Glosario
¿Qué es un kardex y cómo se lleva en un restaurante?
El kardex registra cada entrada y salida de un producto con su saldo y su costo. Un ejemplo con queso blanco valorado por promedio y los errores de siempre.
Definición
- Kardex
- Registro, por producto, de cada entrada y salida de inventario con su fecha, cantidad, costo y saldo, que dice cuánto debería haber en cada momento.
También se dice: tarjeta kardex, tarjeta de existencias o control de existencias.
El kardex es la historia de un producto en el inventario. Cada vez que entra (una compra) o sale (una venta, una merma, un traslado), se anota una línea con la fecha, la cantidad, el costo y el saldo que queda. El nombre viene de las tarjetas de cartón que se usaban antes para cada artículo; hoy suele ser una hoja de cálculo o un módulo del sistema.
¿Para qué sirve en un restaurante?
Para tres cosas: saber cuánto debería haber de cada insumo sin ir a contarlo, saber cuánto vale ese inventario y tener una pista de auditoría cuando el conteo físico no coincide. Si falta queso, el kardex te dice cuándo entró, cuánto se vendió y en qué día empezó la diferencia.
Ejemplo: kardex del queso blanco, valorado por promedio
| Fecha | Movimiento | Entrada | Salida | Saldo | Costo promedio |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 oct | Saldo inicial | 10 kg | US$ 5,00 | ||
| 3 oct | Compra | 20 kg a US$ 5,50 | 30 kg | US$ 5,33 | |
| 1–7 oct | Ventas por receta | 12 kg | 18 kg | US$ 5,33 | |
| 6 oct | Merma (vencido) | 1 kg | 17 kg | US$ 5,33 |
El costo promedio sale de (US$ 50 + US$ 110) ÷ 30 kg. Con ese promedio sin redondear, el saldo final de 17 kg vale US$ 90,67, unos Bs. 18.134 con una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar. Con el método PEPS el resultado cambiaría un poco, porque las salidas usarían primero el queso de US$ 5.
Fallas comunes al llevarlo
- Anotar solo cantidades y nunca costos.
- No registrar las mermas: el kardex queda por encima de lo real.
- Registrar compras en bolívares sin anotar la tasa del día.
- Llenarlo a fin de mes, de memoria.
Los movimientos en Andes Cocina
En Movimientos ves cada entrada y salida con quién la hizo y dónde, y filtras por producto y por tipo: compras, ventas, mermas, ajustes, traslados y producción. El ícono de historial de cada producto abre directo sus movimientos, y Salidas resume cuánto salió por ventas, mermas y ajustes. Es la parte de cantidades de un kardex; el método de valoración para tus libros lo defines con tu contador. Más en inventario y recetas y en la guía de kardex y PEPS.
Preguntas frecuentes
¿El kardex reemplaza al inventario físico?
No. El kardex dice cuánto debería haber según los registros; el inventario físico dice cuánto hay. Se necesitan los dos: la diferencia entre ambos es lo que tienes que investigar.
¿Qué método de valoración uso en el kardex?
Los más comunes son PEPS (primero en entrar, primero en salir) y promedio ponderado. La elección tiene efectos contables y fiscales, así que conviene decidirla con tu contador y no cambiarla a mitad de año.