Flujo de caja de un restaurante en Colombia: ejemplo en pesos

Un restaurante de Usaquén cierra junio con una ganancia que deja tranquilo al dueño. A mediados de julio no le alcanza para pagar la quincena. No hubo robo ni mal mes: la prima de junio, el arriendo de julio y el impoconsumo del bimestre cayeron en semanas seguidas, y la plata de las ventas todavía estaba entrando.

Ganancia y caja son dos números distintos. La ganancia dice si el negocio funciona. El flujo de caja dice si llegas al viernes. Esta guía arma una proyección de cuatro semanas con lo que tu sistema ya sabe.

Por qué un mes con ganancia puede dejarte sin plata

Tres razones típicas en un restaurante colombiano:

• Pagos que se acumulan. La prima de servicios se paga la mitad hasta el 30 de junio y la otra hasta el 20 de diciembre, y las cesantías van al fondo hasta el 14 de febrero (guía laboral de la ACI Medellín (se abre en otra pestaña), fuente secundaria). Se causan todo el año, pero salen en un solo día.
• Impuestos por bimestre. El impuesto nacional al consumo se declara por bimestres (artículo 512-1 del Estatuto Tributario (se abre en otra pestaña), Actualícese, fuente secundaria): sale de una vez lo recaudado en dos meses.
• Plata que todavía no está en el banco. El efectivo de la caja no se puede usar para una transferencia hasta que lo depositas.

Datos vigentes a octubre de 2026; consulta a tu contador las fechas exactas de tu NIT.

Ejemplo: cuatro semanas entre junio y julio, en pesos

Un restaurante de 70 puestos en Bogotá, con ventas de unos COP 88 millones al mes. Cifras de ejemplo:

Todos los montos en COP. En el ejemplo, el impoconsumo de mayo y junio se paga a mediados de julio; la fecha exacta depende de tu NIT. La semana 4 cierra con COP 3.500.000 en rojo, y aun así el negocio es rentable: la prima corresponde a seis meses de trabajo y el impoconsumo es plata recaudada de dos meses de ventas. El problema no es la rentabilidad, es el calendario.

Paso 1: el saldo real, no el de la caja

Arranca con lo que de verdad hay. En Bancos, el reporte de Movimientos muestra por cuenta el Saldo inicial, las Entradas, las Salidas y el Saldo final del período. En Finanzas, Dónde está el dinero separa efectivo, digital y lo que no entró a caja.

El efectivo cuenta cuando llega al banco. Después de auditar el cierre con Auditar cierre, el Admin toca Depositar y el dinero pasa a la cuenta; si lo deja con Ahora no, queda Sin depositar. Para tu proyección, ese efectivo sin depositar es plata que todavía no puedes transferir.

Paso 2: las salidas que ya conoces

Casi todo lo que sale en las próximas cuatro semanas ya está registrado:

• Por pagar en Gastos agrupa tus deudas y órdenes de compra por vencimiento: Vencidas, Próximos 7 días, Más adelante y Sin fecha.
• El Calendario muestra lo que vence cada día, con las deudas por color y los gastos fijos como Proyectado antes de que se conviertan en deuda.
• En Finanzas, Por pagar hoy es lo que debes hoy en deudas y órdenes de compra, sin importar el período.

Si pagas a varios proveedores en efectivo, regístralo en el momento: en la caja, Retiro con Registrar como gasto. En la encuesta del Banco de la República de 2025, el 36,8 % de los micro y pequeños comercios dijo usar medios electrónicos para pagar a proveedores (BanRep (se abre en otra pestaña)). Los pagos en efectivo que salen de la caja son los que más se olvidan en un flujo.

Paso 3: las entradas, con prudencia

Proyecta las ventas con las mismas semanas del año pasado o con el promedio de las últimas cuatro, y bájalas un poco. En un flujo de caja es mejor sorprenderse por arriba. Recuerda que el impoconsumo incluido en el precio entra con la venta, pero no es tuyo.

Paso 4: los pagos grandes que no son de este mes

Aquí se cae la mayoría. Haz una lista de lo que se paga pocas veces al año y ponle fecha: prima en junio y diciembre, cesantías en febrero, intereses de cesantías en enero, renovación de la matrícula mercantil hasta el 31 de marzo (INCP (se abre en otra pestaña)), seguros, mantenimiento de la campana o del cuarto frío.

Paso 5: el bolsillo que evita el hueco

En el ejemplo, la solución es separar la plata antes de necesitarla. En Andes Cocina, un bolsillo aparta dinero de tus cuentas para un fin sin moverlo: la tarjeta de la cuenta muestra Disponible y lo que está en bolsillos. Crear uno nuevo es del plan Pro.

1. En Bancos toca Nuevo bolsillo, llámalo «Prima» y elige pesos.
2. Cada mes, Asignar fondos desde tu cuenta: con COP 1.700.000 mensuales desde enero, el 1 de junio ya tienes COP 8.500.000 apartados y ese mes completas lo que falta.
3. Registra la prima como Deuda por pagar con Fecha límite del 30 de junio y, en el bolsillo, toca Vincular para que esa deuda salga de ahí.
4. Repite con un bolsillo «Impoconsumo» y apártalo cada semana.

El bolsillo no crea plata: marca que esos pesos ya tienen destino y los saca del Disponible, para que nadie los gaste en otra cosa. En el ejemplo, si desde enero hubieras apartado así la prima en vez de usar esa plata, junio arrancaría con COP 8.500.000 más y la semana 4 cerraría en COP 5.000.000 positivos. Cuánto apartar para prima y cesantías, con la cuenta completa, está en prima y cesantías: cómo ahorrar cada mes.

Paso 6: lo que puedes mover si el hueco aparece igual

Si la semana 4 sigue en rojo, mira primero a quién le debes y cuándo. Con varios proveedores a crédito, adelantar o correr un pago unos días cambia el saldo de la semana. La rutina para manejarlos está en cuentas por pagar a proveedores. También ayuda que los gastos fijos estén cargados: cada vencimiento crea su deuda en Por pagar 7 días antes, y así no te sorprende. La lista de fijos típicos está en gastos fijos de un restaurante.

Cómo leer la ganancia y la caja en la misma pantalla

En Finanzas, Ganancia es ventas menos gastos registrados: un gasto resta el día que lo pagas, y lo que debes queda aparte en Por pagar hoy. Por eso, un mes con muchas cuentas pendientes se ve mejor de lo que es. Mira las dos cosas juntas: la ganancia del mes y lo que te falta por pagar. El detalle de gastos, deudas, cuentas y bolsillos está en gastos y bancos.