Glosario
Qué es una orden de compra
La orden de compra es el pedido formal a un proveedor con cantidades y precios. Qué debe llevar, un ejemplo con faltante y cómo evita pagar de más.
Definición
- Orden de compra
- Documento con el que un negocio le pide mercancía a un proveedor, con productos, cantidades, precios y condiciones acordadas antes de la entrega.
También se dice: OC, pedido al proveedor u orden de pedido.
La orden de compra, OC para abreviar, es tu pedido por escrito a un proveedor. Dice qué quieres, cuánto, a qué precio y para cuándo. No es un trámite de empresas grandes: es lo que te permite reclamar cuando llega menos o cuando la factura trae otro precio.
Qué datos lleva una orden de compra
- Número y fecha de la orden.
- Proveedor, con su RIF si te va a facturar.
- Cada producto con su unidad (kg, caja, bulto), la cantidad y el precio unitario.
- Moneda y, si te facturan en bolívares, la tasa acordada.
- Fecha de entrega esperada y condiciones de pago: contado o crédito a tantos días.
- Quién la aprobó.
Al recibir, se cruzan tres papeles: la orden (lo pedido), la nota de entrega (lo que llegó) y la factura (lo que te cobran).
Ejemplo: la orden que te ahorra un reclamo
Pides a tu distribuidor, con precios de ejemplo, 30 kg de harina de maíz a US$ 1,10 (US$ 33) y 12 L de aceite a US$ 2,50 (US$ 30). Total acordado: US$ 63.
Llegan 24 kg de harina, pero la factura cobra los 30 kg. Con la orden en la mano, reclamas US$ 6,60, o pides que traigan el resto. Sin ella, es tu palabra contra la del chofer. Si el distribuidor factura en bolívares a su propia tasa, la orden también deja escrito a cuánto acordaron.
Errores comunes al comprar
- Pedir por nota de voz, sin precios.
- Recibir sin contar ni pesar.
- Que la misma persona pida, apruebe y reciba.
- No actualizar el costo de las recetas cuando sube un insumo.
Para armar una buena orden, lee cómo hacer una orden de compra a proveedores.
La orden de compra en Andes Cocina
En Órdenes de compra, Nueva orden crea la OC con proveedor, moneda, líneas y precios. Su recorrido es Por aprobar (si la pide el Almacenista), Por enviar, Por recibir y Recibida o Parcial. Desde Reabastecimiento, Crear OC arma una con lo que falta según tu stock mínimo. Al Recibir, el precio de compra de cada producto se actualiza con el de la orden, y si el proveedor no mandará el resto puedes cerrarla con faltante. Si devuelves algo, la nota de crédito se solicita desde la misma orden. Más en proveedores y órdenes de compra y en cómo hago una orden de compra.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra es lo mismo que una factura?
No. La orden de compra es lo que tú pides y aceptas pagar; la factura es lo que el proveedor te cobra. Entre las dos está la nota de entrega, con lo que realmente llegó. Comparar los tres papeles evita pagar mercancía que no recibiste.
¿Vale la pena hacer órdenes de compra en un restaurante pequeño?
Sí, aunque sea para los proveedores grandes. Una orden con precio acordado te permite reclamar faltantes y precios cambiados, y te deja un historial para saber quién te vendió más barato.