Compras fiscales: cómo preparar el libro de compras de tu restaurante para el contador

En una pollera de Maracaibo, la administradora guarda las facturas de los proveedores en una caja de zapatos. A fin de mes se la entrega al contador: hay facturas sin número de control, otras a nombre del dueño y no de la empresa, varias notas de entrega y un puñado de recibos del mercado. El contador separa la mitad y dice: «Esto no te sirve para el IVA».

Ese montón descartado es dinero. Cada factura de compra bien hecha baja el IVA que pagas al mes; cada una mal hecha, o que nunca llegó, lo sube. Esta guía explica qué compras cuentan, qué datos necesita tu contador y cómo dejar el libro de compras listo sin la caja de zapatos.

¿Por qué tus compras bajan el IVA que pagas?

El IVA se liquida por mes: al IVA de tus ventas, el débito fiscal, le restas el IVA de tus compras, el crédito fiscal (guía de Baker McKenzie 2026 (se abre en otra pestaña)). Si vendiste con Bs. 640.000 de IVA y tus compras traen Bs. 240.000 de IVA en facturas válidas, pagas Bs. 400.000. Si pierdes la mitad de esas facturas, pagas Bs. 520.000.

Por eso el libro de compras no es un trámite para el contador: es la parte del IVA que depende de ti. Lo que no entra con su factura no se puede descontar.

¿Qué datos necesita el contador de cada factura?

Para cada compra, el libro de compras se arma con los datos de la factura:

1. RIF y razón social del proveedor, tal como aparecen en la factura.
2. Número de factura y número de control.
3. Fecha de la factura.
4. Base imponible e IVA, separados, y lo exento si lo hay.

Y un dato que se olvida: pide que la factura salga a nombre de la empresa que declara el IVA, con su RIF. Si el restaurante es una compañía y la factura salió a nombre del dueño como persona natural, pregúntale a tu contador qué hacer con ella antes de registrarla.

¿Qué compras no generan crédito fiscal?

Muchas compras de un restaurante entran al libro sin bajar el impuesto, o directamente no entran:

• Compras exentas. Varios alimentos básicos están exentos de IVA (Baker McKenzie (se abre en otra pestaña)). Su factura no trae IVA, así que se registran como exentas, sin crédito.
• Compras sin factura. El mercado, el vecino que vende limones, la compra de emergencia en el abasto. Sin factura no hay soporte para el crédito.
• Notas de entrega. Una nota de entrega documenta que recibiste la mercancía, pero no es una factura. Hasta que llegue la factura, esa compra queda pendiente.
• Facturas con errores. RIF equivocado, sin número de control o con el IVA sin discriminar: pídele al proveedor que la corrija mientras estás a tiempo.

¿Y las facturas de proveedores que cobran en dólares?

Desde la reforma de la Ley de IVA de 2020, la factura de una operación pagada en divisas debe indicar la moneda del pago, su equivalente en bolívares, el tipo de cambio aplicado, la base, el impuesto y el total (resumen de Forvis Mazars (se abre en otra pestaña)). Tu crédito fiscal es el IVA en bolívares que dice esa factura, convertido con la tasa que ahí aparece.

El problema práctico es que casi cada proveedor factura a su propia tasa. Si registras la compra con la tasa del día en que la pagas, el costo y el IVA no van a coincidir con el papel.

Si tu restaurante es contribuyente especial, retienes IVA

Cuando el SENIAT califica a tu restaurante como contribuyente especial, pasas a ser agente de retención del IVA de tus proveedores. La retención general es del 75 % del IVA de la factura y sube al 100 % si la factura no cumple los requisitos o el proveedor no está inscrito (Baker McKenzie (se abre en otra pestaña)).

La norma vigente es la Providencia SNAT/2025/000054, publicada en la Gaceta Oficial N° 43.171 del 16 de julio de 2025 y vigente desde el 1 de agosto de 2025, que reemplazó a la Providencia SNAT/2015/0049 casi sin cambios (Forvis Mazars (se abre en otra pestaña)).

Ejemplo: una factura de empaques con base de Bs. 50.000 e IVA de Bs. 8.000. Retienes Bs. 6.000, le pagas al proveedor Bs. 52.000 y le entregas el comprobante de retención. Esos Bs. 6.000 los declaras y los pagas según tu calendario de contribuyente especial.

Ejemplo: el mes de compras de la pollera

Usamos una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar. Así quedan las compras de octubre:

El crédito fiscal del mes suma Bs. 9.600 + Bs. 22.400 + Bs. 8.000 − Bs. 3.200 = Bs. 36.800, unos US$ 184 a la tasa de ejemplo. Los Bs. 400.000 de la nota de entrega no cuentan todavía: cuando llegue la factura, tu contador decide en qué período registrarla. Y la nota de crédito por la devolución resta, porque esa compra se deshizo en parte.

Cierre de compras en cinco pasos

1. Pide factura siempre, con la razón social y el RIF de tu empresa.
2. Revísala al recibirla: número de control, IVA separado, tasa si es en dólares.
3. Cárgala la misma semana, no el último día del mes.
4. Persigue las notas de entrega hasta que se conviertan en factura.
5. Si eres contribuyente especial, emite los comprobantes de retención a tiempo.

Cómo lo lleva Andes Cocina

En Documentos (plan Pro), Compras fiscales reúne las órdenes de compra y los gastos del período con los datos que pide el Libro de Compras. Los que aún no tienen datos de factura están en Borradores: tocas Completar, llenas RIF y razón social del proveedor, número de factura, número de control, fecha, base e IVA, y tocas Guardar. Completos, pasan a Fiscales, donde filtras con Solo órdenes de compra o Solo gastos.

Si el proveedor solo te dio una nota de entrega, eliges Nota de entrega en Tipo de documento. Queda en Borradores con Falta factura y no entra en el Libro de Compras hasta que cambias el tipo a Factura. Las notas de crédito de proveedores que registras aparecen como filas «NC» que restan.

Para que las facturas en dólares cuadren, el interruptor Tasa propia en compras y gastos deja escribir la tasa de la factura en cada orden o gasto. Los datos fiscales también se cargan al registrar cada gasto, y en el plan Max Fastlane IA registra una factura desde una foto, un PDF o un Excel. Más en proveedores y órdenes de compra, gastos y bancos y cómo registrar una factura con una foto.

La otra mitad de la declaración, el IVA de tus ventas, está en la guía de IVA en restaurantes.

Información vigente a octubre de 2026. Qué compras dan crédito fiscal y en qué período se registran depende de cada factura y de tu condición ante el SENIAT: consulta a tu contador.