólares a la más chica. Tocar uno muestra la cuenta completa.
• Arriba, Encargado y Admin ven los totales y Sin explicar, más el Costo de ventas por compras: inventario inicial + compras − inventario final, contra lo que debió costar según las recetas. Los montos salen en dólares, porque así valora el inventario Andes Cocina.
• Aplicar. Aplicar ajuste corrige el stock del sistema con un ajuste «Conteo físico». Hazlo después de revisar la diferencia, no antes. El paso a paso está en cargar un conteo físico.

Para que las mermas se anoten: el botón Registrar merma está en Mermas, Inventario y Cocina, con motivos como Quemado / mal preparado o Vencido / dañado (mermas y ajustes). Si prefieres que solo los encargados las registren, activa «Registrar mermas: solo encargado». Y en Auditoría (plan Pro), la pestaña Inventario lista los ajustes manuales, mermas y compras con quién los hizo.

Un detalle importante: cada producto se compara con su último conteo en el mismo almacén de los últimos 3 meses. El primer conteo de una lista no tiene contra qué compararse; la comparación empieza desde el segundo.