Cuentas por pagar a proveedores en un restaurante: cómo llevarlas

Lunes en la oficina de un restaurante de Armenia. La carnicería llama a cobrar una factura de hace 20 días. El administrador jura que ya se pagó; la dueña cree que fue otra. Revisan el WhatsApp del banco, el cuaderno y la carpeta de facturas, y al final transfieren por si acaso. Dos semanas después aparece el primer pago.

Con 10 a 20 proveedores a 8, 15 o 30 días de crédito, el dinero se pierde de tres formas: pagando dos veces, pagando tarde (y perdiendo el crédito) o pagando un precio que no era el acordado. Esta es la rutina que lo evita.

Por qué las cuentas por pagar se desordenan

Cada proveedor trabaja distinto. Uno manda la factura con la mercancía, otro la manda al final de la semana, otro cobra por transferencia con un recordatorio. Si la información vive en tres lugares, nadie tiene la cuenta completa.

Además, los precios se mueven. Según el IPC de septiembre de 2026, las comidas en establecimientos de servicio a la mesa y autoservicio subieron 9,44 % en un año (El Colombiano (se abre en otra pestaña)). Con precios moviéndose a ese ritmo, cada factura de insumos puede traer un precio nuevo que nadie aprobó.

Regla 1: ninguna deuda sin orden de compra

La orden de compra fija qué pediste, cuánto y a qué precio. En Andes Cocina, Nueva orden recoge proveedor, moneda, Entrega esperada y cada producto con su precio; al tocar Crear orden queda Por enviar.

Si tu almacenista pide, que no ponga precios: ve Nueva solicitud de compra y la deja Por aprobar. El Encargado o el Admin la revisa en Aprobar solicitud, pone proveedor y precio y toca Aprobar orden. El paso a paso de la orden está en orden de compra a proveedores.

Regla 2: recibe contra la orden y corrige el precio de la factura

Cuando llega la mercancía, Recibir y Revisar recepción comparan lo que llegó con lo pedido, y la pantalla avisa si recibes más de lo pedido. Si faltó algo, la orden queda Parcial; si el proveedor no mandará el resto, Cerrar con faltante ajusta lo que debes a lo recibido.

¿La factura trae otro precio? En la orden toca Editar precios, escribe el precio de la factura y Guardar precios. El Monto acordado cambia y todo queda en Historial de cambios: quién, cuándo, antes y después. Así, cuando el contador pregunte por qué la factura de pollo subió, tienes la respuesta.

Regla 3: un solo lugar para ver lo que debes

La pestaña Por pagar de Gastos junta las deudas y las órdenes de compra enviadas o recibidas sin pagar, ordenadas por vencimiento: Vencidas (en rojo), Próximos 7 días, Más adelante y Sin fecha. Arriba, Por pagar por categoría dice cuánto debes en cada una.

Una orden queda Vencida al pasar los días de crédito del proveedor desde que la recibiste. Por eso conviene cargar esos días en la ficha de cada proveedor. En el Calendario ves lo que vence cada día del mes, con los gastos fijos marcados como Proyectado.

Al tocar una cuenta se abre su detalle: lo que falta, cuándo vence, los días de crédito, los datos bancarios del proveedor con botón para copiar, los abonos y la factura. Para completar avisa si falta algo, como la fecha límite o la factura de la orden. Qué es exactamente una cuenta por pagar y cómo se diferencia de un gasto está en el glosario.

Regla 4: paga desde la cuenta, nunca de memoria

En la cuenta toca Pagar, elige moneda, monto y método y, si salió de un banco, Pagado desde (opcional). Al confirmar, la orden pasa a Pago parcial o Pagada y el aviso Pago registrado trae Ver comprobante. Ese comprobante se imprime con Imprimir comprobante, con número, monto en letras y firmas.

Si el proveedor tiene varias facturas abiertas, no hagas tres transferencias: Pagar juntas salda varias cuentas del mismo proveedor en un solo pago, con un comprobante y un solo débito en la cuenta.

Ejemplo: tres facturas de la carnicería y una nota crédito

Un restaurante le debe a su carnicería tres órdenes recibidas:

En la OC #44 llegaron cuatro kilos de costilla en mal estado. Desde la tarjeta Notas de crédito, el administrador toca Solicitar nota de crédito, elige Devolución y se la envía al proveedor con WhatsApp. Cuando la carnicería emite la nota por COP 95.000, la registra con Registrar NC del proveedor: la OC #44 baja a COP 765.000. Si la nota fuera mayor que lo que debe esa cuenta, el resto quedaría como Saldo a favor del proveedor. Más sobre la nota de crédito en el glosario.

Ahora el total es COP 2.420.000. Con Pagar juntas, el Monto a pagar trae esa suma. Si esta semana solo puedes pagar COP 2.000.000, el pago se aplica primero a la que vence antes: la OC #41 queda saldada con COP 1.240.000, la OC #44 recibe un abono de COP 760.000 y queda debiendo COP 5.000, y la OC #47 sigue entera. Cada fila dice cómo queda antes de que toques Registrar pago.

Regla 5: separa quién pide el pago de quién lo aprueba

En un local con administrador y dueño, una buena práctica es que quien compra no sea quien paga. Con el plan Pro, la aprobación de pagos hace que el Encargado toque Solicitar pago y que un Admin o el Propietario apruebe o rechace la orden de pago. Nadie aprueba su propia solicitud y el rechazo pide motivo. El Admin sigue pagando directo lo que no tiene orden abierta.

Regla 6: revisa el resumen cada viernes

En Órdenes de compra, el Resumen financiero muestra Comprado y Pagado en el período y el Saldo actual: Por pagar y Vencido. Debajo, Por proveedor dice cuánto le compraste, cuánto le pagaste y cuánto le debes a cada uno. Cinco minutos el viernes bastan para decidir qué se paga el lunes.

Qué pagar primero cuando la plata no alcanza para todos es una pregunta de caja, no de proveedores: la respuesta está en flujo de caja de un restaurante. Si tienes restaurante en el Eje Cafetero, mira también software para restaurantes en Armenia, y el módulo completo en proveedores y compras.