Orden de compra para restaurantes: qué debe llevar, un ejemplo y cómo recibir la mercancía

El encargado manda una nota de voz al proveedor de verduras: "lo mismo de siempre, pero más tomate". Llegan 25 kg de tomate cuando hacían falta 15, nadie pesa la papa y la factura trae un precio que no se había hablado. Al final del mes, el costo de la cocina subió y nadie sabe por qué.

Una orden de compra evita eso con algo muy simple: dejar por escrito qué pediste, a qué precio y para cuándo, y usar ese papel para recibir y para pagar.

¿Qué es una orden de compra y para qué sirve?

Una orden de compra es el pedido formal que le haces a un proveedor. Sirve para tres momentos:

1. Pedir: el proveedor sabe exactamente qué mandar.
2. Recibir: quien recibe compara lo que llega con lo pedido, no con lo que dice el chofer.
3. Pagar: antes de pagar se cruzan la orden, lo recibido y la factura.

Ese cruce de tres documentos es el control de compras más efectivo que existe para un restaurante pequeño, y no cuesta nada.

Los datos que no pueden faltar

• Número y fecha de la orden.
• Proveedor: nombre o razón social, RIF y contacto.
• Fecha y hora de entrega, y dónde se entrega (la puerta de servicio, no el salón).
• Productos con especificación: no basta "tomate"; di "tomate perita, maduro pintón, sin golpes". Corte, calibre, marca y presentación evitan discusiones.
• Unidad y cantidad: kg, L, unidad o caja, siempre la misma unidad con la que recibes.
• Precio unitario acordado y subtotal de cada línea.
• Moneda. Si es en bolívares, la tasa pactada y cuál tasa aplica al pagar.
• Condiciones de pago: contado, o crédito a cuántos días.
• Quién la pidió y quién la aprobó.

Ejemplo: orden de compra de verduras

Para la semana de un restaurante de comida casera, con precios de ejemplo:

Entrega: martes antes de las 9:00 a. m. Pago: contado contra entrega. Si el proveedor factura en bolívares, la orden dice el monto y la tasa: con una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar, Bs. 14.350.

Las cantidades no se inventan: salen de tu consumo y tus mínimos, como explicamos en stock mínimo y punto de reorden.

Cómo recibir la mercancía sin perder dinero

1. Recibe con la orden, no con la factura. La factura dice lo que el proveedor quiere cobrar; la orden, lo que pediste.
2. Pesa todo lo que se vende por peso, sin la caja ni la bolsa.
3. Revisa calidad: golpes, color, olor, fecha de vencimiento. Lo refrigerado debe llegar frío y lo congelado, duro.
4. Rechaza en el momento. Lo que no sirve se devuelve con el chofer y se anota en la orden.
5. Anota lo recibido de verdad en cada línea y firman los dos.
6. Guarda de inmediato: primero lo congelado, luego lo refrigerado, al final lo seco.

Ejemplo: cuando la factura no coincide

El martes llega el pedido. Al pesar, 1,5 kg de tomate vienen golpeados y se devuelven, y de papa llegan 22 kg. La factura cobra 15 kg de tomate y 25 kg de papa, y la papa a US$ 1,00 en lugar de US$ 0,95.

La factura suma US$ 73,00. Lo recibido vale US$ 67,90 si aceptas el nuevo precio de la papa, o US$ 66,80 si lo reclamas y pagas los US$ 0,95 acordados. En cualquier caso, hay US$ 5,10 de mercancía que no llegó y que no debes pagar. Para lo que devolviste, pídele al proveedor una nota de crédito o una factura corregida.

Si el precio subió de verdad, actualiza el costo de tus recetas. Y si sube seguido, es hora de negociar: lo vemos en cómo negociar con proveedores.

Quién pide, quién aprueba y quién recibe

En un restaurante pequeño todo lo hace una sola persona, y ahí empiezan las fugas. Lo sano es separar:

• Pide quien conoce el consumo: el almacenista o el jefe de cocina.
• Aprueba quien cuida el dinero: el encargado o el dueño, que revisa precios y proveedor.
• Recibe alguien que no hizo el pedido.

No es desconfianza: es que nadie se revisa a sí mismo con el mismo cuidado.

Venezuela: factura, nota de entrega y tasa

Muchos proveedores entregan con una nota de entrega y mandan la factura después. Guarda la nota con la orden y no cierres la compra hasta tener la factura con tus datos: tu contador la necesita para el Libro de Compras. Lo explicamos en compras fiscales para el contador.

Si te facturan en bolívares, deja claro en la orden si la deuda queda en dólares o en bolívares y con qué tasa se paga. Esa línea evita más discusiones que cualquier otra.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

• Crear la orden. En Órdenes de compra, Nueva orden (o Repetir una anterior), con proveedor, moneda, Entrega esperada y cada producto con cantidad y precio. Desde Reabastecimiento, Crear OC la arma con lo que te falta. Paso a paso en cómo hacer una orden de compra.
• Enviarla. Un Encargado o Admin toca Enviar, y el botón WhatsApp le manda al proveedor las cantidades, sin precios. Imprimir da la hoja con o sin precios, con espacio para firmar.
• Recibir lo que llegó. Recibir, escribe en Recibir ahora las cantidades reales y confirma con Revisar recepción. Si faltó algo, queda Parcial; si el proveedor no mandará el resto, se cierra con faltante y solo debes lo recibido. Si la factura trae otro precio, Editar precios lo corrige antes de recibir y deja el cambio en Historial de cambios.
• Devoluciones. Solicitar nota de crédito con Devolución de lo recibido. La factura se adjunta con Subir, y con el plan Max Fastlane IA la lee desde una foto.

Cada orden recibida actualiza el precio de compra de sus productos y, con él, el costo de tus recetas. Más en proveedores y órdenes de compra.