Cómo organizar a tus motorizados: cuántos necesitas, cómo pagarles y cómo cuadrar

Viernes, 8 de la noche, en una pizzería de barrio. Hay tres motorizados y once pedidos en cola. Uno salió con cuatro pedidos de zonas opuestas, otro está esperando una pizza que todavía no entra al horno y el tercero no contesta el teléfono. Al cierre, uno de ellos entrega US$ 12 menos de lo que debía y nadie sabe explicar por qué.

El delivery no se cae en la cocina: se cae en la calle. Organizar a tus motorizados es decidir cuántos necesitas, cómo les pagas, qué zonas cubren, qué reglas siguen y cómo se cuadra el dinero al final.

Cuántos motorizados necesitas en la hora pico

La cuenta parte de tres números que puedes medir en una semana:

• Pedidos de delivery en tu hora más fuerte.
• Tiempo de una vuelta: salir, entregar y volver al local.
• Pedidos por vuelta: cuántos lleva en promedio en cada salida.

Ejemplo con números de ejemplo: tu viernes de 8 a 9 p. m. tiene 18 pedidos de delivery. Una vuelta promedio toma 30 minutos, así que cada motorizado hace 2 vueltas por hora. Si lleva 1,5 pedidos por vuelta, entrega 3 pedidos por hora. Necesitas 18 ÷ 3 = 6 motorizados en ese pico.

Ahora agrupa por zona: si logras que cada vuelta lleve 2 pedidos de la misma zona, cada motorizado entrega 4 por hora y te bastan 18 ÷ 4 = 4,5, es decir, 5 motorizados. Agrupar bien te ahorra una persona en la calle sin que el cliente espere más.

Cómo pagarles: fijo, por entrega o un porcentaje del envío

Elijas el que elijas, escríbelo y explícalo antes del primer turno. La mayoría de los problemas con motorizados son reglas de pago que se acordaron de palabra.

Zonas y tarifas de envío

Dibuja tu área de entrega en anillos o zonas y ponle una tarifa a cada una. Un ejemplo:

• Hasta 3 km: US$ 1,50.
• De 3 a 6 km: US$ 2,50.
• Más de 6 km: a convenir, solo con aprobación del encargado.

Las zonas sirven para dos cosas: que el cliente sepa cuánto paga antes de pedir y que puedas agrupar pedidos por zona al despachar. Revísalas cuando cambie el precio de la gasolina o cuando un sector se vuelva difícil de acceso.

Quién sale primero: una fila y un despachador

Cuando cada motorizado agarra el pedido que le queda más cómodo, los lejanos se quedan esperando y los cercanos salen solos. Dos reglas lo ordenan:

• Una fila de salida. El motorizado que vuelve se pone de último. El primero de la fila lleva el siguiente grupo, sea cerca o lejos. Así las entregas difíciles se reparten y nadie elige.
• Un despachador por turno. Una sola persona del local decide qué pedidos van juntos y a quién. Puede ser el cajero o el encargado, pero tiene que ser uno.

El despachador también decide cuándo esperar. Si un pedido está a cinco minutos de salir de la cocina y va a la misma zona que otro listo, conviene esperar y mandar los dos juntos. Si faltan quince minutos, sale el que está listo.

Las reglas de la casa para cada motorizado

Una página, impresa y firmada:

1. Nadie sale sin ticket del pedido con dirección, teléfono y monto a cobrar.
2. Máximo de pedidos por vuelta, por ejemplo tres, y siempre de la misma zona.
3. Fondo de vuelto anotado al salir, en dólares y en bolívares.
4. Cobro en la moneda y el método que dice el ticket; cualquier cambio se avisa al local.
5. Confirmar cada entrega al local apenas se hace.
6. Si el cliente no aparece, esperar un tiempo fijo, llamar y volver con el pedido; no dejarlo con un vecino.
7. Cuadre al final del turno, antes de irse, siempre.

El cuadre del motorizado: un ejemplo en dos monedas

El cuadre es donde se pierde o se protege la plata. Con números de ejemplo: Pedro trabaja con un pago de US$ 0,50 por entrega más el 50 % del envío, y cada envío cuesta US$ 2. En el turno hace 8 entregas.

• Su pago: 8 × (US$ 0,50 + US$ 1) = US$ 12.
• Cobró en efectivo: US$ 45 y Bs. 2.000. Los pedidos pagados por pago móvil no cuentan: ese dinero ya está en tu banco.
• Debe entregar: US$ 45 − US$ 12 = US$ 33, más los Bs. 2.000.

Si salió con un fondo de vuelto, se suma a lo que devuelve. Cuadra cada moneda por separado, sin convertir: así una diferencia en bolívares no se esconde dentro del total en dólares. Si Pedro entrega US$ 33 y Bs. 1.800, la diferencia es de Bs. 200 y se conversa en ese momento, no al día siguiente.

Seguimiento en la calle: tiempos y atrasos

Promete un tiempo de entrega y mídelo. Para cada pedido anota la hora en que salió de la cocina y la hora en que se entregó. Con una semana de datos verás:

• Qué zonas siempre se atrasan.
• Qué motorizado tarda más de lo normal.
• Si el problema es la calle o la cocina, que entrega tarde el pedido.

El pedido que sale tarde de la cocina no lo arregla ningún motorizado. Si ese es tu caso, revisa cómo organizar la cocina en hora pico.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

En Repartidores agregas a cada motorizado Por correo, para que use su propia pantalla desde el teléfono, o como Externo, si no va a entrar al sistema. En Reglas por defecto fijas Máx. simultáneas, Fijo por entrega (USD) y % del delivery fee, y cada entrega calcula su ganancia sola.

Al despachar, Despachar abre WhatsApp con los datos para el motorizado, y en su pantalla él avanza con Aceptar, Recogí y Entregué, registrando cada cobro con su moneda. En Delivery › Por repartidor ves lo A entregar en el cuadre y un Encargado o Admin toca Cerrar cuadre. Las zonas se dibujan en la tienda online con Zonas dibujadas o Anillos por distancia.

Todo el detalle está en control de repartidores, en cómo cerrar el cuadre de un repartidor y en cómo configurar zonas de delivery.