Sistema multimoneda para restaurantes: dólares, bolívares y pesos en una cuenta

Una mesa, tres monedas: el día a día que no cabe en una calculadora

Viernes en la noche, mesa de cuatro, cuenta en dólares. Uno paga con un billete de 20, otro con pago móvil en bolívares, un amigo que viene de Cúcuta saca pesos y el último pide el vuelto en bolívares porque nadie tiene sencillo en dólares. Así cobra buena parte de los restaurantes en Venezuela, sobre todo en la frontera.

Hecho a mano, cada paso es una cuenta mental con una tasa que alguien anotó en un papel. Los errores son pequeños, pero se repiten en cada mesa: un vuelto de más, un redondeo a favor del cliente, un pago que se anotó en la moneda equivocada. Al cierre, la diferencia aparece y nadie sabe de qué mesa vino.

Primero: qué monedas usa tu restaurante

Todo empieza en Configuración, sección Monedas y tasas. Ahí defines dos cosas:

• Monedas del restaurante. Tocas una moneda para activarla o quitarla: dólar (USD), bolívar (VES) y peso colombiano (COP). El dólar queda siempre activo. Las monedas activas son las que aparecen al cobrar, en la caja, en el menú y en los reportes.
• Moneda por defecto. Es la moneda con la que arranca el cobro, la que traen los platos nuevos del menú, la de los totales del recibo impreso y la que ven primero Cajero y Mesero.

Una lunchería en Caracas suele trabajar con dólares y bolívares. Una arepera en San Cristóbal, con las tres. Un negocio en Colombia, con pesos y dólares. Quitar una moneda no borra su historial; lo único que no puedes quitar es la moneda por defecto sin cambiarla antes.

Precios: cada plato en una sola moneda

Al crear o editar un plato en Menú, el selector junto a Precio define su moneda. Esa decisión cambia cómo se comporta el precio cuando se mueve la tasa:

Un precio en dólares se convierte multiplicando por la tasa: si sube la tasa, sube el monto en bolívares. Un precio en bolívares o en pesos vale exactamente ese monto en su moneda: lo que cambia con la tasa es su equivalente en las demás.

La regla práctica es poner en dólares lo que compras en dólares, y en bolívares solo lo que quieres vender a un monto redondo en bolívares, sabiendo que esos precios los actualizas tú. De dónde sale la tasa y cómo se actualiza está explicado en tasa BCV automática.

Cobrar mezclando monedas, paso a paso

Un pedido que ya está en la mesa

Desde Pedidos, Mesas o Caja abres el cobro del pedido, en la pestaña Pago:

1. Elige Moneda y Método de pago.
2. Monto a pagar ya trae lo que falta. Equivale a: muestra ese monto en tus otras monedas; tocar una cambia el cobro a esa moneda.
3. En efectivo, escribe en Recibido lo que te dieron, o toca Exacto o un billete, y verás el Vuelto.
4. Registra el pago.

Si el cliente paga solo una parte, la ventana sigue abierta con el nuevo Restante, listo para cobrar el resto en otra moneda. Si la cierras, el pedido queda en Pago parcial.

Un pedido nuevo en el mostrador

En Cajero tocas el botón de la moneda en que paga el cliente y eliges el método. Para una segunda moneda agregas otro pago (Saldo completa lo pendiente) hasta que Cubierto llegue al total sin Falta. Si el cliente dice el monto en otra moneda, Convertir desde otra moneda hace la cuenta: escribes la cifra y tocas Usar.

Ejemplo: US$ 38,50 pagados con pesos y dólares, con vuelto en bolívares

Tasas de ejemplo, no reales: Bs. 800 y COP 4.000 por dólar. La cuenta de la mesa es US$ 38,50.

En el paso 2, Recibido es US$ 30 y el Vuelto es US$ 4. Como no tienes billetes de un dólar, tocas Dividir vuelto, eliges bolívares y entregas Bs. 3.200 hasta ver Vuelto completo. También podrías repartirlo: US$ 2 y Bs. 1.600.

En la caja, los pesos entran al efectivo en pesos, el billete de US$ 30 al efectivo en dólares y los Bs. 3.200 del vuelto salen del efectivo en bolívares, porque el vuelto es efectivo que sale de la caja. Al cierre, cada gaveta se cuenta por su lado y cuadra. Si el cliente prefiere dejar el cambio, Convertir vuelto en propina registra todo lo recibido y el cambio queda como propina.

La tasa del pedido y la tasa del vuelto

Con Congelar la tasa por pedido (viene activado), cada pedido guarda la tasa del momento en que se abrió y todo lo que se agregue se cobra a esa tasa. El vuelto, en cambio, se valora con la tasa del día, porque es efectivo que sale de la caja en ese momento.

Al convertir entre monedas pueden quedar centavos en Restante. Para eso existe Saldar restante: un Encargado o un Admin perdona un restante pequeño, hasta US$ 2 o el 20 % de la cuenta, lo que sea mayor.

La caja y los reportes, por moneda

La caja muestra sus totales en la moneda que elijas con los botones USD, VES y COP, y debajo el Detalle por moneda. Al cerrar, cada fila es un método en una moneda: efectivo en dólares, efectivo en bolívares, pago móvil, efectivo en pesos. Así un faltante en pesos no se esconde detrás de un sobrante en dólares. Cómo se arma ese cierre está en caja y cuadre.

En Finanzas eliges la moneda de los montos del período; lo convertido se marca con ≈ porque usa la tasa de hoy. Las propinas también se separan por la moneda en que se cobraron.

Si vendes en la frontera o en Colombia

Con el peso activo, los cobros en pesos tienen sus métodos: Efectivo (COP), Nequi, Bancolombia, Transferencia COP y Datáfono (COP). La tasa del peso sale de la fuente Tasa de mercado o de una tasa manual. Si en tu zona los bolívares se calculan a partir del peso, revisa la tasa frontera.

Para Colombia existe la tarjeta Impuestos en la cuenta (Colombia), donde agregas hasta dos impuestos ya incluidos en el precio, como el impoconsumo: el recibo los muestra como «Incluye…» debajo del total y no cambian lo que paga el cliente. Andes Cocina no emite factura electrónica DIAN.

En Venezuela, si cobras un recargo de IVA solo a lo pagado en bolívares, el interruptor Recargo del IVA en pagos en bolívares lo suma a esa parte del pago, y el cajero puede quitarlo en cada cobro.

Con hoja de cálculo contra con un sistema multimoneda

• La tasa. En la hoja, cada quien usa la que recuerda; en el sistema, todos cobran con la misma tasa en uso.
• Pagos mixtos. En la hoja son dos o tres filas que alguien tiene que sumar; en el sistema, pagos que se acumulan hasta cubrir el total.
• El vuelto. En la hoja se calcula de memoria; en el sistema se reparte por moneda y queda registrado.
• El cierre. En la hoja hay que reconstruir la noche; en el sistema cada moneda trae su esperado.

Los cobros digitales tienen sus propias particularidades: cómo registrar cada uno está en pago móvil, Zelle y USDT.