Formato de inventario para restaurante: plantilla lista para copiar y cómo usarla

Necesitas contar tu inventario esta semana y no tienes ni por dónde empezar la hoja. Aquí tienes tres formatos listos para copiar en Excel o Google Sheets: la hoja de conteo, la hoja de consumo del período y el registro de mermas. Cada uno viene lleno con un ejemplo de una lunchería, para que veas cómo se usa, y con las fórmulas que necesitas.

Formato 1: hoja de conteo

Es la que imprimes y llevas a la cava. Una fila por producto, en el orden en que están en los estantes.

En tu hoja, si las columnas van de la A a la J, el valor de la fila 2 es =G2*H2 y el total, =SUMA(I2:I9). Para que la hoja te diga qué pedir, agrega una columna con =SI(G2<=F2;"PEDIR";""). Si tu hoja usa coma para separar los argumentos, cambia el punto y coma por coma.

Qué va en cada columna

• Código: corto y por categoría. Evita confusiones entre "queso amarillo" y "queso amarillo rebanado".
• Ubicación: cava, nevera, depósito, barra. Ordena la hoja siguiendo el recorrido físico, no el alfabeto.
• Unidad: la misma con la que compras y con la que escribes las recetas. Si el huevo se compra por cartón, se cuenta por cartón.
• Stock mínimo: el nivel en el que debes pedir. Cómo calcularlo está en stock mínimo y punto de reorden.
• Costo unitario: el último precio de compra, en dólares. Si compraste en bolívares, conviértelo con la tasa de esa factura.
• Observaciones: lo abierto, lo dañado y lo que vence pronto. Esa columna evita mermas la semana siguiente.

Imprime la hoja con la columna Contado vacía. Quien cuenta no debe ver números de antes.

Formato 2: consumo del período

Con dos conteos y las compras de en medio sabes cuánto gastaste de cada producto:

Fórmulas, con las columnas de la A a la H: consumo =C2+D2-E2 y costo del consumo =F2*G2.

Compara ese consumo con lo que debiste gastar según tus recetas y tus ventas. Si vendiste 360 platos de pollo guisado con 0,3 kg de pollo entero cada uno, debiste gastar 108 kg; se fueron 115,5. Los 7,5 kg de diferencia son US$ 24 que hay que explicar. Cómo calcular el peso útil del pollo está en cómo calcular la merma en cocina.

Formato 3: registro de mermas

Una hoja pegada en la cocina, con un lápiz amarrado:

Usa siempre los mismos motivos (vencido o dañado, quemado, caído o derramado, otro). Así, a fin de mes, puedes sumar por motivo y saber dónde actuar.

Reglas para que el formato sirva de verdad

1. Una pestaña por conteo, con fecha y hora en el nombre. No sobrescribas el mes anterior: lo necesitas como inventario inicial.
2. Contar en parejas y firmar la hoja impresa.
3. Actualizar costos cuando cambian, no una vez al año.
4. No escribir totales a mano: que las fórmulas sumen.
5. Guardar las hojas firmadas junto con las facturas del mes.

El procedimiento completo del día del conteo está en la guía de inventario físico, y si tu contador te pide entradas y salidas por producto, en la de kardex y PEPS.

Cuándo la hoja se queda corta

La hoja funciona mientras alguien tenga tiempo de llenarla. Las señales de que ya no alcanza: pasas más tiempo copiando que contando, nadie resta las ventas, los costos tienen meses sin tocarse o tienes más de un local o un depósito aparte. Ahí el problema no es el formato, es que el inventario no se mueve solo con cada venta.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

Tu hoja no se pierde. En Inventario, Herramientas › Importar catálogo carga tus productos desde un Excel; entran con existencia 0 y los que ya existían no se tocan. Después registras tu primer conteo en Ajustes como un ajuste con motivo Conteo físico, con cada línea en +. La tarjeta Productos te muestra en Datos por completar cuáles quedaron sin precio, categoría, proveedor o stock mínimo.

Desde ahí, cada plato con receta descuenta sus ingredientes al venderse, y Exportar a Excel te devuelve el formato lleno: stock, valor, rotación, mermas, ajustes y movimientos del período. Con el plan Pro, las Listas de conteo de Tareas reemplazan la hoja impresa, y con el plan Max, Fastlane IA lee la foto de una hoja de conteo llena a mano. Más en inventario y recetas.