Inventario físico en un restaurante: cómo hacerlo rápido y sin errores

Domingo, 11 de la noche. Dos empleados con un cuaderno y una calculadora cuentan 140 productos entre la cava, el depósito y la cocina. Terminan a la una y media, cansados, y el total no se parece a nada. Nadie sabe si faltó contar una caja, si alguien anotó kilos donde iban unidades o si de verdad falta mercancía.

El inventario físico es contar lo que hay, una cosa a la vez, y ponerle valor. Bien hecho, te da dos respuestas que ningún reporte te da solo: cuánto te costó de verdad lo que vendiste y dónde se está yendo la mercancía.

Antes de contar: la preparación ahorra la mitad del tiempo

1. Fija la hora de corte. Antes de abrir o después de cerrar, sin servicio. Lo que se venda o llegue después de esa hora no entra en este conteo.
2. Pon el sistema al día. Registra todas las compras recibidas y las mermas hasta la hora de corte. Si llega un proveedor mientras cuentas, aparta su mercancía.
3. Ordena antes, no durante. Cada producto en un solo lugar, con las cajas abiertas al frente y las cerradas atrás.
4. Usa una hoja en el orden de los estantes. Que el conteo siga el recorrido físico, no el orden alfabético. Tienes una plantilla en el formato de inventario para restaurante.
5. Define la unidad de cada producto. Kilos, litros o unidades, la misma que usas para comprar y para las recetas. "Media caja" o "un poquito" no son unidades.
6. Ten a mano una balanza. Lo abierto se pesa.

Durante el conteo: reglas que evitan errores

• Cuenten en parejas. Uno cuenta y dicta, el otro anota. Cambien de rol en cada zona.
• Sigan siempre el mismo recorrido: de arriba abajo y de izquierda a derecha en cada estante.
• Pesen lo abierto. Un saco de harina empezado se pesa, no se estima.
• No miren el número del sistema mientras cuentan. Si lo ven, tienden a "encontrar" esa cantidad.
• No muevan mercancía de una zona a otra durante el conteo: es la forma más fácil de contar algo dos veces.
• Incluyan lo que está en la línea: la mise en place y los preelaborados también son inventario, si los controlas como producto.

Después del conteo: comparar, reconteo y ajuste

Con el conteo listo, compáralo con lo que dice el sistema. Un ejemplo con precios de ejemplo:

Qué hacer con esa tabla:

1. Reconteo de lo que más pesa. La carne (−9 %) y la pechuga (−11 %) suman casi US$ 22. Vuelve a contarlas antes de concluir nada.
2. Busca la causa por orden de probabilidad: una compra mal registrada, una merma que no se anotó, porciones más grandes que la receta y, al final, robo.
3. Registra el ajuste por la diferencia, para que el sistema arranque limpio el lunes.
4. Guarda la hoja firmada. Es tu respaldo y el punto de partida del próximo conteo.

Una harina con +1 kg también dice algo: quizá una receta descuenta más de lo que se usa. Las diferencias a favor también se investigan.

Tu food cost real sale del conteo

El conteo de fin de mes permite calcular lo que de verdad consumiste:

Consumo real = inventario inicial + compras del mes − inventario final

Con ventas de comida por US$ 21.000, el food cost real es 6.350 ÷ 21.000 = 30,2 %. Si las recetas de lo vendido dicen que debiste consumir US$ 5.950 (28,3 %), la brecha es de US$ 400 en el mes. Ahí están las mermas sin anotar, las porciones generosas, las cortesías y la comida del personal. Ese número es el que quieres achicar.

Para llevar el detalle de entradas y salidas por producto, mira la guía de kardex y PEPS.

Conteo completo o conteo cíclico

No todo se cuenta con la misma frecuencia:

• Conteo completo, una vez al mes, al cierre. Es el que da el consumo real y el que le sirve al contador.
• Conteo semanal de lo caro. Ordena tus productos por lo que gastas en ellos al mes: suelen ser pocos los que concentran la mayor parte del dinero (carnes, pollo, quesos, licores). Esos se cuentan cada semana.
• Conteo diario de la barra, si vendes licor por tragos. El método está en control de bar y licores.

La idea de repartir el conteo en grupos durante la semana está en nuestra guía rápida de control de inventario.

Errores que arruinan un inventario

• Contar con el local abierto y no anotar la hora.
• Mezclar unidades: anotar cajas en un producto que se lleva en kilos.
• Olvidar lo que está en la cocina, en la nevera de la barra o en el carro del delivery.
• Registrar el total contado donde el sistema espera la diferencia.
• No firmar ni guardar la hoja.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

• Cargar el conteo. En Ajustes, Registrar ajuste con el motivo Conteo físico y la ubicación si tienes almacenes. Ojo: el ajuste suma o resta, así que en cada línea escribes la diferencia frente al Disponible, no el total contado. Paso a paso en cómo cargar un conteo físico.
• Conteos programados (plan Pro). En Tareas, las Listas de conteo agrupan los productos de una zona («Cava al cierre») y se programan como tarea diaria. Con Ver conteo ves Contado, Sistema y Diferencia, y Aplicar ajuste registra el conteo por ti. La diferencia se calcula contra el stock que había al contar. Ver tareas y checklists.
• De la hoja al sistema (plan Max). Si cuentas en papel, Fastlane IA lee la foto de la hoja como Movimiento de inventario; al revisarla eliges Conteo y apruebas.
• Mirar atrás. En Herramientas, Exportar a Excel baja stock, valor, mermas, ajustes y movimientos del período, y la Máquina del tiempo muestra el stock de Cocina en una fecha pasada.