Auditoría de restaurante, quién hizo qué en caja, pedidos e inventario

Las fugas que una auditoría ayuda a ver

En un restaurante el dinero rara vez desaparece de un golpe. Se escapa en montos pequeños: un ítem cancelado después de servirlo, un retiro de caja eliminado, un cierre con un faltante «chiquito» todos los viernes, un ajuste de inventario que nadie explica. Cada uno parece insignificante; sumados en un mes, son tu margen.

Una bitácora no impide nada por sí sola. Lo que hace es ponerle nombre y hora a cada acción. Y cuando el equipo sabe que todo queda registrado, cambian los incentivos.

Qué registra la Auditoría de Andes Cocina

Auditoría es la bitácora del restaurante: quién hizo qué y cuándo en caja, pedidos, inventario y equipo, con las alertas arriba. Es solo de consulta: ahí no se cambia nada.

Arriba, unas tarjetas resumen el período: Diferencia caja, Eliminadas, Pedidos cancelados, Ajustes inventario y Eventos totales. Al tocar una vas a su pestaña. Producciones revertidas solo cuenta cuántas hubo.

La etiqueta Pedido junta ítems, cobros, cancelaciones, propinas y cortesías. Sistema guarda los cambios del equipo: roles, permisos, bajas y perfiles de mesonero. Al tocar una fila ves su detalle.

Cómo leerla en cinco minutos a la semana

1. Deja el período en 7 días, que es como abre. Hoy y las fechas van de medianoche a medianoche en la hora del restaurante; 7 días y 30 días cuentan hacia atrás desde este momento.
2. Toca Diferencia caja: en Cierres de caja aparecen primero las diferencias más grandes.
3. Toca Eliminadas y Pedidos cancelados y fíjate si se concentran en una persona o en un turno.
4. Revisa Ajustes inventario: un ajuste sin motivo claro merece una pregunta.
5. En Todos los usuarios elige a una persona para ver solo lo suyo en las listas; las tarjetas de arriba siguen con el total.
6. Cierra en Por usuario, que resume a cada persona en una fila.

Ejemplo: una semana con faltantes

Supón esta semana de cierres, con números de ejemplo:

En Cierres de caja, el viernes, el domingo y el miércoles aparecen arriba. En Por usuario ves que esas tres cajas las cerró la misma persona, y en Eliminaciones, dos retiros de caja eliminados esas mismas noches.

Eso no prueba nada por sí solo. Es la pista para abrir el detalle de cada caja, hablar con la persona y decidir. Si el patrón sigue, activar el cierre ciego de caja es un buen siguiente paso: el cajero cuenta sin ver cuánto debería haber.

Tres herramientas que se complementan

La palabra «auditoría» aparece en tres lugares del sistema, y cada uno cumple un papel distinto:

• La bitácora de Auditoría, la de esta página, cuenta quién hizo qué. Es del plan Pro.
• Auditar cierre, en el historial de cajas, es un segundo conteo: alguien con acceso a finanzas escribe lo que de verdad llegó a cada método, según el banco y la caja fuerte, y el sistema marca «Cuadrada», «Faltante» o «Sobrante». El conteo del cajero no se borra, y cada corrección queda en Versiones anteriores. El circuito está en caja y cuadre.
• El informe de anulaciones, en Finanzas, lista pedidos cancelados, ítems anulados o removidos y pagos anulados, con señales de patrones como anular después de servir. Viene en todos los planes y lo explica la página de reportes y rentabilidad.

Las transacciones de caja eliminadas se pueden restaurar desde Tx eliminadas. Los pagos de un pedido no tienen papelera: se corrigen en el pedido con Anular y rehacer pago, que también queda registrado.

Quién la ve

El permiso Auditoría › Ver lo traen por defecto el Encargado y el Admin, así que el Encargado ve la sección en su menú. Pero la página solo abre para el dueño del restaurante o un Admin: a cualquier otro le sale Página no encontrada. Tiene sentido: la bitácora también registra lo que hace el Encargado, y la revisa alguien por encima de él.

Si en tu local varias personas comparten una tablet, activa los perfiles de mesonero. Cada acción queda a nombre del perfil activo, como «Ana (Caja)», y no de una cuenta genérica. Cómo repartir roles y permisos está en roles y permisos.

Lo que la auditoría no hace

• No bloquea nada. Para prevenir están los permisos y los interruptores, como Eliminar ítems de pedidos: solo encargado o la caja restringida.
• No reemplaza el conteo. El efectivo se sigue contando al cerrar; la auditoría te dice dónde mirar.
• No ve lo que no pasó por el sistema. Una venta que nunca se registró no aparece en ninguna bitácora.
• Tiene un tope por tipo. En períodos largos muestra como máximo los 500 eventos más recientes de cada tipo; para ir atrás, usa rangos cortos.

Lo que sí hace bien es ahorrarte la investigación: en lugar de revisar cuadernos y capturas, en cinco minutos sabes qué preguntar y a quién. Las mermas registradas, por ejemplo, salen en la pestaña Inventario con quien las hizo, y se cargan desde mermas y ajustes.

Revisar a mano o con Auditoría

Auditoría es del plan Pro (ver precios). Si tu caja ya tuvo un mal cierre, empieza por qué pasa si la caja no cuadra; para prevenir fugas desde el diseño del equipo, la guía de bitácora de auditoría trae más casos.