Control de merma en restaurantes: pérdidas, conteos y ajustes con su costo

Toda cocina pierde algo: el arroz que se pegó, la bandeja que se cayó, el tomate que se dañó en la cava, el trago que se derramó en la barra. El problema no es la merma en sí, sino no saber cuánto es, de qué y en qué turno. Sin registro, esa pérdida aparece a fin de mes como una diferencia de inventario que nadie puede explicar.

Andes Cocina separa tres movimientos que suelen mezclarse:

• La merma: una pérdida que descuenta inventario sin que nadie la pague.
• El ajuste: una corrección del stock con un motivo (una entrada, el consumo del personal, un error).
• El conteo físico: un ajuste por la diferencia entre lo que contaste y lo que dice el sistema.

Los tres quedan registrados con fecha, cantidad, ubicación y responsable, y las mermas, además, con su costo.

Cómo registrar una merma paso a paso

Desde Mermas, desde Inventario o desde la pantalla de Cocina con el botón Merma:

1. Toca Registrar merma.
2. Elige Plato (descuenta su receta base) o Producto, y búscalo.
3. Si es un producto y tienes almacenes, elige la Ubicación.
4. Escribe la Cantidad y elige el Motivo: Quemado / mal preparado, Caído / derramado, Vencido / dañado u Otro.
5. Toca Registrar merma.

La merma descuenta inventario sin cobrar a nadie. Un plato sin receta base no descuenta nada: en ese caso registra cada ingrediente como merma de Producto.

Que el botón esté en la pantalla de cocina importa: el cocinero la anota en el momento, no al final del turno, cuando ya nadie se acuerda de qué se quemó.

Ejemplo: una semana de mermas en dólares

Con precios de ejemplo (pizza mediana con un costo de receta de US$ 2,10, tomate a US$ 1,50 el kilo, botella de ron de 750 mL a US$ 12 y empanada con un costo de receta de US$ 0,45):

Son casi US$ 13 en una semana, unos US$ 56 al mes. El reporte de Mermas te deja filtrar por motivo: aquí, Caído / derramado suma US$ 6,36, casi la mitad del total, y eso apunta a la manipulación en el salón y la barra más que al proveedor o a la cava. Para pasar de dólares a porcentaje, sigue la guía de cómo calcular la merma en cocina.

Conteo físico: escribe la diferencia, no el total

Es el error más común al pasar del cuaderno al sistema: en Andes Cocina un ajuste suma o resta, no fija la cantidad.

1. En Ajustes toca Registrar ajuste.
2. Elige el Motivo: Conteo físico, Entrada (recepción), Corrección, Consumo interno u Otro. Si tienes almacenes, elige la Ubicación.
3. En cada línea elige el producto, + (entrada) o − (salida) y la cantidad. Agregar suma otra línea.
4. Si quieres que el costo de las salidas cuente como gasto, marca Registrar gasto de inventario.
5. Toca Registrar ajuste.

Ejemplo: Cocina dice que hay 12 kg de harina Disponible y contaste 10,5 kg. Registras la harina con − 1,5 kg y motivo Conteo físico. Si la harina cuesta US$ 0,90 el kilo, esa diferencia vale US$ 1,35. Más detalle en cómo cargar un conteo físico y en la guía de inventario físico.

Un consejo: la comida del personal va como Consumo interno, no como merma. Así no mezclas lo que se perdió con lo que se comió el equipo.

Conteos diarios con Tareas (plan Pro)

Si cuentas la barra o la cava todos los días, Tareas tiene Listas de conteo: armas una lista («Barra al cierre») con sus productos y la programas como tarea diaria. Quien cuenta anota lo que hay; con Ver conteo, cada producto muestra Contado, Sistema y Diferencia, y Aplicar ajuste registra el ajuste con motivo «Conteo físico» por las diferencias. Ver tareas y checklists.

Pedidos cancelados que ya estaban hechos

Si se cancela un pedido que ya había descontado inventario, la caja muestra Órdenes canceladas — inventario por resolver y no cierra hasta vaciar esa lista. Para cada producto eliges Devolver al inventario, si volvió al estante (un refresco sin abrir), o Registrar merma, si ya estaba hecho y se pierde (una pasta servida). La etiqueta «Sugerido: …» te orienta.

En el reporte de Mermas, esas pérdidas salen como Cancelación de orden, separadas de las demás. Si se repiten en el mismo turno, ya sabes dónde mirar.

¿Quién puede registrar mermas?

Por defecto pueden Cocina, Mesero, Cajero, Almacenista, Encargado y Admin; el Repartidor no. Si prefieres que todo pase por un responsable, un Admin activa Registrar mermas: solo encargado y solo el Encargado y el Admin verán el botón. Resolver cancelaciones en caja no cambia con ese interruptor.

¿Cuál conviene? Abierto, el cocinero anota lo que quemó y tienes más datos; restringido, tienes más control, pero dependes de que alguien se lo cuente al encargado. Una merma anotada siempre es mejor que una escondida.

Reportes: mermas, salidas y movimientos

• Mermas: las del período (Hoy, 7 días, Este mes) con motivo, dónde, quién y costo; filtras por motivo y por categoría.
• Salidas de inventario: por producto, cuánto salió por Ventas, Mermas y Ajustes. Los traslados no cuentan como salida.
• Movimientos: todo lo que entró y salió, filtrable por producto, tipo y ubicación, con quién lo hizo.

El Almacenista ve las cantidades, nunca los costos. Con el costo de las mermas del mes y el costo de ventas de Finanzas sacas tu porcentaje de merma, y con las recetas de inventario y recetas sabes cuánto debió salir de cada producto.

Cuaderno de mermas vs. registro en el sistema

Qué plan necesitas

Mermas, ajustes, salidas y movimientos están en todos los planes; las listas de conteo de Tareas son del plan Pro. Ver precios.