Factura electrónica y POS electrónico en restaurantes de Colombia: qué expedir y cómo

Un cliente termina de almorzar en tu restaurante de Cedritos y te pide «la factura a nombre de la empresa, con NIT». Tu cajero imprime la cuenta del sistema y el cliente la devuelve: eso no le sirve. Lo que necesita es un documento electrónico validado por la DIAN. Esta guía explica qué es el POS electrónico, en qué se diferencia de la factura y qué herramienta necesitas, con datos vigentes a octubre de 2026. No es asesoría: consulta a tu contador.

Qué es el documento equivalente POS electrónico

Es la versión electrónica del viejo tiquete de máquina registradora con sistema POS. La Resolución DIAN 000165 de 2023 (se abre en otra pestaña) reglamentó los documentos equivalentes electrónicos, y quienes expedían los equivalentes en papel deben reemplazarlos cuando implementen el electrónico.

En el comunicado de prensa 013 de 2024 (se abre en otra pestaña), la DIAN dio estas fechas para el POS electrónico:

Es decir: a octubre de 2026 todos los calendarios ya vencieron. Si tu restaurante entrega un tiquete POS, debería ser el electrónico. El mismo comunicado aclara que quien expide documentos equivalentes puede optar por no implementar el POS electrónico y, en su lugar, facturar electrónicamente la totalidad de sus ventas.

El límite de 5 UVT ya no aplica

Con el tiquete en papel, muchos dueños aprendieron una regla de montos alrededor de las 5 UVT. Esa lógica no sirve para el documento nuevo. El comunicado 013 de 2024 dice que para el nuevo POS electrónico no aplica el límite de 5 UVT para su expedición, porque ahora puede emitirse cualquiera que sea el valor de la compra. Y el micrositio de la DIAN (se abre en otra pestaña) agrega que quien expida el documento equivalente lo podrá hacer «independientemente del valor de la operación».

Con una UVT de COP 52.374 en 2026, 5 UVT serían COP 261.870. Ese monto ya no marca la frontera entre POS y factura: no te guíes por él.

Qué recibe el cliente que pide su NIT

El micrositio explica que, si el documento identifica al comprador con nombre o razón social y número de cédula o NIT, le sirve para soportar costos y deducciones en el impuesto de renta y le da derecho a impuestos descontables de IVA.

Ejemplo: una empresa invita a seis personas a almorzar y la cuenta es de COP 432.000. Si tu cajero expide el POS electrónico con la razón social y el NIT de la empresa, ese documento le sirve a su contabilidad. Una cuenta impresa desde tu sistema de operación no.

Quién está obligado y quién no

La regla general es que el comerciante debe facturar o expedir documento equivalente. En el Concepto 440 de 2024 (se abre en otra pestaña), la DIAN señaló que quienes no son responsables de IVA ni del impuesto al consumo de restaurantes y bares, o están en las excepciones del artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023, «no tienen que cumplir con dicha obligación». Si ese es tu caso depende de las condiciones de la guía de no responsable de impoconsumo. Es un concepto, no una ley, y conviene revisarlo con tu contador.

Si eres responsable, el documento debe discriminar el impoconsumo, como pide el artículo 512-9 del Estatuto Tributario; lo explicamos en impoconsumo o IVA en restaurantes.

Factura, POS electrónico y nómina electrónica: tres cosas distintas

• Factura electrónica de venta: la que expides con los datos del comprador cuando la operación lo requiere o el cliente la pide.
• Documento equivalente POS electrónico: el tiquete de la venta del día a día, también electrónico y validado.
• Nómina electrónica: el documento soporte de los pagos a tus empleados, reglamentado por la Resolución 000013 de 2021 (se abre en otra pestaña).

Para los tres necesitas una herramienta habilitada. La DIAN publica la lista de proveedores tecnológicos autorizados (se abre en otra pestaña) y ofrece una solución gratuita de facturación (se abre en otra pestaña): revisa en su micrositio qué documentos cubre.

Cómo trabajan juntos Andes Cocina y tu proveedor de facturación

Puedes trabajar con dos herramientas separadas: una para la operación y el control del negocio, y otra para los documentos DIAN. Andes Cocina no se integra con ningún proveedor de facturación: son herramientas independientes. Lo que sí aporta del lado de la operación:

• Cuenta clara para el cliente. La tarjeta Impuestos en la cuenta (Colombia) muestra en el recibo el impoconsumo incluido («Incluye…»). Es una línea del recibo, no un documento DIAN.
• Datos del negocio guardados. En Datos fiscales registras País fiscal, NIT, Razón social y Dirección fiscal. Ojo: para Colombia la pantalla de Documentos todavía no ofrece exportes.
• Números para conciliar. En Finanzas tocas Exportar para bajar el periodo en Excel, y en el Historial de cajas, Exportar y Exportar Excel te dan cada caja con su apertura, ingresos, esperado, cierre y diferencia. Con eso tu contador cruza lo vendido contra lo facturado.

Si estás comparando herramientas que sí emiten documentos DIAN, mira las comparativas de Andes Cocina vs. Alegra, Andes Cocina vs. Siigo POS y Andes Cocina vs. Loggro. La respuesta corta sobre nuestro producto está en ¿Andes Cocina emite factura electrónica DIAN?, y la diferencia entre administración y contabilidad, en la guía de sistema contable para restaurantes en Colombia.

Información general vigente a octubre de 2026: consulta a tu contador qué documento te corresponde.