Control de motorizados y repartidores para el delivery de tu restaurante

Un motorizado sale con tres pedidos, cobra dos en efectivo, uno en dólares y otro en bolívares, da vuelto de su bolsillo y vuelve a las dos horas. Si todo eso vive en un cuaderno, al cierre nadie sabe con certeza cuánto debía traer, cuánto le toca por los envíos ni si el pedido de la otra cuadra de verdad se entregó.

El control de repartidores de Andes Cocina convierte ese ida y vuelta en registros: quién llevó qué, cuánto cobró, cuánto gana y cuánto debe entregar. Es la segunda mitad del delivery por WhatsApp y la tienda online: los pedidos entran por ahí y salen a la calle por aquí.

Repartidores con acceso o externos: ¿cuál te conviene?

En Repartidores toca Agregar y elige:

• Por correo (Agregar repartidor): el motorizado entra con su usuario a su propia pantalla, Repartidor, desde el navegador de su teléfono. Queda invitado hasta que se registre.
• Externo (Crear repartidor): no entra al sistema; tú asignas sus entregas y las manejas desde el local. Sirve para el motorizado de confianza que no va a usar el teléfono para esto o para un servicio de mensajería contratado.

Desactivar impide asignarle pedidos sin borrarlo, y Activar lo devuelve. Un Admin no puede ser repartidor: primero hay que quitarle ese rol.

¿Cuánto gana cada motorizado por entrega?

En Reglas por defecto defines tres números para todos y tocas Guardar reglas:

• Máx. simultáneas: cuántas entregas puede llevar a la vez.
• Fijo por entrega (USD): un monto fijo por cada envío.
• % del delivery fee: qué parte del costo del envío se queda él.

La ganancia de cada entrega es el fijo más el porcentaje del envío. Si un repartidor trabaja con otro arreglo, tócalo en la lista y cambia sus reglas, su teléfono o su vehículo.

Asignar y despachar una entrega

Puedes asignar el repartidor al aceptar un pedido online (Repartidor (opcional) en Entrantes) o después, en Delivery › Entregas: despliega la tarjeta con la flecha y elígelo. Luego:

• Despachar abre WhatsApp con los datos de la entrega para el motorizado: cliente, dirección, teléfono y total.
• Copiar link de seguimiento te da el enlace del pedido para el cliente.

El repartidor con acceso también puede tomar pedidos libres: en su pantalla, Disponibles › Tomar pedido se lo asigna. Paso a paso en cómo asignar un repartidor.

Lo que ve el motorizado en su teléfono

1. Mis entregas tiene lo que le asignaste; Disponibles, los pedidos que puede tomar.
2. Avanza con Aceptar, Recogí (al salir del local) y Entregué.
3. Mapa, Llamar y WhatsApp lo comunican con el cliente sin copiar números.
4. Si hay que cobrar, el botón de cobro le pide moneda, monto y Método; toca Registrar pago y luego Entregué.
5. Si no pudo entregar, toca la X roja y escribe el motivo: el pedido se cancela.

En Mi cuadre ve sus entregas, lo Cobrado y lo A entregar (o A tu favor). Así el motorizado sabe lo mismo que tú antes de llegar al local, y el cuadre empieza con los mismos números. Para registrar cobros tiene que haber una caja abierta en el local.

Cobro en la entrega y cuadre del repartidor

Con Cobro en la entrega activo en Repartidores, un delivery puede salir sin cobrar, siempre con un repartidor asignado, que guarda el efectivo hasta el cuadre. Si en Cajero envías un delivery sin cobrar, el sistema te pide elegir o escribir el repartidor.

En Delivery › Por repartidor ves, para cada uno:

• Efectivo cobrado (en su poder).
• Comisión por envíos.
• A entregar en el cuadre, o A favor del repartidor si el saldo es para él.

Cuando entrega el dinero, un Encargado o un Admin toca Cerrar cuadre, anota lo recibido por moneda (opcional) y confirma con Cerrar cuadre. La diferencia queda registrada. Esa regla es fija: ni el cajero ni el propio repartidor cierran cuadres.

Mientras tanto, en Caja aparecen Deliveries en la calle y Cuadres pendientes con repartidores: el dinero que todavía no está en la gaveta. Al cerrar la caja, el sistema también te avisa del efectivo que sigue en manos de repartidores.

Ejemplo: el cuadre de un viernes en la noche

Supón estas reglas: Fijo por entrega (USD) en 0 y % del delivery fee en 80 %, con un envío de US$ 2 en la zona cercana. José hace 6 entregas; dos se pagaron antes por pago móvil y cuatro las cobra él en efectivo:

• Efectivo cobrado (en su poder): US$ 80. Los dos pagos móviles no cuentan, porque ese dinero ya entró a tu cuenta.
• Comisión por envíos: 6 entregas × 80 % de US$ 2 = US$ 9,60.
• A entregar en el cuadre: US$ 80 − US$ 9,60 = US$ 70,40.

Si José entrega US$ 70, al cerrar el cuadre queda registrada una diferencia de US$ 0,40. Sin el sistema, esa conversación se tiene de memoria y con un cuaderno lleno de tachones. Más detalle en cómo cerrar el cuadre de un repartidor.

Varias monedas en la calle

En Venezuela un mismo motorizado puede volver con dólares, bolívares y, cerca de la frontera, pesos. En la pantalla Repartidor cada cobro se registra en la moneda en que lo recibió y con su método.

Al cerrar el cuadre anotas lo recibido por moneda, así que no hay que convertir a mano para saber si cuadra. Para el vuelto en otra moneda y el resto de los cobros del local, ver caja y cuadre.

Cuaderno de motorizados vs. control en el sistema

Para organizar turnos, zonas y reglas con tu equipo, lee cómo organizar a tus motorizados.

Qué necesitas

Todo esto está en todos los planes. Gestionar repartidores pide Personal › Editar (por defecto, Encargado y Admin), y cerrar cuadres es exclusivo de Encargado y Admin. El repartidor con acceso solo necesita un teléfono con navegador: el rol Repartidor ve únicamente su pantalla, sin caja ni salón (roles y permisos). Ver precios.