Kardex en restaurantes: cómo llevar entradas, salidas y costo con PEPS o promedio

El contador llega el día 5 y pide "el kardex del queso y de la carne". El encargado tiene una carpeta con facturas, un cuaderno de pedidos y la certeza de que el queso se gasta rápido. Lo que no tiene es un registro donde se vea, día por día, cuánto entró, cuánto salió y cuánto debería quedar.

Ese registro es el kardex. No es un trámite de contadores: es la forma más simple de saber si lo que hay en la cava coincide con lo que debería haber.

¿Qué es un kardex?

Un kardex es una tarjeta por producto donde se anota cada movimiento en orden: fecha, concepto, entrada, salida y saldo. Si además lleva costos, se llama kardex valorizado y muestra cuánto vale cada entrada, cada salida y el saldo.

En un restaurante, los movimientos típicos son:

• Entradas: compras recibidas, producción (la salsa que sale de la olla), devoluciones de un pedido cancelado.
• Salidas: consumo por ventas, mermas, consumo del personal, ingredientes que entran a una producción.
• Traslados: del depósito a la cocina. No cambian el total, pero sí el saldo de cada lugar.

¿Es obligatorio llevarlo en Venezuela?

El artículo 177 del Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta pide un registro detallado de las entradas y salidas de mercancías del inventario, disponible en el establecimiento. El SENIAT lo revisa en sus fiscalizaciones: un ejemplo es esta decisión del Juzgado Superior Contencioso Tributario de la Región Los Andes (se abre en otra pestaña) de enero de 2014, sobre una panadería del Táchira (consultada el 13 de octubre de 2026).

Qué formato usar, con qué frecuencia y en qué moneda llevarlo para tus libros lo define tu contador. Consúltalo con él antes de cambiar tu manera de registrar.

PEPS y promedio ponderado: cómo se valoran las salidas

Cuando compras el mismo producto a precios distintos, hay que decidir con qué costo sale cada kilo. La NIC 2, la norma internacional de inventarios, admite dos fórmulas para productos intercambiables: primero en entrar, primero en salir (PEPS) y costo promedio ponderado (resumen de la NIC 2 en ifrs.org (se abre en otra pestaña), consultado el 13 de octubre de 2026). UEPS, el último en entrar primero en salir, no está entre ellas.

• PEPS: las salidas se costean con los lotes más viejos primero. Es lo que pasa físicamente en una cava bien rotada.
• Promedio ponderado: después de cada compra se recalcula un costo promedio, y todas las salidas usan ese promedio hasta la siguiente compra.

Ejemplo: una semana de queso blanco duro

Con precios de ejemplo. El lunes hay 10 kg a US$ 5,00. El martes llegan 20 kg a US$ 5,60. Entre lunes y miércoles se consumen 14 kg. El viernes llegan 15 kg a US$ 6,00 y el sábado se consumen 18 kg.

Kardex por PEPS

Cómo salen las salidas:

• Miércoles: primero los 10 kg del lote viejo (10 × US$ 5,00 = US$ 50,00) y luego 4 kg del martes (4 × US$ 5,60 = US$ 22,40). Total: US$ 72,40.
• Sábado: los 16 kg que quedaban del martes (US$ 89,60) y 2 kg del viernes (US$ 12,00). Total: US$ 101,60.

Quedan 13 kg, todos del lote del viernes: 13 × US$ 6,00 = US$ 78,00.

El mismo kardex con promedio ponderado

Saldo final: 13 kg por US$ 73,97.

Qué cambia entre los dos

Con precios que suben, PEPS da un costo de ventas más bajo y un inventario final más alto; el promedio reparte la subida. Son US$ 4,03 en un solo producto y una semana. Lo importante: el método cambia cómo se reparte el costo, no cuánto queso se gastó. Eso lo dicen las cantidades.

Cómo adaptar el kardex a una cocina

Un kardex de ferretería anota cada tornillo vendido. Una cocina no puede anotar cada arepa. Tres adaptaciones:

1. Consumo por recetas, en bloque. Las ventas del día multiplicadas por las recetas dan la salida teórica de cada ingrediente. Anótala como un solo movimiento diario o semanal.
2. Mermas aparte. Lo que se quemó o se venció va en su propia línea, con su motivo. Si se mezcla con el consumo, desaparece.
3. La producción como dos movimientos. Los ingredientes salen y el preelaborado entra con su costo. Lo explicamos en la guía de producción por lotes.

Al final del período, el saldo del kardex se compara con el conteo. Si el kardex dice 13 kg y en la cava hay 11,5 kg, faltan 1,5 kg que nadie registró. El método para contar está en la guía de inventario físico.

Bolívares y dólares en el kardex

Si compras en bolívares y costeas en dólares, convierte cada compra con la tasa de su factura y anota ambas cifras: Bs. 22.400 con una tasa de ejemplo de Bs. 200 por dólar son US$ 112,00. Así el costo en dólares no se mueve cada vez que cambia la tasa. La moneda de tus libros contables la decide tu contador.

Cómo hacerlo con Andes Cocina

En Inventario, Registros › Movimientos es tu kardex de cantidades: cada compra, venta, merma, ajuste, traslado y producción queda con su cantidad, el lugar y quién lo hizo, y la columna Orden muestra el número del pedido o de la orden de compra (OC #45). Filtra un solo producto con Todos los productos para leer su tarjeta; el ícono de historial de cada producto te lleva directo.

Las ventas salen solas de las recetas, y las mermas y producciones quedan como movimientos propios. El valor del inventario se calcula con el precio de compra de cada producto, que se actualiza con cada orden recibida o producción completada; los productos con precio en bolívares se valoran con la tasa del día.

Para tu contador, Herramientas › Exportar a Excel baja stock, valor y movimientos del período; con eso aplica el método que use la empresa. Con el plan Pro, tus compras alimentan además Compras fiscales (compras fiscales para el contador). Más en inventario y recetas.