Cómo controlar el fiado en tu restaurante sin perder plata ni clientes

La lunchería frente al taller tiene un cuaderno de tapa azul. Ahí están «el gocho», «José (taller)», «Sr. José» y «la muchacha de la farmacia», con cifras en bolívares de hace tres meses, tachones y sumas que nadie ha revisado. Cada quincena alguien paga, alguien promete y alguien desaparece.

Fiar es parte del negocio en muchas luncherías, areperas y comedores. El problema no es fiar: es fiar sin reglas. Esta guía te da un método para que el fiado sea una herramienta de ventas y no una fuga silenciosa, con un ejemplo de cuánto se pierde cuando la deuda se anota en la moneda equivocada.

Fiar es dar crédito, no hacer un favor

Cada vez que fías, le prestas dinero a un cliente sin intereses y sin garantía. Visto así, las preguntas son las de cualquier crédito: a quién, cuánto, por cuánto tiempo y qué pasa si no paga.

El fiado bien llevado fideliza. El vecino que come a crédito toda la semana vuelve todos los días y paga el viernes. El fiado mal llevado hace lo contrario: el cliente que debe mucho deja de venir para no encontrarse con la deuda, y pierdes la plata y al cliente. La definición corta está en el glosario: fiado.

Las cinco reglas de un fiado sano

1. Quién puede autorizarlo. Una o dos personas, no todo el turno. El mesonero toma el pedido; el fiado lo aprueba quien maneja la caja.
2. A quién se le fía. Clientes identificados con nombre completo y teléfono. Nada de «el amigo de Carlos».
3. Hasta cuánto. Un tope por cliente, escrito. Si llega al tope, paga antes de seguir consumiendo.
4. Por cuánto tiempo. Un plazo claro: la semana, la quincena o el fin de mes. Pasado el plazo, no hay consumo nuevo.
5. Con qué soporte. Cada consumo con fecha, productos y monto; si es posible, con la firma del cliente en el ticket.

En qué moneda anotar la deuda

En Venezuela esta decisión vale dinero. Si tus precios están en dólares y anotas la deuda en bolívares, cada vez que sube la tasa la deuda vale menos.

Un ejemplo con tasas de ejemplo (no reales): un cliente consume el equivalente a US$ 40 en dos semanas. Si se anota en bolívares con una tasa de Bs. 450 por dólar, el cuaderno dice Bs. 18.000. Si paga un mes después, cuando la tasa de ejemplo está en Bs. 495, esos Bs. 18.000 equivalen a unos US$ 36,36. El negocio perdió US$ 3,64, más del 9 % de la deuda, sin que nadie se diera cuenta.

Si la deuda se anota en dólares, el cliente paga US$ 40 en efectivo o su equivalente en bolívares a la tasa del día del pago: Bs. 19.800. Para el cliente es justo, porque paga lo que consumió a precio del día, y para ti también.

Ejemplo: el cierre de mes de tres cuentas

Una arepera revisa su fiado el último día del mes. El tope por cliente es de US$ 60 y el plazo, la quincena:

El total pendiente es US$ 137,50. La primera cuenta es la que te conviene cuidar: un cliente que consume y paga a tiempo. La segunda necesita una conversación amable hoy, con el detalle en la mano. La tercera es un caso aparte: lo que consume un empleado se puede compensar con lo que le debes, siempre que quede por escrito y con su acuerdo.

Cómo cobrar sin perder al cliente

• Muestra el detalle, no solo el total. «Me debes 62 dólares» genera discusión; una lista con fechas y productos, no.
• Acepta abonos. Un cliente que abona sigue viniendo. Cada abono se anota con fecha, monto, moneda y método.
• Cobra en la moneda que pueda pagar. Si la deuda está en dólares y paga en bolívares o por pago móvil, convierte con la tasa del día.
• Recuerda antes del vencimiento, no después. Un mensaje el día anterior a la quincena funciona mejor que tres llamadas de cobro.
• Corta el crédito, no la relación. Al cliente que no paga se le sigue atendiendo de contado.

El fiado y la caja

Un fiado no entra a la caja, así que no forma parte del esperado del turno. Si lo sumas como si fuera venta cobrada, la caja mostrará un faltante que no existe. Lo que sí entra es el abono, en la caja del día en que el cliente paga y con el método con que paga. Esta separación es la base de un buen cuadre de caja del restaurante.

Tampoco confundas fiado con cortesía. Lo que la casa invita no es deuda: es un gasto de la casa y se controla aparte, como se explica en cortesías.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

En Andes Cocina el fiado se registra en el cobro del pedido con el método Crédito (cuenta por cobrar): escribes el Nombre del cliente y, si ya debe, lo eliges de la lista para que sus deudas queden juntas, con Teléfono (opcional) y Notas (opcional). Para el cliente de confianza que se lleva algo más, Agregar consumo en Créditos lo suma a su cuenta sin pasar por el cobro.

En Créditos, vista Clientes, el Estado de cuenta muestra todo lo consumido, cada abono y el Pendiente, y se imprime o se guarda como PDF. Cobrar registra un abono o el pago total, y Cobrar todo salda primero los créditos más viejos. El dinero entra a la caja abierta, mientras que el fiado en sí aparece en el recuadro Cortesías, créditos y descuentos y no suma al esperado. Si fía un empleado, Encargado y Admin tienen Descontar de salario y Aplicar como gasto.

Todo el recorrido está en fiado y créditos, y el paso a paso para tu cajero en cómo fiarle un pedido a un cliente. Los créditos están incluidos desde el plan Básico.