Sistema para catering: costea cada evento, produce por lotes y cobra el saldo a tiempo

Una empresa de catering no tiene salón: tiene eventos. Cada boda, cada quince años y cada almuerzo corporativo es un negocio pequeño con su cotización, sus compras, su producción, su montaje y su cobro. Si el costo se calcula a ojo, el margen se descubre cuando ya pasó la fiesta, y a veces no aparece.

Lo que Andes Cocina hace en un catering, y lo que no

Andes Cocina no tiene un módulo de cotizaciones ni una agenda de eventos. Lo que sí hace es darte los números para cotizar bien y ordenar todo lo que pasa después: recetas con costo, producción por lotes, compras a proveedores, el anticipo y el saldo de cada cliente, el crédito de las empresas y los gastos de cada evento agrupados.

Costear el evento antes de cotizar

El costo por persona sale de dos partes: la comida, que viene de tus recetas, y los gastos del evento, que no pasan por la cocina. Un evento de 120 personas con precios de ejemplo:

Son US$ 9,50 por persona. Si cotizas a US$ 18, el evento vende US$ 2.160 y te deja US$ 1.020 antes de tus gastos fijos. Si cotizas «a ojo» en US$ 12, te quedan US$ 300 y no sabías que eran tan pocos.

Los costos de la comida no se calculan aparte: el costo de cada pasapalo sale de su producción, y el Detalle financiero de cada plato muestra su costo por ingrediente. Cuando recibes una compra, el precio de compra de cada producto se actualiza con el de la factura, así que la siguiente cotización ya usa los precios nuevos. Para pasar de costo a precio, mira la guía de cómo calcular el precio de venta de un plato.

Producir 1.200 pasapalos sin perder la cuenta

Los pasapalos se producen por lotes y se registran en Producción. Una receta de producción de «Tequeños, ciento» lleva la harina, el queso blanco, la mantequilla y el huevo como entradas y 100 tequeños como salida. Para un evento grande la escalas con ×2 o ×3, o tocas Usar máximo para saber cuántos alcanzas a hacer con lo que hay en Cocina.

Cada lote completado se imprime Sin costos, solo con cantidades, con el responsable y espacio para firmar: es la hoja de trabajo de la cocina. Si produces con días de anticipación y congelas, crea un almacén «Congelador» y usa Mover productos para guardar y para sacar lo del evento. El Reporte de producción suma lo Producido y los Ingredientes usados del mes, Por receta y Por responsable. Más en producción por lotes y en la guía de producción por lotes de salsas y masas.

El evento como pedido: anticipo hoy, saldo antes de la fiesta

En Venezuela es común vender los pasapalos por ciento, y así conviene armar el menú del catering: «Ciento de tequeños», «Ciento de mini pastelitos», «Bandeja de plato fuerte para 10». Cada uno lleva su receta, así que el evento descuenta lo que de verdad se llevó.

1. Arma el pedido del evento en Cajero como Para llevar (o Delivery, si lo llevas tú), con el nombre y el teléfono del cliente. La fecha y el lugar los anotas con el lápiz de una línea, en Notas.
2. Toca Enviar sin cobrar: la comanda llega a la cocina con todo lo del evento.
3. Abre el cobro y deja en Monto a pagar solo el anticipo. El pedido queda en Pago parcial, a la vista en Pedidos, pestaña Activas.
4. Antes del evento cobras el saldo, con el método que use el cliente.

Un detalle de tasa que importa en eventos: con Congelar la tasa por pedido (viene activado), el pedido guarda la tasa del día en que se abrió, y con un anticipo registrado ya no se puede Actualizar a tasa de hoy. Si el saldo se paga en bolívares un mes después, se calcula con la tasa vieja. Cobra el saldo en dólares o, si casi todo tu negocio son eventos, apaga ese interruptor para que los pedidos nuevos se conviertan con la tasa del día. Ver multimoneda USD, VES y COP.

Empresas que pagan a 30 días

Los clientes corporativos pagan con factura y a plazo. En el cobro del evento eliges Crédito (cuenta por cobrar) con el nombre de la empresa. Estado de cuenta muestra lo que debe por día o por producto, se imprime o se guarda en PDF (no es una factura fiscal), y cuando la empresa paga, Cobrar todo salda primero los eventos más viejos. Ver fiado y créditos.

Los gastos de cada evento, juntos

Lo que no es comida también es costo del evento. En Gastos, al tocar Nuevo gasto, el campo Título agrupa gastos del mismo concepto: usa el nombre del evento, como «Boda Rojas, 14 de noviembre», en el alquiler, el transporte y el pago de los mesoneros extra. Lo que pagas en efectivo desde la caja (el hielo de última hora) se registra como Retiro con Registrar como gasto.

Después, en la pestaña Pagos, filtras por título y ves el total del evento; Exportar baja el detalle en Excel. Gastos es solo para el Admin y el Propietario. Más en gastos y bancos.

Compras para un evento grande

Un evento de 300 personas no se compra en el abasto de la esquina. Con proveedores y órdenes de compra le mandas la orden al proveedor y, al recibir, el stock sube y el precio de compra se actualiza. Si compraste en el mercado con la factura en la mano, Registrar compra desde Inventario la carga en un paso.

Equipos para un catering

• Una PC o laptop en la oficina para costos, compras, gastos y créditos.
• Una tablet o un celular en la cocina para registrar producciones.
• Una impresora térmica o de oficina para las hojas de producción; también se guardan en PDF.
• Para cobrar un saldo hace falta una caja abierta: ábrela en el teléfono de quien cobra.