Control de fiado para restaurantes: quién debe, cuánto y desde cuándo

El cuaderno del fiado: donde se pierde la plata

En muchas luncherías, areperas y comedores de empresa, fiar es parte del negocio: el vecino de siempre, el taller de la esquina, el empleado que paga con la quincena. El problema no es fiar, sino cómo se anota. En el cuaderno, el mismo cliente aparece como «José», «Sr. José» y «José del taller», los montos no dicen qué se consumió y cualquiera del turno puede agregar una línea.

Hay un problema más, muy venezolano: un fiado anotado en bolívares pierde valor con cada semana que pasa. Si el cliente paga dentro de un mes el mismo monto que debía, el negocio pierde la diferencia.

Fiar un pedido, paso a paso

El fiado se registra en el cobro del pedido, como un método de pago más:

1. Abre el cobro: en Caja, toca el pedido en Cuentas por cobrar, o toca Cobrar en Pedidos.
2. En Método de pago elige Crédito (cuenta por cobrar).
3. En Monto a pagar pon lo que se fía (Todo es lo que falta). Puedes fiar una parte y cobrar el resto con otro método.
4. Escribe el Nombre del cliente. Si ya debe, elígelo de la lista para que sus deudas queden juntas. Teléfono (opcional) y Notas (opcional) ayudan a ubicarlo.
5. Si es un empleado o un proveedor, márcalo en Vincular a (opcional).
6. Toca Registrar crédito.

No hace falta tener la caja abierta, pero sí internet. En la pantalla Cajero el fiado no aparece entre los métodos: envías el pedido con Enviar sin cobrar y lo fías después desde Caja. El recibo identifica la forma de pago con «Cuenta por cobrar a:» y el nombre del cliente.

Clientes de confianza: sumar un consumo sin pasar por caja

Para el cliente que ya tiene cuenta y se lleva algo más, hay un camino más corto. En Créditos, vista Clientes, tocas Agregar consumo en su nombre, eliges los productos y ajustas cantidades.

Si ya se lo entregaste, marca Entregado y no va a cocina; si no, la comanda sale como pedido para llevar a nombre del cliente. Con Agregar al crédito se crea el pedido y queda fiado por su total, como un crédito más de esa persona.

Ejemplo: la cuenta de un cliente durante dos semanas

Un cliente de la lunchería consume a crédito. Las tasas son de ejemplo (no reales): Bs. 800 por dólar la primera semana y Bs. 840 la segunda.

El viernes, el abono se registra con Cobrar sobre el almuerzo: Bs. 8.000 a Bs. 800 son US$ 10, y ese crédito queda debiendo US$ 2. Dos semanas después, el cliente paga todo. Cobrar todo salda primero los créditos más viejos: los US$ 2 del almuerzo y los US$ 4,50 del consumo del miércoles. Con la tasa de ese día, Bs. 840, los US$ 6,50 son Bs. 5.460.

Si el fiado se hubiera anotado en bolívares en un cuaderno, el cliente habría pagado Bs. 5.200 (6,50 × 800), y el negocio habría perdido Bs. 260 sin darse cuenta. Al cobrar en bolívares, Andes Cocina calcula el monto con la tasa del día.

Estado de cuenta: el documento que evita discusiones

En Créditos, vista Clientes, Estado de cuenta reúne todo lo que la persona consumió a crédito, de todos los días:

• Por día muestra cada pedido con su fecha, hora y productos.
• Por producto suma los productos iguales en una sola línea, como una factura.
• Abajo salen lo consumido a crédito, cada abono y el Pendiente, con su equivalente en tus otras monedas a la tasa de hoy.
• Imprimir lo saca en papel o lo guarda como PDF, con la vista que tengas elegida.

Con el filtro Abiertas muestra lo que debe hoy; con Todas o Pagadas y un rango de Fecha, también lo ya pagado. No es una factura fiscal, pero sí la mejor respuesta a «yo no consumí eso».

Cobrar: abonos, cobrar todo y la caja

Cobrar en un crédito abre Cobrar crédito. En la pestaña Cobrar con dinero eliges Moneda, Monto (Todo es el saldo) y Método de pago, y tocas el botón verde: «Cobrar total …» o, si es parcial, «Abono …». El dinero entra a la caja abierta y el crédito pasa a Pagada cuando se salda. En el menú ⋮, Ver pagos muestra los abonos.

Si el cliente paga varios créditos a la vez, Cobrar todo reparte el pago desde el más viejo y registra un cobro por cada crédito. Si paga con dos monedas, cobras primero una parte y luego el resto.

En la caja, un fiado no suma al esperado, porque ese dinero no entró. Aparece en el recuadro Cortesías, créditos y descuentos. Los abonos sí entran, y en el detalle de una caja cerrada salen como Cobros de crédito. Así se cuadra un turno con fiados, como se explica en caja y cuadre.

Empleados y proveedores que fían

Cuando quien consume a crédito es un empleado o un proveedor, el fiado se puede compensar sin mover efectivo. Encargado y Admin tienen, en el menú ⋮ del crédito:

• Descontar de salario, para un crédito vinculado a un empleado que tiene sueldo pendiente en Por pagar.
• Aplicar como gasto, que registra el crédito como un gasto con su categoría.
• Editar vínculo, para ligar un crédito a un empleado o proveedor después.

Y al pagarle una orden de compra a un proveedor que te debe, Usar crédito cruza su fiado como parte del pago. Cómo se pagan las compras está en proveedores y órdenes de compra.

Corregir sin borrar la historia

• Anular fiado. Si un pedido se fió por error y no tiene abonos, un Encargado o Admin toca Anular y rehacer pago en su línea de crédito y luego Anular fiado. El pedido vuelve a tener saldo para cobrarlo bien.
• Anular abono. En Ver pagos, Anular abono saca el dinero de la caja y devuelve ese monto a la deuda. Solo mientras siga abierta la caja donde se cobró.
• Fusionar clientes. Si «José» y «José Pérez» son la misma persona, Fusionar clientes junta sus deudas bajo un Nombre final.

Fiado con reglas claras

Un buen control de fiado no es solo software: define quién autoriza, hasta qué monto y cada cuánto se cobra. Ideas para fijar esas reglas en cómo controlar el fiado en un restaurante. Lo que invita la casa es otro caso: no es deuda, es una cortesía. Y si quieres conocer mejor a quienes vuelven, el directorio de clientes y fidelización te ayuda a invitarlos de nuevo.